Managed Services: Sinnvoll für mittelständische Unternehmen?

Neueste Zahlen belegen es: Laut Bitkom Research gab es in Deutschland im Jahr 2022 137.000 unbesetzte IT-Stellen. Dabei werden Administratoren dringend gebraucht. Denn die inzwischen gängigen hybriden Arbeitsmodelle bringen nicht nur immer komplexere IT-Landschaften und Konfigurationen, sondern auch heterogene Geräteflotten unterschiedlicher Betriebssysteme mit sich, die allesamt zu verwalten sind.

Hinzu kommen stetig wachsende Sicherheitsrisiken und Regularien, Mitarbeiterschulungen, Präventionslösungen und die Vorbereitung auf den Ernstfall. Doch für all dies fehlen der IT oftmals Zeit, Ressourcen und Know-how. Die Folge: Viel Potenzial bleibt ungenutzt, Fehler im Betrieb lassen sich häufig nicht vermeiden. Hier können Managed Services eine gute Alternative sein. Mit Managed Services lassen sich unternehmensinterne IT-Teams ergänzen. Fest angestellte Administratoren können sich mehr auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Managed Services im UEM-Bereich

So etwa können Managed Services auch eine Lösung für die Verwaltung der unternehmensinternen Geräteflotte via Unified Endpoint Management (UEM) sein. Mit Tools wie – dem vor allem von Mittelständlern gern genutzten – Microsoft Intune übernimmt der externe Partner Aufgaben, die mit Endgeräten, Nutzern, Konfigurationen und Applikationen verbunden sind. Dadurch bietet er viele Vorteile, die über eine reine Entlastung des IT-Teams hinausgehen, und kümmert sich so etwa um die Verteilung von (Unternehmens-)Apps, die Sperrung der Geräte im Verlustfall oder auch komplexere Themen wie Konfiguration der kontextbasierten Zugangskontrolle (Conditional Access).

Doch während große Konzerne es gewohnt sind, gewisse Aufgaben auszulagern, schrecken mittelständische Unternehmen oft vor den Ausgaben zurück oder sind nicht vom Kosten-Nutzen-Verhältnis überzeugt. Gerade familien- oder inhabergeführte Betriebe geben auch ungern die Zügel aus der Hand. Dabei kann sich die Nutzung eines MSPs auch für Mittelständler lohnen. Hier gilt es, genau abzuwägen, wo die Vorteile die Vorbehalte überwiegen und die Zusammenarbeit mit einem MSP in Betracht kommt.

1. Entlastung des internen IT-Teams

Eine gezielte Auslagerung von Tätigkeiten entlastet die eigene IT-Abteilung enorm. Das Unternehmen profitiert von Fachwissen, ohne es intern aufbauen zu müssen.

2. Fokus auf Innovationen

Dadurch freiwerdende Ressourcen lassen sich dafür nutzen, wichtige Themen und Innovationen voranzutreiben.

3. Interessante Tätigkeiten für das IT-Team

Gerade im Hinblick auf den Fachkräftemangel ist es wichtig, die eigenen IT-Expert:innen ans Unternehmen zu binden und ihnen spannende Tätigkeiten zu bieten. Da der MSP die Unternehmens-IT von Routinearbeiten befreit, kann diese sich den für sie interessanteren Aufgaben widmen.

4. Ausschöpfen des Technologie-Potenzials

MSPs haben das Know-how, die Ressourcen, Erfahrungen und Netzwerke, um für einen reibungslosen Betrieb, eine optimale Konfiguration und eine Automatisierung von Prozessen zu sorgen. Durch Nutzen des MSPs stellt das Unternehmen sicher, dass beispielsweise wichtige IT-Security-Aufgaben nicht im Alltagsgeschäft untergehen.

5. Kostentransparenz

Managed Services schaffen mit einem klar definierten Leistungsumfang hohe Transparenz und Planbarkeit der Kosten.

6. Beherrschen der Komplexität

Während interne IT-Abteilungen manchmal vor der Komplexität heterogener Gerätelandschaften und neuer Use Cases zurückschrecken, wissen MSPs exakt, wie sich diese beherrschen lässt und wo Hürden liegen.

7. Fehlerreduktion

Durch ihre Spezialisierung können MSPs Themen schneller, effizienter und fehlerfrei umsetzen. Viel Erfahrung und ein standardisiertes Vorgehen beim Testen vermeiden Probleme beim Rollout sowie Störungen im Betrieb und somit Frust bei den User:innen.

8. Flexibles und schnelles Agieren

Spezialist:innen, die frühzeitig über Neuerungen informiert sind, sich tagtäglich mit den Themen beschäftigen und gute Netzwerke haben, können mit hoher Geschwindigkeit agieren.

Wann sind Managed Services sinnvoll?

Typische Anzeichen, dass es an der Zeit ist, über ein Auslagern bestimmter Aufgaben nachzudenken, sind vor allem die folgenden:

• notorische Überlastung der Administrator:innen
• hohe Fluktuation in der IT-Abteilung
• Schwierigkeiten, Arbeitskräfte mit der erforderlichen Expertise zu finden
• Unzufriedenheit des IT-Teams hinsichtlich der Aufgabenbereiche
• hohe Anzahl unbearbeiteter Tickets
• nur langsam oder gar nicht realisierte IT-Projekte
• Schwierigkeiten, ungeplante Themen zeitnah zu bearbeiten
• Schwierigkeiten beim Evaluieren und Umsetzen von Neuerungen
• fehlendes Netzwerk zur Unterstützung bei Herausforderungen
• fehlendes Fachwissen der Unternehmens-IT für bestimmte Aufgaben
• Störungen im Betrieb
• vermehrte interne und externe Beschwerden vonseiten der Nutzer:innen
• wenig Test-Kapazitäten
• viele neue Geräte(typen)
• anstehende Änderungen bei der Anzahl der Mitarbeiter:innen oder Geräte.

Fazit: Managed Services sind auch für den Mittelstand interessant

Im Mittelstand schlummert viel ungenutztes Potenzial. Dabei stehen auch sie vor denselben Herausforderungen: Die geschaffenen Arbeitsbedingungen des Modern Workplace sorgen für immer komplexere IT-Aufgaben und eine stetig wachsende Gefahr von Cyberattacken. Gerade mittelständische Unternehmen haben oft nicht die Mittel dafür, eigene Ressourcen aufzubauen und die notwendigen IT-Tätigkeiten selbst zu bewältigen. Für sie lohnt es sich daher, sich an den Großkonzernen zu orientieren und zu hinterfragen, inwiefern Managed Services ihr IT-Team langfristig entlasten können.

Roman Usiatycki

ist Team Lead Service Specialists bei EBF-EDV Beratung Föllmer.