Eine der größten S/4HANA-Transformationen der Nordics

Die Transformation ist Teil der Unternehmensinitiative „Coop One“, die eine weitreichende Umgestaltung des Geschäfts ermöglicht. Mit dem letzten Meilenstein, der Überführung des Finanz- und Rechnungswesens in die neue SAP-Umgebung, betreibt das Handelsunternehmen nun eine vollständig S/4HANA-basierte IT-Infrastruktur, die durchgängige Transparenz über die gesamte Wertschöpfungskette bietet. So kann Coop in seinen 1.000 Filialen eine höhere Regalverfügbarkeit sicherstellen, datengesteuert mit Lieferanten verhandeln und in einer sich ständig verändernden Einzelhandelslandschaft eine schnellere Markteinführung erreichen.

Nahtlose Integration in Customer Journey

Der Einzelhandelskonzern setzte bei der SAP S/4HANA-Transformation auf einen Greenfield-Ansatz. Ziel war es, in enger Zusammenarbeit mit KPS-Expert die End-to-End-Prozesse zu verbessern und nahtlos in die Customer Journey zu integrieren. Dieser Ansatz birgt ein großes Optimierungs- und Standardisierungspotenzial; eine Gelegenheit, die das über 150 Jahre alte Unternehmen genutzt hat, um seine Prozesse zu überprüfen und die Organisation ins 21. Jahrhundert zu führen.

Dazu gehörte auch ein unternehmensweiter Kulturwandel. Dieser bezog sowohl die Mitarbeiter der Verwaltung, des zentralen Einkaufs und der Kategorie-Teams mit ein, als auch Tausende von Filial- und Lagerangestellte sowie selbstständige Ladenbesitzer, die die neue Arbeitsweise kennengelernt haben. Um dies zu erreichen, brachten die KPS-Berater nicht nur ihr SAP-Fachwissen ein, sondern auch eine auf Change Management basierende Strategie. Mit dem Ansatz „Seeing Is Believing“ ermöglichte KPS gleich zu Beginn des Projekts eine Reihe so genannter Structured Walk Throughs, bei denen Hunderte von Coop-Schlüsselanwender, das Management und andere Beteiligte aus dem gesamten Unternehmen ihre neue Plattform aus erster Hand kennenlernten, sich schrittweise auf die neuen Arbeitsweisen vorbereiteten und mehr über deren Auswirkungen erfuhren.

Balance zwischen Tempo und reduziertem Risiko

Das Projekt startete 2018 mit einem agilen Ansatz und wurde in mehrere Go-Live-Phasen unterteilt, um die neue Lösung mit einer für das Geschäft passenden Balance zwischen Tempo und reduziertem Risiko zu implementieren. Durch den Instant Platform-Ansatz konnte Coop bereits im Jahr 2021 den End-to-End-Flow von 52 Prozent der Artikelkategorien in der neuen Lösung verwalten. Der nächste Meilenstein folgte im März 2022, als 73 Prozent des Gesamtumsatzes über SAP S/4HANA liefen.

Als nächstes erreichte Coop im Oktober 2022 das Ziel, sein gesamtes Artikelsortiment über die SAP S/4HANA Retail-Lösung zu betreiben. Dazu gehörte die Migration von rund 250.000 Artikeln auf das neue SAP-System in den Kategorien Non-Food, Brot, Tiefkühlkost und Fleisch. Mit der erfolgreichen Übertragung des verbleibenden Finanz- und Rechnungswesens im September 2023 nutzt Coop nun ein hoch standardisiertes SAP-System auf dem neuesten Stand der Technik, das eine schnellere Markteinführung von IT-Innovationen ermöglicht.

Instant Platform bietet vorkonfigurierten SAP-System

Durch die Implementierung der KPS Instant Platform, eines vorkonfigurierten SAP-Systems, war Coop in der Lage, vom ersten Tag an mit einer einsatzbereiten, vollständig kompatiblen Lösung zu arbeiten. Coop profitiert von einer schnelleren Markteinführung innerhalb weniger Tage und der Möglichkeit, Kundenanforderungen während der Migration zu integrieren. Der Ansatz erlaubt durch seine Flexibilität im Laufe des Prozesses Ad-Hoc-Verbesserungen hinzuzufügen. Daneben ermöglicht er die Integration weiterer Systeme, die auf Best Practices basieren.

Dank der schrittweisen Einführung während der Umstellung konnte Coop die integrierten Systeme während des laufenden Betriebs ohne Ausfallzeiten optimieren und kann bereits jetzt erhebliche Vorteile verzeichnen. Das neue System steigert die allgemeine Effizienz der Coop-Prozesse durch verbesserte Datenqualität und gestraffte Arbeitsabläufe. Coop profitiert auch von einem optimierten Lieferantenmanagement durch bessere Kontrolle der Lieferantenbeziehungen, der Liefergenauigkeit und der Produktqualität. Der Lieferservice wurde verbessert, was zu einer jederzeit hohen Verfügbarkeit und weniger Out-of-Stock-Situationen führt.

Kürzere Implementierungszeit durch Clean Core

Die IT-Teams von Coop berichten von einer kürzeren Implementierungszeit für IT-Innovationen durch die Verwendung einer hoch standardisierten SAP-Lösung mit einem so genannten „Clean Core“. Darüber hinaus ermöglicht die verbesserte Transparenz der Lieferkette und die Überwachung der Umweltauswirkungen dem Unternehmen, insgesamt nachhaltiger zu handeln. Ein höheres Maß an Transparenz und Automatisierung wirkt sich auch positiv auf die Finanzen aus, da das Umlaufvermögen reduziert, die Margen verbessert und die Kosten für Finanzdienstleistungen von Dritten eliminiert werden.