Digitalisierung und KI machen Steuerbehörden schlauer

Die Einführung der Verpflichtung für Unternehmen, Rechnungsdaten in einem strukturierten Format auszutauschen und gleichzeitig zu melden, ermöglicht immer ausgefeiltere Prüfungen. Das EU-Projekt ViDA (VAT in the Digital Age, zu dt. „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter”) bestätigt zum Beispiel, dass es sich um einen weltweiten Trend handelt.

Steuerbetrug durch Muster erkennen

In Frankreich setzt die Steuerverwaltung bereits KI ein, um Betrug zu bekämpfen, die Bearbeitung von Fällen zu verbessern und bestimmte Verfahren zu automatisieren. Heute werden dort fast 50 Prozent der Steuerprüfungen mit Hilfe von KI durchgeführt. So können die Steuerbehörden beispielsweise Muster erkennen, die auf Steuerbetrug hindeuten.

In Lateinamerika, einem Vorreiter bei der kontinuierlichen Prüfung von Transaktionen, verfügen die Steuerbehörden über Instrumente zur Visualisierung und Analyse des Ökosystems von Handelspartnern, die nur wenige Unternehmen für ihre eigenen Aktivitäten nachahmen könnten.

Und in Deutschland sieht Finanzminister Lindner ein Einsatzgebiet für KI in der Steuerverwaltung: Laut einem Positionspapier wird die Steuerverwaltung bis 2030 mit rund einem Drittel weniger Personal auskommen müssen. KI-Prozesse helfen, Personal zu entlasten und bedeuten schon heute eine große Entlastung für die Verwaltung.

Steuerbetrug besser erkennen

Digitalisierung und KI in der Steuerverwaltung werden in den kommenden Jahren zu tiefgreifenden Veränderungen führen. Die Steuerbehörden werden in der Lage sein, viel genauere Informationen über die Geschäftstätigkeit von Unternehmen zu sammeln und Steuerbetrug effektiver zu bekämpfen. Dafür gibt es gute Gründe: Im Jahr 2020 entgingen den EU-Mitgliedstaaten schätzungsweise 93 Milliarden Euro an Mehrwertsteuereinnahmen.

Eine Situation, in der die Steuerbehörden einen besseren Überblick über ein Unternehmen haben als das Unternehmen selbst, gilt es zu vermeiden. Unternehmen sollten sich daher vorrangig darum bemühen, den Rückstand bei der Datenanalyse gegenüber den Steuerbehörden aufzuholen.

Die Digitalisierung des Steuersystems stellt Unternehmen vor kurz- und langfristige Herausforderungen. Zu den kurzfristigen Herausforderungen gehört die Anpassung oder Überarbeitung ihrer Systeme und Prozesse, die an der Verwaltung der finanziellen und physischen Lieferketten beteiligt sind. Dies geht weit über ERP- oder Buchhaltungssysteme hinaus und betrifft auch Einkaufs- und Fakturierungssysteme sowie Netzwerke, die elektronische Rechnungsdaten verarbeiten.

Einführung der elektronischen Rechnungsstellung

Die Herausforderungen werden sich in dem Maße vervielfachen, indem die einzelnen Länder digitale Anforderungen einführen und aktualisieren und weitere Länder hinzukommen. Als Reaktion auf den Vorschlag der EU, die elektronische Rechnungsstellung für grenzüberschreitende Transaktionen ab 2028 einzuführen, haben viele Länder (weitere) Schritte zur Einführung der elektronischen Rechnungsstellung unternommen.

Der belgische Finanzminister hat die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich ab 2026 angekündigt. Belgien wird auch ein System zur kontinuierlichen Überwachung der Transaktionen einführen und wird wahrscheinlich, wie viele andere Länder auch, versuchen, Umsatzsteuererklärungen zu erstellen, die mit Rechnungsdaten aus dem Echtzeit-Meldeverfahren vorausgefüllt sind.

Im Laufe des Jahres 2026, aber auf freiwilliger Basis bereits ein Jahr früher, wird Frankreich die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich über eine zentrale Plattform und damit verbundene Dienstleister sowie eine zusätzliche elektronische Meldepflicht einführen. Diese umfassenden Regelungen kommen zu den bestehenden B2G-Verpflichtungen zur elektronischen Rechnungsstellung hinzu.

Digitalisierung vergrößert Transparenz

Die Erfüllung verschiedener Anforderungen in immer mehr Ländern in immer kürzerer Zeit kann zu einem Flickenteppich von Lösungen führen, die die knappen lokalen IT-, Buchhaltungs-, Steuer- und sonstigen Ressourcen überfordern. Die Nichteinhaltung von Umsatzsteuer- und allgemeinen steuerlichen Meldepflichten kann zu Bußgeldern, Betriebsunterbrechungen und Rufschädigung führen.

Darüber hinaus stehen die Unternehmen vor langfristigen Herausforderungen, da die Digitalisierung der Besteuerung Teil eines umfassenderen Trends ist, wonach Behörden detailliertere Informationen zur Verfügung gestellt werden müssen. Die Digitalisierung so vieler Daten führt zu einer viel größeren Transparenz und einer enormen Verbesserung der Fähigkeit der Regierungen, ihre Kernaufgaben in fast allen Bereichen zu erfüllen. Mit Hilfe fortschrittlicher Analytik und künstlicher Intelligenz können Staaten ihren öffentlichen Sektor wie nie zuvor revolutionieren.

Konsistente zentrale Compliance-Ebene schaffen

Um sich auf diese Herausforderungen vorzubereiten, sollten Unternehmen zunächst eine Bestandsaufnahme machen, wo sie tätig sind und welche Anforderungen eingeführt werden. Es ist wichtig, die Fristen zu verstehen und sich über Sanktionen und Durchsetzung zu informieren. Die Bestandsaufnahme sollte auch zukünftige Änderungen berücksichtigen. Anschließend sollten Maßnahmen ergriffen werden, um die unkontrollierte Entwicklung lokaler oder funktionaler Einzellösungen für unterschiedliche staatliche Anforderungen zu vermeiden und stattdessen eine konsistente zentrale Compliance-Ebene für alle betroffenen Geschäftssysteme und -prozesse zu schaffen. Eine stärkere Zentralisierung ermöglicht es einem Unternehmen, seine Ressourcen zu optimieren und seine eigene digitale Transformation voranzutreiben, anstatt eine Vielzahl von Steueranforderungen und -systemen zu verwalten, was zu einer Fragmentierung führt.

Unternehmen sollten auch die Unterstützung von Experten in Anspruch nehmen, die sich mit digitalen Steuersystemen weltweit auskennen und eng mit ERP- und anderen Finanzsoftwareanbietern zusammenarbeiten.

Am wichtigsten ist jedoch die funktions- und prozessübergreifende Zusammenarbeit. Dies beginnt bei IT und Steuern, umfasst aber auch Finanz-, Betriebs- und strategische Planungsteams – aber auch vor- und nachgelagerte Verbindungen zu Handelspartnern und Drittanbietern müssen Teil des Ansatzes sein.

Verstärkter Kontrolle durch Steuerbehörden

Die Vorteile der Standardisierung haben die politischen Entscheidungsträger nicht dazu veranlasst, kompatible elektronische Rechnungs- und Berichtssysteme einzuführen. In der Praxis haben keine zwei Länder auch nur annähernd ähnliche Anforderungen an die steuerliche Digitalisierung. Tatsächlich benötigen Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind, länderspezifische Lösungen für die Steuerkonformität, die gegen die Notwendigkeit konsistenter Daten und Prozesse abgewogen werden müssen.

Da die Steuerbehörden mehr Einblick erhalten, müssen sich die Unternehmen auch auf eine stärkere Kontrolle durch die Steuerbehörden, Steuerstreitigkeiten und einen direkteren Einblick in die Verrechnungspreise vorbereiten. Eine koordinierte Reaktion, die Kerngeschäftsprozesse und ERP-Systeme mit neuen Schnittstellen und verbesserten Reporting- und Compliance-Lösungen verbindet, kann Kosten und Risiken erheblich reduzieren.

Verbesserte Echtzeit-Business-Intelligence

Die zunehmende Menge an digitalen Quelldokumenten, die mit Steuerverwaltungsplattformen ausgetauscht werden, schafft riesige neue Datenmengen, die analysiert werden müssen. Der Aufbau von Datenintelligenz kann eine Herausforderung für Unternehmen darstellen, deren Systemlandschaft sich in der Regel parallel zum Geschäft entwickelt hat und deren Zugang zu detaillierten Daten aufgrund von M&A-Aktivitäten und organisatorischer Fragmentierung verstreut ist. In dieser Hinsicht bietet der regelmäßige Druck, digitale Berichte in Echtzeit, periodisch und auf Anfrage zu liefern, die Möglichkeit, eine wesentlich verbesserte Echtzeit-Business-Intelligence zu erhalten.

Die Verwendung einer einheitlichen Datenstrategie für Steuerungszwecke ermöglicht die Erstellung granularer Dashboards für interne und externe Stakeholder des Unternehmens. Künstliche Intelligenz kann dabei helfen, detaillierte Kosten-, Umsatz- und damit verbundene Betriebsdaten zu durchsuchen, um bessere Entscheidungen zu treffen und bessere Strategien zu entwickeln. Unternehmen können dieselben Daten und Tools auch vorausschauend nutzen, um ihre Geschäftsmodelle auf Steuereffizienz und Steuerkonformität zu prüfen, was eine bessere Steuerplanung, zeitnahe Dokumentation und Rechtfertigung von Verrechnungspreisstrategien ermöglicht.

Die Umstellung auf digitale Prozesse – weg von manuellen, papierbasierten und oft fehleranfälligen Systemen in den einzelnen Ländern – bietet die Gelegenheit, Kosten zu senken und gleichzeitig Qualität und Effizienz zu steigern.

Insgesamt ist der Trend klar und unaufhaltsam: Steuern werden digital. Der beste Weg, damit umzugehen, besteht darin, dies als Chance zu nutzen, um die eigenen Geschäftsergebnisse zu verbessern.

Christiaan van der Valk

ist Vice President, Strategy & Regulatory bei Sovos.