Kosten für AWS: Ausgabenchaos durch Pay-as-you-go

Ein einziger Mausklick – schon kann die Abteilung den neuen Dienst nutzen. Cloud-Ressourcen lassen sich heute einfach und vor allem dezentral beschaffen. Gerade zu Zeiten, als jede Menge Remote-Tools gebraucht wurden, hat sich diese Praxis bewährt. Kein Cloud-Betreiber kommt mittlerweile an einer Selbstbedienungsoption vorbei, auch nicht Amazon Web Services (AWS). Ein Klick genügt also: Mit ihm ändern sich manchmal auch die Kapazitätsanforderungen, und das kann die Cloud-Kosten für die Firmen gehörig in die Höhe treiben.

Unbemerkte Preisersteigerungen

Mitarbeiter aus unterschiedlichen Bereichen und Positionen buchen die Tools hinzu, ohne lange über die Konsequenzen nachzudenken. Sie autorisieren Ausgaben, bei denen die Verantwortlichkeiten nicht ausreichend definiert sind; bedenken Preisstrukturen nicht, die je nach Region, Service und Nutzungshäufigkeit variieren. Für das Unternehmen zieht das Preisersteigerungen nach sich, die oft unbemerkt bleiben, weil AWS zentrale Rechnungen ausstellt. Alle Nutzungskosten für verschiedene Standorte und Anwendungen sind aufgeführt, aber unabhängig davon, wo die Dienste tatsächlich genutzt werden. Dies erschwert Einkäufern und kaufmännischen Abteilungen den tatsächlichen Ausgabendurchblick: Sie erfahren nicht, was die Kosten verursacht und wie sie sich entwickeln.

Diese Intransparenz verstärkt sich durch den Multi-Cloud-Ansatz. Jede Plattform hat ihr eigenes Abrechnungsmodell und stellt noch dazu andere Dienstleistungen in Rechnung. Der AWS-Kostenrechner und der Cost Explorer sind dabei wenig Hilfe: Sie konzentrieren sich nämlich darauf, eigene Dienste zu analysieren und abzurechnen. Bleiben spezialisierte Dienstleister – jene Experten, die sich nicht nur um die technischen Belange kümmern, sondern auch über die kaufmännische Erfahrung verfügen, um Firmen beim Ordnen der Ausgaben zu unterstützen.

Doppelexpertise erlaubt Cloud-Governance

Mit einem breiten Spektrum an Financial-Monitoring-Tools überwachen sie die Cloud-Nutzung der Unternehmen. Sie durchleuchten Nutzungsverträge, die Rechnungen sowie die tatsächliche Inanspruchnahme der Dienste und zeigen Wege auf, wie die Preis-Leistungsstruktur verbessert werden kann. Auch zukünftige Anforderungen fließen in ihre Analyse ein. Voraussetzung ist, dass die Firma den Hauptaccount (Payer) in die Verantwortung des Dienstleisters legt – damit kann dieser die Rechnungen empfangen und individualisieren. Das Unternehmen verliert keinerlei Zugriffsrechte und behält die komplette Kontrolle über seine AWS-Umgebung. Auf Bereiche wie Accounts, Workloads oder Infrastruktur bekommt der Solution Provider nur Zugriff, wenn explizit vom Kunden erwünscht – zum Beispiel im Rahmen eines Managed-Service-Angebotes. Dagegen übernimmt der Dienstleister in der Regel folgende Aufgaben:

• Onboarding
  Dieser Schritt legt den Grundstein; er stellt sicher, dass die Cloud-Infrastruktur den speziellen Firmenwünschen entspricht und sich effizient betreiben lässt.
• Rabattberatung
  Der Dienstleister bewertet die Ausgaben und identifiziert mögliche Rabatte. Das beinhaltet auch aktiv Vertragsverhandlungen mit den Cloud-Anbietern zu initiieren, um kosteneffiziente Vereinbarungen zu erzielen.
• Verhandeln
  Hierbei geht es darum, die bisherige Nutzung zu analysieren, das geplante Wachstum mitzudenken und die Möglichkeit zu prüfen, weitere Software zu erwerben. Es gilt, die besten Konditionen für das Unternehmen auszuhandeln.
• Laufende Beratung
  Da sich die Cloud-Umgebung kontinuierlich weiterentwickelt, kümmern sich ein Service Success Manager und das Cloud Operations Team darum, neue Bedürfnisse und Änderungswünsche zu integrieren.
• Prognose
  Die Berater analysieren geplante Projekte und ermitteln die Auswirkungen auf die Cloud-Kosten. Dadurch kann das Unternehmen Budgets genauer bestimmen und die besten Rabatte aushandeln.

Rabatte benötigen den Finanzdurchblick

Das Enterprise Discount Program (EDP) von AWS ist möglicherweise nicht jedem geläufig, aber für Organisationen mit einem jährlichen Cloud-Verbrauch von mehr als 500.000 Euro ist es äußerst relevant. Mit diesem Programm können sie langfristige Verträge über mehrere Jahre abschließen, basierend auf ihrem prognostizierten Verbrauch. Dabei werden sowohl zeitliche als auch volumenbezogene Aspekte berücksichtigt.

Ein typischer EDP-Vertrag könnte etwa vorsehen, dass ein Betrieb in den nächsten drei Jahren insgesamt drei Millionen Euro für AWS-Dienste ausgibt, aufgeteilt in 500.000 Euro im ersten Jahr, eine Million im zweiten und eineinhalb Millionen im dritten. Im Gegenzug gewährt Amazon einen Rabatt auf alle Dienste.

Was viele nicht wissen: Auch der Marketplace, auf dem sich über 10.000 Softwareangebote von Drittanbietern tummeln, zählt mit. Bis zu 25 Prozent des im EDP zugesagten Betrags lassen sich über ihn erfüllen. Firmen können auch Drittanbieter-Software einkaufen, um ihr Verbrauchsversprechen zu halten.

An diesem Beispiel zeigt sich, wie wertvoll ein Dienstleister ist, der technisches und kaufmännisches Know-how vereint. Indem er analysiert, welche Softwarelösungen verfügbar sind und welche am besten zu den Betriebsanforderungen passen, trägt er dazu bei, die besten Discounts zu sichern und den finanziellen Nutzen zu maximieren.

Ab wann sollten Unternehmen sich Unterstützung holen?

Die Größe ist hierbei nicht ausschlaggebend. Die Entscheidung hängt vom Nutzungsgrad der Cloud-Umgebung ab. So haben Startups im IT-Bereich oft mehr Cloud-Ressourcen im Einsatz als Konzerne und sehen sich bald mit unerwarteten finanziellen Konsequenzen konfrontiert. Dazu kommt, dass sich im technischen Bereich Teams ausschließlich mit einer bestimmten Cloud-Plattform befassen.

Jedoch beschäftigen sich verschiedenste Mitarbeiter mit den Finanz- und Einkaufsaspekten. Sie sind dann sowohl für AWS als auch für Azure, GCP oder andere Plattformen verantwortlich. Meist sind sie mit ihren eigenen Aufgaben beschäftigt und können die Optimierung der Cloud-Kosten nur nebenbei erledigen. In solchen Fällen ist es sinnvoll, externe Experten einzubeziehen, die Assessments durchführen und Workshops organisieren; die unterstützen, notwendige Prozesse und Abstimmungen für Cloud Financial Management Operations (FinOps) zu etablieren.

Johannes Nyvlt

ist Business Development Executive für AWS und AWS Marketplace bei SoftwareOne.