Umstellung auf S/4HANA: Struktur für den Modernisierungsprozess

Bis Ende 2027 müssen Unternehmen ihre bis dahin veralteten SAP-Systeme aktualisieren. Parallel dazu tritt bereits zum Oktober 2024 die neue NIS2-Direktive der EU in Kraft, die in vielen Fällen Unternehmen betrifft, die auf SAP-Lösungen setzen und damit auch die SAP-Systeme selbst. Eine gut strukturierte Planung der SAP-Modernsierung ist für den anstehenden Modernisierungsprozess der wichtigste Faktor.

Vorbereitung der Daten für die Modernisierung

Neben technischen und operativen Aspekten der Datenhaltung sind auch Richtlinien und Regelungen notwendig, die sicher stellen, dass die Daten gemäß der Unternehmensziele genutzt werden. An dieser Stelle ist die Data Governance wichtig, also zum Beispiel ob der Umgang mit Daten nach der Compliance erfolgt. Diese muss auch im Rahmen der Migration eingehalten werden.

Bei großen Datenmengen und vielen Datenquellen ist es wichtig, die Daten vor der Migration zu kuratieren. Diese Vorgänge können sehr aufwendig sein. Es ist daher sinnvoll die Prüfung der Daten und das Kuratieren vor der Migration durchzuführen und so frühzeitig wie nur möglich zu planen. Dabei gilt es zu beachten, dass viele Daten oft schwer zu finden sind und gleichzeitig isoliert und fragmentiert vorliegen. Hier ist die Optimierung außerdem oft komplex. Dabei sollten Projektverantwortliche darauf achten, dass die richtigen Tools zum Einsatz kommen, mit denen sich die Vorgänge vereinfachen und automatisieren lassen.

Fehlerhafte Daten durch manuelle Migration

Bei der manuellen Migration von Daten besteht die Gefahr von fehlerhaften Daten und dadurch Verzögerungen der Migration, vor allem durch die strengen Vorgaben von S/4HANA. Das kann zu einer schlechten Datenqualität in der neuen Umgebung führen. Das widerspricht wiederum dem Migrationsziel, denn schlussendlich soll das modernisierte SAP-System die Daten in besserer Form nutzen können. Um das zuverlässig zu gewährleisten sind dafür optimierte Tools nahezu unerlässlich.

Die Kosten solcher Tools lassen sich durch Automatisierung und Verbesserung der Datenqualität schnell wieder amortisieren. Die Investition in eine Datenmanagement-Plattform schafft nicht nur während der Modernisierung einen Mehrwert. Da Unternehmen zunehmend datengesteuert sind, profitiert ein Unternehmen nach der Modernisierung durch eine moderne Datenmanagementstrategie und einer dazu passenden Datenmanagement-Plattform. Die Plattform bringt also vor, während und nach der Modernisierung einen großen Nutzen.

Migrieren Unternehmen eine große Anzahl an Systemen, unter Umständen noch mit mehreren Datenquellen sind Zusatz-Tools notwendig. Das gilt auch dann, wenn mehrere ERP-Systeme zu einer einzelnen Lösung zusammengefasst werden sollen.

Empfohlene Vorgehensweisen bei der SAP-Modernisierung

Vor der Modernisierung sollten sich die Verantwortlichen einen vollständigen Überblick über alle Daten verschaffen und die Bereinigung und Optimierung der Daten planen. Hier sind Tools hilfreich, die auf das Datenmanagement spezialisiert sind., wie zum Breispiel ein Datenkatalog. Aber auch nach der Modernisierung müssen Verantwortliche einen Überblick über die Daten, ihre Qualität, Vollständigkeit, Verwendung und Herkunft haben. Auf diese Weise können sie messbare Kennzahlen für die Modernisierung festlegen, den Fortschritt verfolgen und erkennen, wo noch Verbesserungen erforderlich sind.

Zusätzlich sollte die Deduplizierung von Daten zusammen mit der Datenbereinigung geplant und vor der Migration durchführt werden. Das reduziert die Datenmenge und Fehler. Gleichzeitig beschleunigt das die Datenmigration. Außerdem trägt das Vorgehen zur Verbesserung der Geschäftsprozesse und der Effizienz bei. So können zum Beispiel zwei Versionen desselben Lieferanten für viel Unordnung und fehlerhafte Prozesse sorgen. Das lässt sich durch Deduplizierung zuverlässig verhindern.

Mechanismus zur Duplizierung und Bereinigung der Daten

Wenn mehrere Systeme gleichzeitig in Betrieb sind, was bei fast allen SAP-Modernisierungen der Fall ist, sollte es einen Mechanismus zur Duplizierung und Bereinigung der Daten während der Modernisierungszeit geben.

Während der Migration sollten Unternehmen die Chancen nutzen ihre Daten zu optimieren, zu modernisieren und Datenabweichungen zu minimieren, genauso wie danach. Dadurch minimieren sich auch die Risiken der Migration erheblich. Das bietet außerdem die Gelegenheit, die Modernisierung messbar zu machen, indem Unternehmen KPIs definieren und sie vor, während und nach der Modernisierung messen. Das alles lässt sich aber nur mit einem konsistenten Datenmanagement erreichen.

Hier hilft eine Datenmanagement-Plattform bei der Datenbereinigung durch die Unterstützung beim Datenmanagement und der Modernisierung. Ein strategischer Ansatz ist wichtig, da Datenmanagement nicht nur darin besteht Tools einzusetzen. Letztendlich ist neben der SAP-Modernisierung immer eine Modernisierung des Datenmanagement erforderlich. Um für zukünftige Herausforderungen vorbereitet zu sein, ist eine Datenmanagement-Plattform in der Cloud nützlich, da diese oft alle Aspekte abdeckt und deutlich weniger aufwendig zu verwalten ist.

Tipps für den technischen Ablauf der Datenmigration

Generell ist es sinnvoll sich immer Fallback-Möglichkeit offenzuhalten, damit bei Problemen ein Ausweg vorhanden ist, mit dem der Betrieb aufrechterhalten werden kann. Selbstverständlich sollten alle Aktionen vorher ausführlich getestet und Daten vor Änderungen gesichert werden. Das kostet zwar Zeit, erspart im Problemfall aber einiges an Ärger.

Es ist oft kostspielig, Quell-Systeme am Laufen zu halten, vor allem wenn es nicht mehr verwendet wird. Stammdaten lassen sich in einem Stammdatenverwaltungssystem besser pflegen, so dass Altsysteme problemlos abgeschaltet werden können, wenn die Datenmigration abgeschlossen ist. Transaktionsdaten können wiederum in einen Data Lake verschoben werden. Auch das ist wesentlich günstiger, als das Altsystem am Laufen zu halten. Diese Vorgänge erfordern eine gute Katalogisierung und Verwaltung der Daten im Datenpool. Das stellt wiederum sicher, dass die Daten bei Bedarf auch gefunden werden können, zum Beispiel historische Berichte. Datenmanagement-Assets lassen sich jederzeit weiter verwenden, sollten aber modernisiert und verbessert werden.