Kosten für Software-Lizenzen reduzieren

Unternehmen sind auf hochwertige und rechtssichere Softwarelösungen angewiesen, um betriebliche Abläufe zu optimieren und damit letztlich Kosten zu reduzieren. Gleichzeitig ist es frustrierend festzustellen, dass führende Anbieter wie Microsoft ihre Preise kontinuierlich erhöhen. Besonders für kleine und mittlere Betriebe stellen die stetigen Kostensprünge eine Belastung dar – zumal die steigenden Kosten lange nicht mehr im Einklang mit dem geplanten IT-Budget vieler Unternehmen stehen.

Kosteneinsparungen dank gebrauchter Lizenzen

Studien wie der “Couchbase Cloud Evolution Report 2022” zeigen, dass Unternehmen jährlich durchschnittlich über 30 Millionen Euro allein für Cloud-Abonnements ausgeben. Eine hohe Summe, die an anderer Stelle im Unternehmen besser investiert werden könnte – zum Beispiel mit dem Einsatz von gebrauchten Microsoft-Lizenzen. “Es gibt bei Software-Lizenzen keinerlei Abnutzung, daher kann man auch auf ‘gebrauchte’ Software-Lizenzen zurückgreifen – wenn man einige Aspekte beachtet”, sagt Ronny Schausten von s2-Software.

Geben Unternehmen eine Lizenz ab, weil sie diese selbst nicht mehr benötigen, spricht nichts dagegen, sie weiter zu nutzen. Dabei sind der Erwerb und die weitere Nutzung solcher Lizenzen legal, wie Urteile vom EuGH und BGH bestätigen. In einer Entscheidung vom Juli 2012 stellte der Europäische Gerichtshof fest, dass nichts gegen den Weiterverkauf einer vorab verwendeten Lizenz spreche. Bis zu 72 Prozent im Vergleich zum Neupreis können Unternehmen sparen, wenn sie sich für gebrauchte Software-Lizenzen entscheiden. Dabei bietet diese nicht nur den vollen Funktionsumfang, sondern auch alle Updates, die vor allem für die IT-Sicherheit wichtig sind.

Rechtssicherheit durch auditsichere Dokumentatio

Wer die Alternative mit gebrauchten Software-Lizenzen wählt, sollte jedoch einige Aspekte beachten. Wichtig ist vor allem, beim Kauf auf eine detaillierte Dokumentation zu achten. So kann der neue Nutzer nachweisen, woher die Lizenz stammt. Er macht damit im Falle eines Microsoft Audits glaubhaft, dass er die Lizenz rechtmäßig erworben hat und vermeidet somit etwaige Nachforderungen. Einen seriösen Anbieter zeichnet also eine auditsichere Dokumentation vom Erwerb der Lizenz aus – was dem Käufer somit Rechtskonformität und Auditsicherheit garantiert.

Im Onlinehandel erworbene Billiglizenzen haben hingegen oft den Nachteil, dass nicht nachvollziehbar ist, woher sie stammen. Auch fehlt in der Regel der Nachweis, dass der Erstbesitzer die Lizenz nicht mehr weiter verwendet und dass es keine zusätzlichen Kopien gibt. Sollte es zu Auseinandersetzungen mit Microsoft über die Rechtmäßigkeit der Nutzung der Lizenz kommen, bleiben Schwierigkeiten meist nicht aus. Anders ist es bei einem professionellen Händler, der den Kunden in solchen Situationen bestens unterstützt und von Beginn an alle nötigen Dokumente stellt.

Cloud- oder On-Premise als Lösung?

Die Frage bleibt,  ob sich Unternehmen für Cloud-Lösungen entscheiden sollen oder gebrauchte On-Premise-Softwarelizenzen die bessere Wahl sind? “Die Wahl zwischen diesen beiden Ansätzen ist eine individuelle Entscheidung, die jedes Unternehmen für sich treffen muss. Es gibt jedoch einen Aspekt, den Unternehmen unbedingt berücksichtigen sollten: Die Kosten für cloudbasierte Lösungen sind in der Regel höher”, warnt Ronny Schausten. Es könnte passieren, dass Unternehmen nach dem Umstieg in die Cloud plötzlich mit erheblichen Mehrkosten konfrontiert werden. In solchen Fällen ist es oft schwierig, zurück zur On-Premise-Lösung zu wechseln, da dies mit erheblichem Aufwand und Arbeitsunterbrechungen verbunden sein kann.

Eine Alternative für Unternehmen, die sich nicht zwischen der Cloud und gebrauchten Software-Lizenzen entscheiden können, ist die Hybrid-Lizenzierung. Schausten: “Dabei werden gebrauchte Software-Lizenzen mit Cloud-Anwendungen von Anbietern wie Microsoft kombiniert. Auf diese Weise sind Unternehmen nicht mehr auf teure Cloud-Abonnements angewiesen, können aber dennoch von den Vorteilen cloudbasierter Lösungen profitieren.”