Digitalisierung endet schon im Rechnungswesen

In vielen deutschen Unternehmen steckt die Digitalisierung noch in den Kinderschuhen, sagt Jochen Treuz, Autor von “E-Rechnungen für Dummies”.

Digitalisierte Prozesse sind aber gerade im Rechnungswesen notwendig, damit die Buchhaltungsabteilung imstande ist, aktuelle Herausforderungen zu meistern. Im deutschen Steuerrecht ist es derzeit bereits verankert, dass Rechnungen auch in einem elektronischen Format statt in Papierform erstellt werden dürfen. Diese Vorschrift erlaubt E-Rechnungen beispielsweise in den Formaten PDF, ZUGFeRD, XRechnung und EDI.

Das Steuerrecht fordert außerdem eine revisionssichere Archivierung sowie Protokollierung in allen Schritten der Rechnungsprüfung, beides auf elektronischem Weg. Ferner hat der Gesetzgeber angekündigt, dass zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 1. Januar 2028 die E-Rechnung in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung im B2B-Bereich verpflichtend sein soll. Spätestens dann haben PDF-Rechnungen und Papier ausgedient.

Buchhaltung in Echtzeit für neue digitale Geschäftsmodelle

Das Rechnungswesen ist nun gefordert, sich den neuen digitalen Geschäftsmodellen anzupassen. Digitale Geschäftsmodelle sind angewiesen auf Echtzeit-Reporting, um schnell auf Veränderungen im Markt reagieren zu können. Dies erfordert eine schnelle, zuverlässige Erfassung und Verarbeitung von Finanzdaten in der Finanzbuchhaltung.

Geschäftsmodelle wie etwa das Abonnement- oder Freemium-Modell bzw. Online-Shops benötigen häufig Buchhaltung in Echtzeit, damit Erträge und Aufwendungen ordnungsgemäß erfasst werden können. Wenn die neuen Geschäftsmodelle eine internationale Ausrichtung haben, treten zusätzliche Herausforderungen für die Finanzbuchhaltung auf: Zunächst sind Steuer- und Buchhaltungsregelungen im Zielland einzuhalten Auf der Ebene der Liquiditätsplanung können datenbankorientierte Planungs- und Analysetools, helfen Währungsrisiken zu verringern.

Datenbankgestützte Planungs- und Analysetools

Bisher ist die Tabellenkalkulation im Rechnungswesen deutscher Unternehmen weit verbreitet. Man kann jedoch beobachten, dass im Bereich Controlling eine Weiterentwicklung zur Verwendung datenbankorientierter Planungs- und Analysetools stattfindet. Diese sogenannten BI- oder MIS-Tools docken an die vorhandenen Datenquellen im Unternehmen an, zum Beispiel an Buchhaltungs- oder ERP-Systeme. Die Mitarbeiter im Rechnungswesen sparen nach der Einrichtung Zeit, weil die zeitraubende und fehleranfällige Eingabe von Daten per Hand entfällt. Gerade wenn Menschen ein hohes Arbeitspensum haben und unter Zeitdruck geraten, steigt die Fehlerrate. Mit datenbankorientierten Planungs- und Analysetools lassen sich Eingabefehler, die im schlimmsten Fall zu steuerrechtlichen Konsequenzen führen können, deutlich reduzieren. Auch Analysen sind mit solchen Lösungen schneller und fehlerfreier durchführbar. So ist das Controlling früher und besser in der Lage, hochwertige Informationen als Entscheidungsgrundlage zu liefern.

Künstliche Intelligenz im Rechnungswesen auf dem Vormarsch

Im Zuge der Digitalisierung des Rechnungswesens empfiehlt sich die Nutzung von KI. Durch den Einsatz können viele Aufgaben automatisiert werden, zum Beispiel die Klassifizierung von Belegen oder die Überprüfung von Rechnungen und Buchungen auf Richtigkeit und Plausibilität.

Doch wie arbeitet die KI? Im Bereich des Controllings ist sie längst imstande, menschliche kognitive Fähigkeiten zu imitieren, indem sie Informationen aus Eingabedaten erkennt und einordnet. Als Grundlage für diesen Vorgang dienen entweder programmierte Abläufe oder maschinelles Lernen. So kann sich die KI eigenständig die allgemeinen Rechnungslegungsvorschriften wie HGB und IFRS aneignen oder Wissen aus Buchungs- und Bilanzierungshandbüchern sammeln. Mit der Zeit entsteht ein selbstlernendes System, das Prozess-Sicherheit, Geschwindigkeit und Kosteneffizienz gewährleistet.

Zu den typischen Einsatzmöglichkeiten künstlicher Intelligenz im Rechnungswesen zählen:

automatisiertes Erkennen von Belegen
Kontieren und Verbuchen auf vereinfachte Weise
Optimierung der Qualitätskontrollen
Echtzeit-Überblick über Finanzen
Automatische Rechnungsbezahlung

Vor allem in Phasen mit einem erhöhten Rechnungsaufkommen können KI-Lösungen die Mitarbeiter im Rechnungswesen vor Fehlern bewahren. Gerade am Monatsende, wenn sich das Arbeitspensum erhöht, steigen durch ein Plus an Belastung üblicherweise die Fehlerquoten. KI kann in diesem Zusammenhang vor Falschbuchungen und eventuellen steuerrechtlichen Folgen schützen.

Drohen im Rechnungswesen Arbeitsplatzabbau und Cyberangriffe?

Zahlreiche Kritiker von KI-Tools befürchten im Zuge der Verwendung einen Verlust von Arbeitsplätzen, auch im Rechnungswesen. Vermutlich wird dies aber nicht eintreffen, denn Künstliche Intelligenz hat ihre Grenzen, sie kann sich nur auf vergangenheitsbezogene Daten stützen. Sie hat im Gegensatz zum Menschen weder Intuition noch Zukunftsvisionen. Deshalb sind Unternehmen auch in Zukunft nach wie vor von Fachkräften für Rechnungswesen abhängig. Nur durch menschliches Expertenwissen ist es möglich, Entscheidungen im Gesamtzusammenhang zu treffen und intuitive Analysen durchzuführen.

Es darf nicht außer Acht gelassen werden, dass durch die Digitalisierung im Rechnungswesen auch die Angriffsflächen für Cyberangriffe vergrößert werden. Das betrifft zum einen den Sachverhalt, dass jeder Mitarbeiter per E-Mail erreichbar ist und so über diesen Weg angegriffen werden kann.

Zusätzliche Gefährdungen bringt das mobile Arbeiten mit sich. Im Home Office oder an öffentlichen Hotspots sind die üblichen Sicherheitsmaßnahmen nicht immer vorhanden. Folglich stehen Unternehmen in der Pflicht, IT-Sicherheitsbeauftragte in die Gestaltung digitaler Workflows im Rechnungswesen einzubeziehen.

Trotz der Risiken überwiegen die Vorteile automatisierter Prozesse in der Buchhaltung. Digitale Systeme minimieren Fehlerquoten und Arbeitsaufwand. Sie schaffen Transparenz, Kosteneinsparungen und steigern langfristig die Effizienz.