Navigieren im Copilot-Ökosystem von Microsoft

Microsoft bietet drei Hauptvarianten seines KI-Assistenten Copilot an, die sich an unterschiedliche Nutzer richten. Die kostenlose Basisvariante Copilot Free ist für Privatpersonen ohne spezifische Datenschutzanforderungen gedacht und funktioniert wie ein herkömmlicher Chatbot im Browser. Copilot Pro und Copilot für Microsoft 365 hingegen sind eng in die Office-Anwendungen integriert und bieten erweiterte Funktionen sowie eingebaute Datenschutzfunktionen. Allerdings sind diese Varianten kostenpflichtig – Firmenkunden müssen rund 30 Euro pro Nutzer und Monat für Copilot für Microsoft 365 aufbringen.

Wann lohnt sich die Investition?

Bevor Entscheidungsträger in teure Copilot-Lizenzen investieren, sollten sie gründlich prüfen, ob das Unternehmen die nötige Reife für den KI-Assistenten mitbringt. Dazu gehören eine ausreichende IT-Infrastruktur, die KI-Affinität der Mitarbeiter und die Bereitschaft, Daten in der Cloud zu nutzen. Sie müssen ihre Ziele für die KI-Integration klar definieren und verstehen, wie sich die generative KI-Assistenz auf die Geschäftsprozesse und die Daten-Governance auswirkt.

Um beurteilen zu können, ob die Voraussetzungen für den Copilot-Einsatz überhaupt gegeben sind, sollten sie sich folgende wichtige Fragen stellen: Welche Anwendungsfälle für einen KI-Assistenten wurden bereits getestet? Nutzen die Mitarbeiter die bereits vorhandenen Microsoft-Lösungen oder KI von anderen Anbietern? Gibt es einen Plan für Adoption & Change Management? Wie ist der Stand bei der Data Governance? Mit den Antworten lässt sich feststellen, welche KI-Anwendungsfälle tatsächlich für das Unternehmen interessant sind. Die Analyse hilft zudem, den KI-Reifegrad zu ermitteln. Er sagt aus, ob eine Implementierung derzeit sinnvoll ist oder ob vorbereitende Maßnahmen durchgeführt werden sollten.

Risiken minimieren, Ergebnisse optimieren

Ähnlich wie bei der Schatten-IT können Mitarbeiter die verschiedenen Copilot- und andere KI-Varianten einsetzen, ohne eine Firmenfreigabe. Zu den Konsequenzen dieser „Schatten-KI“ zählen potenzielle Datenschutzverletzungen, nämlich dann, wenn sensible Unternehmensdaten in öffentliche, nicht gesicherte KI-Systeme gelangen. Die KI-Verordnung der Europäischen Union (EU-AI-Act) verlangt zudem: Daten von Unionsbürgern und EU-Unternehmen müssen überwiegend innerhalb des europäischen Rechtsraums verarbeitet und gespeichert werden.

Außerdem kann auch die Copilot-Technologie zu “Halluzinationen” führen – also fehlerhafte, irrelevante oder sogar gefährliche Ergebnisse liefern. Dies kann auf ungenaue Anfragen, Datenverzerrungen oder Verständnislücken der KI zurückzuführen sein. Daher ist es entscheidend, dass Mitarbeiter lernen, präzise Anfragen zu stellen, komplexe Aufgaben zu strukturieren und die Ergebnisse kritisch zu hinterfragen, um potenzielle Risiken zu minimieren.

Mitarbeiter überzeugen und schulen

Die erfolgreiche Einführung von Copilot für Microsoft 365 hängt davon ab, ob die Mitarbeiter da Tool akzeptieren. Um dies zu fördern, braucht es klare KI-Richtlinien und Prozesse im Unternehmen. Wollen Entscheidungsträger sicherstellen, dass die Teams professionell mit den KI-Assistenten umgehen können, sind umfassende Schulungen mit Best Practices, Anleitungen und Praxisbeispielen unerlässlich. Dadurch lassen sich Fehler vermeiden, Geschäftsprozesse optimieren und neue Geschäftsprozesse entwickeln.

Manche Arbeitnehmer haben Ängste und Vorbehalte, die abgebaut werden müssen. Mit Adoption & Change Management (ACM) können Führungskräfte den “menschlichen Aspekt” des Wandels steuern und Unsicherheiten bewältigen. Das Ziel ist es, eine Kultur der Agilität und Widerstandsfähigkeit aufzubauen, in der kontinuierliche Veränderungen zur Norm werden. Ein strukturierter Ansatz für ACM hilft dabei, klare Zuständigkeiten, Prozesse und Richtlinien für den produktiven Einsatz des KI-Assistenten zu definieren. Sie helfen, Unsicherheiten und eine ablehnende Haltung in den Teams zu vermeiden.

Externe Unterstützung 

Unternehmen können bei der Copilot-Einführung auch auf externe Dienstleister zurückgreifen. Microsoft-Experten erleichtern den Transformationsprozess auf mehreren Ebenen:

• Sie analysieren zunächst den KI-Reifegrad des Unternehmens und entwickeln darauf basierend eine maßgeschneiderte Strategie.
• Sie beraten zu passenden Lizenzmodellen und identifizieren sinnvolle Anwendungsbereiche für den KI-Einsatz.
• Ein zentraler Baustein ist die Umsetzung des Adoption & Change Managements. Externe Partner fördern durch gezielte Maßnahmen wie Schulungen, Coaching und Kommunikation die Akzeptanz bei den Mitarbeitern.
• Über Workshops, interne Communities, Online-Portale und Wissensplattformen unterstützen sie zudem den kontinuierlichen Kompetenzaufbau und Erfahrungsaustausch zu KI-Themen im Unternehmen.
• Nicht zu vernachlässigen sind Aspekte wie Datenschutz und Compliance – auch hier stehen die Partner mit Rat und Tat zur Seite, um alle rechtlichen Vorgaben einzuhalten.

Die Dienstleister begleiten die Implementierung mit skalierbaren Ressourcen – auf Basis der Ziele und Meilensteine, die das Unternehmen definiert. Auf diese Weise lassen sich die Herausforderungen der Transformation bewältigen, ohne dem Geschäftsbetrieb zu viel Zeit und Ressourcen zu entziehen.

Nur mit Strategie zum KI-Erfolg

Der Copilot für Microsoft 365 verspricht Effizienzsteigerungen, doch der Weg dorthin ist mit Herausforderungen gepflastert. Unternehmen müssen die nötige Reife und eine klare Strategie mitbringen, statt vorschnell in Lizenzen zu investieren. Professionelle Unterstützung kann den Implementierungsprozess erleichtern und Firmen auf den richtigen Kurs bringen – damit sie die Produktivitätsvorteile des KI-Assistenten bestmöglich nutzen können.

Tomislav Karafilov

ist Principal Consultant bei SoftwareOne Deutschland.