Eine moderne und effiziente Softwarelösung für die Buchhaltung übernimmt Aufgaben wie die Berechnung von Lohn und Gehalt, die Erfassung von Überstunden und die Abführung von Steuern und reduziert dadurch die Möglichkeit von menschlichen Fehlern. Wer noch vor 20 Jahren in diesem Bereich gearbeitet hat, weiß, dass die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung stets ein zeitaufwändiger Prozess war. Abrechnungen, die von der Norm abwichen, mussten zum Teil manuell berechnet werden. Heute wird diese Aufgabe mithilfe von entsprechender Software innerhalb weniger Stunden erledigt.
Die Automatisierung bringt viele Vorteile mit sich und die Steigerung der Effizienz und der Genauigkeit sowie die Reduzierung des Zeitaufwandes sind nur einige davon. Überdies können auch die Kosten im Unternehmen reduziert und die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht werden, da diese ihre Gehaltsabrechnungen pünktlich und vor allem korrekt erhalten.
Unternehmen kommunizieren heute anders mit ihren Kunden als noch vor wenigen Jahren. Im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung fungieren die Mitarbeiter als „Kunden“. Die digitalen Lösungen ermöglichen es in diesem Fall, Gehaltsabrechnungen, Steuerbescheinigungen und andere relevante Dokumente jederzeit und von überall aus einzusehen. Ein konkretes Beispiel dafür sind cloudbasierte Lohnabrechnungssysteme, mit denen die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre Abrechnungen über ein sicheres Online-Portal abzurufen. Diese Systeme bieten für die Personalabteilung den großen Vorteil, dass Dokumente dieser Art nicht mehr physisch im Unternehmen verteilt werden müssen und die Mitarbeiter auf ihrem Smartphone oder dem Computer im Büro und im Home-Office auf diese Dokumente zugreifen.
Das führt nicht nur zu einer enormen Zeitersparnis, sondern trägt darüber hinaus zur besseren Nachvollziehbarkeit bei. Mitarbeiter können dadurch auch auf historische Daten zugreifen und haben somit stets eine aktuelle Übersicht über die Entwicklung ihres Lohns bzw. Gehalts.
Neben den organisatorischen Vorteilen spielt auch der Umweltaspekt im Zeitalter des Klimawandels und der steigenden Ressourcenknappheit eine wichtige Rolle. Durch den Wegfall von Papierdokumenten und dem postalischen Versand der Abrechnungen werden erhebliche Mengen an Papier und Energie eingespart. In einem Unternehmen mit rund 500 Mitarbeitern bedeutet das eine Einsparung von etwa 30.000 Blatt Papier und rund 360 kg CO₂-Emissionen pro Jahr. Damit leistet die Digitalisierung in der Lohnabrechnung auch einen positiven Beitrag zum Umweltschutz.
Moderne Lohnabrechnungssoftware erlaubt die rasche und fehlerfreie Übermittlung von Lohn- und Personaldaten an verschiedene Behörden und Stakeholder. Ein bekanntes Beispiel ist in diesem Fall die ELSTER-Schnittstelle, mit der unter anderem Lohnsteueranmeldungen per Mausklick direkt an das Finanzamt gesendet werden können.
Neben der Lohnsteueranmeldung verspricht die elektronische Datenübermittlung Vorteile bei der Kommunikation mit Sozialversicherungsträgern, denn mit einer geeigneten Lohnabrechnungssoftware können Beitragsnachweise und Beitragserhebungen direkt übermittelt werden. Die Zusammenarbeit mit Steuerberatern wird durch die digitalen Schnittstellen ebenfalls vereinfacht. Viele Lohnprogramme ermöglichen direkte Anbindungen an Steuerberatungskanzleien, mit denen relevante Daten automatisch übertragen werden können.
Mit integrierten Online-Banking-Modulen können die Löhne und Gehälter zudem direkt aus der Software an die Mitarbeiter überwiesen werden. Mit der dadurch nicht mehr erforderlichen manuellen Eingabe der jeweiligen Kontoverbindung fällt eine weitere Fehlerquelle weg.
Die Digitalisierung der Personalabrechnung ist kein Selbstzweck und sollte stets klare Ziele verfolgen. Denn während sie mit Sicherheit sehr viele Vorteile bietet, bringt sie auch Herausforderungen mit sich, die es zu bewältigen gilt. Ein wesentliches Risiko ist etwa die Datensicherheit, weshalb sensible Mitarbeiterdaten vor Cyberangriffen und Datenlecks geschützt werden müssen. Hier versprechen hochwertige Softwarelösungen namhafter Hersteller die beste Absicherung, da diese ihre Software kontinuierlich anpassen, um den aktuellen Sicherheitsanforderungen und den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden.
Die Anpassung der IT-Infrastruktur stellt vorrangig für kleinere Unternehmen eine weitere Herausforderung dar, da die Einführung digitaler Lohnabrechnungssysteme oft umfassende IT-Umstellungen und Investitionen in neue Hardware und Software erfordert. Eine einfache Lösung für KMU besteht darin, auf cloudbasierte Lösungen zu setzen, die keine umfangreiche lokale IT-Infrastruktur benötigen und jederzeit einfach an den aktuellen Bedarf angepasst werden können.
Die Schulung der Mitarbeiter ist ein weiteres Thema, das es bei der Implementierung von neuer Software zu berücksichtigen gilt. Hier ist es wichtig, schon im Vorfeld Lösungen zu testen, die eine weitestgehend intuitive Arbeitsweise ermöglichen. Dennoch müssen die Mitarbeiter im Umgang mit den neuen Systemen geschult werden.
Trotz dieser Herausforderungen überwiegen die Vorteile der Digitalisierung der Personalabrechnung bei Weitem und mit der richtigen Herangehensweise können Unternehmen langfristig von der erhöhten Effizienz, den Kosteneinsparungen sowie den verbesserten Prozessen profitieren.
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