KI automatisiert Buchhaltung bei Mainfrucht

Rechnungen mit 60 Seiten? Für Unternehmen wie Mainfrucht aus Gochsheim nichts Ungewöhnliches. Der zur internationalen Grünewald Unternehmensgruppe gehörende Lebensmittelhersteller verarbeitet rund 40.000 Tonnen Früchte und Gemüse pro Jahr und erhält Sammelrechnungen der unterschiedlichen Speditionen. Wo es sonst eine aufwändige manuelle Arbeit ist, einzelne Rechnungspositionen den dazugehörigen Lieferscheinnummern zuzuordnen und sie ins ERP-System zu übertragen, kommt inzwischen Künstliche Intelligenz zum Einsatz. Die KI-basierte Software von Evy Solutions braucht für 60 Rechnungsseiten nur wenige Minuten, dann ist der Beleg automatisiert verarbeitet. Es ist eine derartige Erleichterung für die Buchhaltungsabteilung, dass das Unternehmen bereits über weitere Einsatzbereiche nachdenkt.

Add-on des ERP-Systems stieß an Grenzen

Komplett manuell war die Kollegin in der Mainfrucht-Buchhaltung zuvor auch nicht unterwegs. Das Unternehmen hatte seine Rechnungserfassung und Zuordnung zur Kostenrechnung im ERP-System bereits über ein Add-on seines ERP-Systems digitalisiert. Bei derart komplexen Belegen stößt aber auch eine solche Software irgendwann an ihre Grenzen. Befinden sich die auszulesenden Rechnungspositionen immer an der gleichen Stelle, läuft alles problemlos. Verrutscht die Information aber in der Zeile oder steht auf einmal generell an einer ganz anderen Stelle im Dokument, findet das Add-on sie nicht mehr.

„Vor allem bei den bis zu 60 Seiten umfassenden Speditions-Sammelrechnungen erwies sich das als ein echtes Problem“, erinnert sich Alexander Amend, kaufmännischer Leiter bei Mainfrucht. Dort nämlich stehen die Lieferscheinnummern je nach Rechnung immer an unterschiedlicher Stelle. Ein automatisierter Abgleich ist dann nicht mehr möglich und eine Mitarbeiterin musste die einzelnen Posten Zeile für Zeile von Hand den dazugehörigen Lieferscheinnummern zuordnen und ins ERP-System übertragen. Ein ganzer Arbeitstag pro Woche ging dafür drauf.

KI-Software erkennt Rechnungspositionen und gibt sie als Excel aus

Gestartet ist das KI-Projekt bei Mainfrucht mit einer Testrechnung.  Es zeigte sich, dass die gewünschten Informationen auslesbar sind – egal an welche Position in den jeweiligen Rechnungen die benötigten Daten auftauchen – und können als Excel-Tabelle ausgegeben. „Das war für uns eine wirklich gute Nachricht, dass wir nicht mehr in jedem PDF nach den Informationen suchen, sondern diese nur noch aus einer Excel-Datei in das ERP übertragen müssen“, so der kaufmännische Leiter. Der folgende Schritt bestand darin, dass sich Evy Solutions und der ERP-Dienstleister, der Mainfrucht betreut, untereinander abstimmten und technisch klärten, wie auch die Daten aus der Excelliste automatisch ins ERP übernommen werden.

Die Einführung der Lösung verlief „schlank, pragmatisch und proaktiv“, wie sich Amend erinnert. Einen Vertrag hatte Mainfrucht noch gar nicht unterschrieben, da liefen bereits erste Anfragen beim Evy-Support auf. Für den Lebensmittelhersteller war dies aber wichtig, um die Lösung zu verstehen, bevor es den doch recht großen Schritt der Implementierung wagte. So ließ sich gleich von Beginn an der konkrete Nutzen erkennen, was die Entscheidung natürlich erleichterte.

KI individuell antrainieren

Mainfrucht arbeitet mit verschiedenen Speditionsdienstleistern zusammen, deshalb sind die die einzelnen Rechnungen unterschiedlich aufgebaut und für die gleichen, auszulesenden Informationen werden z.T. divergierende Begriffe und Schreibweisen verwendet. Dafür galt es, die KI individuell anzutrainieren. Aber auch Rechnungen vom gleichen Lieferanten sehen nicht immer gleich aus, weil sie oft manuell befüllt werden – teils mit kompletter Lieferscheinnummer, teils abgekürzt, mal mit Komma, mal ohne, etc. Dies musste die KI ebenfalls lernen, um komplexe Veränderungen sofort zu erkennen und die Informationen richtig zuzuordnen.

Nach zwei Monaten Testphase war die Lösung einsatzbereit. Alexander Amend: „Unsere Kollegin liest nur noch das Sammel-PDF über einen FTP-Server in die KI-Software ein. Diese generiert dann innerhalb weniger Sekunden eine Excel-Tabelle, aus der die Daten im Anschluss automatisiert ins ERP-System übertragen werden. Ein ganzer Arbeitstag Einsparung ist keine Untertreibung. Dementsprechend begeistert wurde die Lösung auch im Unternehmen aufgenommen.“ Durch Einsatz der KI-basierten Software wird die Kollegin inzwischen von monotoner Dateneingabe entlastet und kann sich mit wertschöpfenderen Tätigkeiten beschäftigen.

Weiterführende Geschäftsanalysen mit KI

Im ersten Schritt lässt Mainfrucht die Lieferscheinnummern und korrespondierenden Kosten der einzelnen Lieferungen auslesen sowie die Information darüber, ob diese steuerfrei oder steuerpflichtig sind. In der weiteren Zukunft will das Unternehmen dann auch solche Daten, die zwar für die Buchungen nicht benötigt werden, aber für die interne Auswertung in der Logistik interessant sind, erfassen: An welche Kunden wurde geliefert? Wie groß war die Entfernung? Welche Art hatte die Lieferung (gekühlt/tiefgekühlt)? Auf diesem Wege erfährt das Unternehmen auch, was eine einzelne Lieferung jeweils kostet und welche Kosten zu welcher Lieferung, welchem Artikel und welchem Kunden gehören. Auch solche Geschäftsanalysen, die sonst nur aufwändig durch manuelles Zusammentragen von Daten möglich wären, lassen sich also heute durch KI unterstützen.

Automatische Postfachverwaltung und andere Einsatzszenarien

Und es gibt weitere Bereiche im Unternehmen, in denen KI Prozesse automatisieren kann. Anregungen dazu sammelt der kaufmännische Leiter derzeit ein und ist gegenwärtig dabei, die Anforderungen an den Hersteller zu formulieren. So soll in Zukunft auch KI-gestützte Rechnungsprüfung stattfinden, bei der die von den Speditionen genannten Preise mit dem verglichen werden, was berechnet wurde. So lässt sich automatisch herausfinden, wenn irgendwo etwas nicht stimmt – was natürlich deutlich einfacher ist, als 60 Seiten manuell zu überprüfen!

Weitere Einsatzszenarien wären eine automatische Postfachverwaltung, bei der die KI erkennt, um welche Dokumente es sich bei eingehenden E-Mails und Anhängen handelt und welche Folgeprozesse daraufhin ausgelöst werden sollen. „Das was wir bis jetzt mit der KI machen, ist nur ein kleiner Teil von dem, was er mit der Lösung in Zukunft noch alles machen wollen“, freut sich Alexander Amend.