Insbesondere die Kontrolle von Eingangsrechnungen, deren Kontierung, Buchung und Überweisung nimmt Arbeitskraft und -zeit in Anspruch. In Kleinstunternehmen, von denen es 2022 laut Statistischem Bundesamt bundesweit 2,6 Millionen gab, bremsen Aufgaben, die menschliche Ressourcen langfristig binden, schlimmstenfalls den Produktivitätsfluss. Ähnlich verhält es sich in mittelständischen Betrieben, die ihre Buchhaltung nicht an eine eigene Abteilung outsourcen. Um die Rechnungslegung sowie andere buchhalterische Anforderungen effizient zu erledigen, sind automatisierte Prozesse gefragt. Unternehmen sollten daher die Vorteile einer digitalisierten Buchhaltung sowie von KI-Lösungen für sich nutzen.

Automatisierungsfunktionen gestalten die Buchhaltung effizienter

Die Digitalisierung ist in deutschen Unternehmen ein stets präsenter werdendes Thema. Zwischen der theoretischen Digitalisierbarkeit von Arbeitsbereichen und dem tatsächlichen digitalen Wandel klafft in zahlreichen Betrieben jedoch eine große Lücke. So zeigt eine Untersuchung der Bundesnetzagentur, dass sich 80 Prozent der Aufgaben in Buchhaltung und Personalmanagement digitalisieren lassen. Diesen Rahmen schöpft ein Großteil der bis zum Februar 2023 befragten Unternehmen nicht aus.

Dabei gibt es inzwischen Softwarelösungen, die die Buchhaltung mithilfe zahlreicher Automatisierungsfunktionen erleichtern. So können Belege digital eingelesen, automatisch erfasst und verbucht werden. Das erspart den Mitarbeitern in der Rechnungsabteilung die manuelle Dateneingabe und -kontrolle, die Zeit kostet und zudem fehleranfällig ist.

Eine hochwertige Buchhaltungssoftware verfügt über Schnittstellen wie ELSTER, denn Umsatzsteuervoranmeldungen sowie Lohnsteueranmeldungen werden dadurch automatisch und zeitsparend erledigt. Neben der hohen Effizienz eröffnet die digitalisierte Buchhaltung Unternehmen die Chance, sich auf zukünftige Entwicklungen vorzubereiten. Eine davon tritt bereits am 1. Januar 2025 ein: die E-Rechnungspflicht.

Die elektronische Rechnung wird nach Beschluss von Bundestag und Bundesrat im B2B-Bereich verpflichtend. Sie bringt mehrere Vorteile mit sich, darunter die vereinfachte Rechnungsstellung sowie schnellere Durchlaufzeiten. Auch die Prozessqualität soll durch das automatische Erstellen und Validieren von Rechnungen verbessert werden.

E-Rechnungspflicht macht die Digitalisierung der Buchhaltung unerlässlich

Am 22. März 2024 wurde das Wachstumschancengesetz verabschiedet, das die Wirtschaft entlasten und Deutschland als Wirtschaftsstandort wieder attraktiver machen soll. Neben verbesserten Abschreibungsmöglichkeiten und steuerlichen Erleichterungen gehört die Einführung der E-Rechnung zu den geplanten Entlastungen. Sie ersetzt künftig die Papierrechnung als Standardrechnung, was für Unternehmen bedeutet, dass sie die Rechnungslegung und -verarbeitung spätestens ab Jahresbeginn 2025 digitalisieren müssen.

Ab diesem Zeitpunkt sind alle Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen zumindest empfangen zu können. Dabei gilt die PDF-Rechnung nicht als E-Rechnung, obwohl sie wie diese per E-Mail versandt wird. Stattdessen legte die Bundesregierung die im XML-Datenformat zu erstellende XRechnung als Standard fest. Auch andere Formate, die der EU-Norm 16931 entsprechen, darunter ZUGFeRD, sind zulässig.

Für das verpflichtende Versenden der E-Rechnungen räumt der Gesetzgeber eine Übergangsfrist bis Ende 2027 ein:

– Bis einschließlich 2026 dürfen alle Unternehmen weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen verschicken, sofern die Einwilligung des Empfängers vorliegt.

– Dieses Recht erstreckt sich für Betriebe mit einem Vorjahresumsatz von unter 800.000 Euro bis einschließlich 2027.

– Ab 2028 müssen Rechnungen für inländische B2B-Umsätze zwingend als XRechnung oder einem äquivalenten Format versendet werden.

Eine Ausnahme von der E-Rechnungspflicht gilt für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Sie dürfen weiterhin als „sonstige Rechnung“ – also als Papier-, PDF- oder JPG-Rechnung – übermittelt werden.

Der Einfluss von künstlicher Intelligenz auf das Rechnungswesen

Die E-Rechnung wird in einem maschinenlesbaren Datenformat verfasst und eignet sich nicht für die Sichtprüfung. In den meisten Buchhaltungsprogrammen lässt sie sich jedoch wie eine gewöhnliche Rechnung schreiben, während im Hintergrund das XML-Format erzeugt und an die PDF-Datei angehängt wird. Für den reibungslosen Übertrag ins Format XRechnung wird mit künstlicher Intelligenz gearbeitet, die im Rechnungswesen zukünftig immer relevanter wird.

KI-basierte Buchhaltungssysteme sparen bei der Rechnungslegung und -verarbeitung Zeit und minimieren die Fehleranfälligkeit. Sie können zudem Daten analysieren, Muster erkennen und auf deren Basis Prognosen erstellen. Kommt es dabei zu Transaktionen, die stark von der identifizierten Norm abweichen, fungieren KI-Systeme als eine Art Sicherheitsnetz, denn sie blockieren entsprechende Buchungen bis zur Freigabe und können Unternehmen dadurch vor einem finanziellen Schaden bewahren.

Obwohl die künstliche Intelligenz die Buchhaltung effizienter und sicherer gestaltet, verläuft der Umstieg bislang schleppend. 2023 nutzten nur elf Prozent der deutschen Mittelstandsunternehmen eine KI-Lösung. Der Grund für diese Zurückhaltung könnte darin bestehen, dass die Vorteile eines KI-basierten Systems insbesondere im Rechnungswesen zu wenig bekannt sind. In anderen Bereichen wie dem Kundenservice sind KI-Systeme dagegen ein beliebter Standard. So setzen viele Unternehmen inzwischen Chatbots für den Kundenkontakt oder das Beschwerdemanagement ein.

KI gestaltet die Buchhaltung zeit- und kosteneffizient

Eine KI-basierte Buchhaltung zeichnet sich durch das selbstständige Lernen aus. Sie kann Buchungen auch unter veränderten Situationen auswerten und verarbeiten, wodurch weniger Personal gebunden wird. Aufgrund dieser Zeiteffizienz können auch kleine und mittelständische Unternehmen die Buchhaltung wieder in die eigenen Hände nehmen, statt sie wie bislang an andere Abteilungen oder Dienstleister zu übergeben. Zwar konnten sie durch das Outsourcen der Rechnungslegung und -verarbeitung ins Ausland bisher Geld einsparen; allerdings riskierten sie mit einem solchen Schritt fehlende Kontrolle – auch durch den Aufbau von Sprachbarrieren.

Mit der Hilfe einer KI-basierten Buchhaltungssoftware werden viele Aufgaben im Rechnungswesen unternehmensintern mit einem hohen Effizienzniveau erledigt. Durch die automatisierten Prozesse wird auch bei einem erhöhten Rechnungsaufkommen die Fehleranfälligkeit auf ein Minimum reduziert. Das senkt das Risiko für zeitaufwendig zu erstellende Storno- und Folgerechnungen sowie finanzielle Verluste.

Tipp: Um Buchungen zukünftig dezentral und manipulationssicher durchzuführen sowie leichter nachzuvollziehen, kann die Blockchain-Technologie in der Buchhaltung genutzt werden.