Blockaden und Risiken bei APM-Projekten vermeiden

Veralteten Legacy-Systeme bremsen nicht nur den Betrieb, sondern stellen ein Sicherheitsrisiko dar. Spätestens mit der europäischen NIS-2-Richtlinie, die seit Januar 2023 in Kraft ist, haben viele Unternehmen beschlossen, ihre alten Softwarelösungen genauer unter die Lupe zu nehmen.

Viele setzen auf Application Portfolio Management (APM). Eine Methode, die ihnen hilft, ihre Softwarelandschaft effektiv zu überwachen und notwendige Aktualisierungen durchzuführen. Es sorgt für Transparenz hinsichtlich aller eingesetzten Anwendungen, zeigt auf, welche Systeme weiterhin unterstützt werden und wo Handlungsbedarf besteht.  Doch auf dem Weg zur Umsetzung lauern Stolpersteine, die Unternehmen überwinden müssen.

Im Abteilungsdschungel

APM wird gern als reines IT-Projekt verstanden – dabei könnte es das gesamte Unternehmen stärken. Wenn es als rein technisches Thema behandelt wird, entstehen isolierte Silos, die den Gesamtüberblick blockieren. Häufig übernimmt die IT-Abteilung die Analyse, während andere Abteilungen nur wenig über das Potenzial wissen, das APM eröffnet. So entstehen unklare Zuständigkeiten und ein Flickenteppich aus fragmentierten Informationen.

Ein Erfolgsrezept ist, abteilungsübergreifend zu denken. Von Anfang an sollten Führungskräfte und Schlüsselpersonen aus verschiedenen Bereichen Teil des APM-Teams sein, um die Verantwortung auf mehrere Schultern zu verteilen. Ein gemeinsames APM-Dashboard, das alle Abteilungen einbezieht, sorgt für Transparenz und fördert das gegenseitige Verständnis. APM wird von Beginn an als gemeinsames Projekt wahrgenommen – ein wichtiger Schritt, um Silos aufzubrechen und klare Verantwortlichkeiten zu schaffen.

Wenn die Kultur nicht mitspielt

Doch Diversität bei der Teambesetzung ist nicht genug. Die verschiedenen Abteilungen müssen auch aktiv zusammenarbeiten, wenn Unternehmen die APM-Vorteile voll auszuschöpfen wollen. Oft arbeiten die einzelnen Teams allerdings in ihren gewohnten Strukturen weiter und erkennen nicht, dass ihr Erfolg eng mit der aktiven Mitwirkung aller Beteiligten verknüpft ist.

Hier hilft es, eine offene und verbindende Unternehmenskultur zu leben, die eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ermutigt. Regelmäßige Workshops und teamübergreifende Treffen unterstützen dabei, APM als gemeinsames Ziel zu verankern. Die Führungsebene sollte auch klarstellen, wie jede Abteilung von den Erkenntnissen profitiert und welchen Mehrwert das Monitoring hat.

Datenüberflutung

Eine zukunftsfähige IT-Landschaft erstreckt sich über Clouds, Container und hybride Systeme. Diese Komplexität führt zu einer massiven Datenflut, die schwer zu kontrollieren ist. Unterschiedliche Systeme und Plattformen erzeugen unzählige Datenströme und Abhängigkeiten, die eine Analyse und Priorisierung verkomplizieren.

Ein klar strukturierter Monitoring-Plan kann hier Abhilfe schaffen. Er sollte nur die wichtigsten Leistungsmetriken und Ziele umfassen. Cloud-basierte APM-Systeme, die skalieren und automatisieren, erleichtern das schnelle Filtern und Priorisieren der relevanten Daten. Zusätzlich helfen Machine-Learning-Algorithmen und KI-gestützte Analysetools, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und zu reagieren, bevor Probleme entstehen.

4. Fehlendes Wissen bremst

APM-Tools sind komplex, und ohne spezialisierte Kenntnisse fällt es schwer, ihre Möglichkeiten auszuschöpfen. Heute fehlt es Unternehmen an Fachkräften, die das technische Know-how mitbringen und auch die strategische Interpretation der Daten beherrschen. Ohne diese Expertise bleiben die erfassten Daten ungenutzt oder werden gar fehlinterpretiert.

Wer eine umfassende Schulungsstrategie verfolgt und externe Experten einbezieht, beschleunigt den Wissensaufbau. Manche Anbieter haben maßgeschneiderte Trainingseinheiten entwickelt und bringen mit ihrem Know-how sofort einsatzfähige Kompetenzen ins Unternehmen. Man kann aber auch das interne Wissen mit regelmäßigen APM-Workshops vertiefen. Mitarbeiter lernen das Datenpotenzial auszuschöpfen und Fehler zu vermeiden.

Fehlersuche ohne Ziel

Die Ursachenanalyse ist eine der größten Herausforderungen bei APM. Oft fehlt eine klare Vorgehensweise, und die Teams verlieren sich in langwieriger Fehlersuche. Zeitverlust ist die Folge. Außerdem verhindert sie, dass sich die IT-Abteilung auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren kann.

Automatisierte Tools für Root Cause Analysis und Predictive Monitoring sind hier Gold wert. Sie ermöglichen eine systematische Analyse von Ursachen und helfen, Leistungseinbrüche frühzeitig zu erkennen. Eine standardisierte Protokollierung sorgt zudem für Konsistenz und Klarheit, sodass Fehler schneller behoben und ihre Ursachen leichter analysiert werden können. Das Resultat: weniger Aufwand für die Fehlersuche und eine fokussierte Optimierung

APM-Daten und Geschäftsprozesse greifen nicht ineinander

APM produziert wertvolle Daten, doch diese in Geschäftsprozesse zu integrieren und darauf basierend konkrete Maßnahmen abzuleiten, ist oft schwerer als gedacht. Der Return of Investment (ROI) bleibt unsichtbar, und die Entscheidungsträger sehen die strategische Bedeutung der APM-Daten nicht klar genug.

In diesem Fall hilft ein Business-Capability-Modell. Durch eine klare ROI-Messung, die sowohl Einsparpotenziale als auch betriebliche Auswirkungen dokumentiert, lässt sich der Nutzen von APM zeigen und die Führungsebene stärker einbinden. Diese proaktive Datenkommunikation erreicht die Geschäftsführung und die operativen Abteilungen gleichermaßen– so dass alle verstehen, wie wertvoll APM als Werkzeug ist.

Fazit: Mit APM Transparenz schaffen

APM ist mehr als nur ein Monitoring-Tool – es kann zur Grundlage einer schlanken, leistungsstarken IT-Landschaft werden. Die dafür notwendigen Veränderungen sind jedoch oft tiefgreifender als erwartet: Wer den Ansatz einsetzen will, muss mit technischen und organisatorischen Hürden rechnen. Diese lassen sich nehmen – wenn man folgende drei Säulen beachtet: Teams vernetzen, Lernkultur schaffen und Daten strategisch integrieren. Beherzigen Unternehmen diese Schritte, laufen ihre APM-Projekte und das tun, was sie sollen: Ausmisten.

Jean-Marc Galler

ist Principal Consultant bei SoftwareOne.