Daten- und Content-Management-Systeme: Stillgelegte Lagerhäuser

Was einst als digitales Wissensarchiv gedacht war, wirkt heute wie ein stillgelegtes Lagerhaus: Inhalte stapeln sich unübersichtlich, Zugriffe sind umständlich, und moderne Technologien finden keinen Anschluss. Die entscheidende Frage ist längst nicht mehr, ob eine Modernisierung nötig ist – sondern wie sie gelingt, ohne das operative Gefüge zu gefährden.

Evolution statt Revolution

Viele Unternehmen scheuen sich vor der Modernisierung, weil sie einen vollständigen Austausch ihrer Systeme fürchten – eine Art “Big Bang”, der hohe Kosten verursacht, Risiken birgt und massive Umstellungen erfordert. Ein solcher Ansatz ist weder notwendig noch in vielen Fällen sinnvoll. Stattdessen setzen moderne Unternehmen auf eine iterative Transformation, die bestehende Systeme schrittweise erneuert und in eine zukunftsfähige Architektur überführt.

Dieser evolutionäre Ansatz reduziert nicht nur Risiken und Ausfallzeiten, sondern ermöglicht auch eine kontinuierliche Optimierung. Unternehmen können neue Technologien und Funktionen gezielt integrieren, testen und anpassen, ohne den laufenden Betrieb zu gefährden. Praxisbeispiele zeigen, dass Organisationen, die auf eine schrittweise Modernisierung setzen, Innovationen deutlich schneller umsetzen als mit einem radikalen Systemwechsel: So haben Twitter Ads durch diesen Ansatz innerhalb weniger Monate ihre Deployment-Geschwindigkeit um das Sechsfache gesteigert.

Strategische Weichenstellung: Wo anfangen?

Ein erfolgreicher Transformationsprozess beginnt mit einer fundierten Analyse. Unternehmen sollten sich zunächst folgende Fragen stellen: Welche Systeme sind geschäftskritisch? Wo existieren Redundanzen? Welche Prozesse können effizienter gestaltet werden? Ein systematisches Content-Audit hilft dabei, den Wert und die Nutzung bestehender Daten zu bewerten, sich von Altlasten zu trennen und klare Prioritäten für die Transformation zu setzen.

Zudem sollte die Modernisierung nicht als rein technisches Projekt betrachtet werden. Vielmehr geht es darum, Content-Management neu zu denken: weg von statischen Dokumentenspeichern hin zu dynamischen, KI-gestützten Plattformen, die Wissen vernetzen, Prozesse automatisieren und den Zugriff auf relevante Informationen erleichtern.

Technologische Basis: Modularisierung und Cloud-Integration

Die Zukunft gehört flexiblen, modularen Architekturen. Statt monolithische Systeme zu ersetzen, bietet ein API-first-Ansatz die Möglichkeit, bestehende Plattformen mit modernen Cloud-Services zu verknüpfen. Durch Containerisierung und Microservices lassen sich Legacy-Systeme in kleinere, unabhängige Module zerlegen, die flexibel weiterentwickelt und angepasst werden können.

Diese Architektur bringt mehrere Vorteile: Unternehmen bleiben betriebsfähig, während sie ihre Systeme schrittweise modernisieren. Gleichzeitig können sie neue Technologien – von KI-gestützter Automatisierung bis hin zu datengetriebenen Workflows – sukzessive integrieren und dadurch einen nachhaltigen Mehrwert schaffen.

KI als Schlüssel zur intelligenten Content-Nutzung

Moderne Content-Management-Systeme sollten mehr sein als passive Ablagen für Dokumente. Hier kommt künstliche Intelligenz ins Spiel: KI-gestützte Automatisierung kann helfen, Inhalte besser zu klassifizieren, Prozesse zu optimieren und Compliance-Anforderungen effizienter zu erfüllen.

Durch automatische Dokumentenerfassung, intelligente Workflows und semantische Suchfunktionen wird Content nicht nur archiviert, sondern aktiv genutzt. Besonders leistungsfähig sind dabei semantische Remapping-Techniken, die bestehende Inhalte harmonisieren und mit relevanten Metadaten anreichern. So entstehen nicht nur strukturierte und leicht auffindbare Informationen, sondern auch neue Möglichkeiten für datenbasierte Entscheidungsfindung und Geschäftsprozesse.

Interoperabilität als Schlüssel zur langfristigen Flexibilität

Eine der größten Herausforderungen bei der Modernisierung von Content-Systemen ist die Integration in bestehende IT-Ökosysteme. Unternehmen sollten daher auf offene, herstellerunabhängige Architekturen setzen, die eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Systemen ermöglichen. Plattformen wie die Hyland Content Innovation Cloud setzen auf offene Schnittstellen, um eine flexible Integration mit bestehenden ECM-, ERP- und CRM-Systemen zu gewährleisten.

Diese Offenheit sorgt nicht nur für Investitionssicherheit, sondern stellt sicher, dass Unternehmen neue Technologien schrittweise einführen können, ohne von einzelnen Anbietern abhängig zu werden. Hybride und Multi-Cloud-Modelle ermöglichen es zudem, sensible Daten bedarfsgerecht zu verwalten – sei es lokal für sicherheitskritische Informationen oder in der Cloud für hochdynamische Prozesse.

Change-Management: Die Menschen mitnehmen

Ein entscheidender Faktor für den Erfolg der Modernisierung ist das Change-Management. Technologische Neuerungen allein reichen nicht aus – es braucht eine Kultur der Akzeptanz und des kontinuierlichen Lernens. Mitarbeitende sollten frühzeitig in den Transformationsprozess eingebunden werden, sei es durch interaktive Schulungen, Gamification-Ansätze oder KI-gestützte Lernplattformen.

Ebenso wichtig ist eine transparente Kommunikation über die Vorteile der neuen Lösungen. Unternehmen, die ihre Teams aktiv einbinden, erzielen eine höhere Akzeptanz und nutzen das volle Potenzial der Modernisierung. Ein psychologisch sicheres Umfeld, in dem Fehler als Lernchance verstanden werden, fördert zudem die Bereitschaft, mit neuen Technologien zu experimentieren und deren Nutzen voll auszuschöpfen. Eine schrittweise Modernisierung gibt den Teams die Möglichkeit, sich an die Veränderung zu gewöhnen und beugt Überforderung und Abwehrhaltungen gegenüber einem radikalen technologischen Neubeginn vor.

Fazit: Flexibilität und Innovation als Erfolgsfaktor

Die Modernisierung von Content-Management-Systemen ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Unternehmen, die auf eine modulare, KI-gestützte und interoperable Architektur setzen, profitieren langfristig von mehr Agilität, Skalierbarkeit und geschäftlichem Mehrwert. Entscheidend ist nicht der große Umbruch, sondern die kontinuierliche Weiterentwicklung – eine Transformation, die Unternehmen fit für die Zukunft macht und ihnen ermöglicht, sich flexibel an neue Herausforderungen anzupassen.

Arsalan Minhas

ist Associate Vice President of Sales Engineering bei Hyland.