Kreisstadt Unna automatisiert IT-Prozesse mit UEM

Wenn sich das Client Management einer Kommunalverwaltung von dem in der freien Wirtschaft in einem unterscheidet, dann insbesondere durch die hohe Anzahl zu administrierender Softwareprogramme. Eine Kreisstadt wie Unna hat Fachabteilungen für alle möglichen Verwaltungsangelegenheiten, fast jede mit ihrem eigenen Fachverfahren. Über 600 Clients sind in Unna zu verwalten.

Angesichts dieser Vielfalt wird es zur Herausforderung, vernünftige Roll-Outs durchzuführen, das heißt Rechner permanent mit der passenden Software zu betanken und sie aktuell zu halten. Die seit der Pandemie gestiegene Zahl an Homeoffice-Arbeitsplätzen hat die Komplexität der Wartungsarbeiten noch einmal erhöht.

„Alle Rechner manuell upzudaten, ohne Automatisierung, wurde für uns zum immer höheren personellen Aufwand“, erklärt Michael Wiehage, IT- und Amtsleiter der Stadtverwaltung Unna. IT-Abteilungen der Kommunen befinden sich ohnehin im Wandel: Neben klassischen Aufgaben wie der Bereitstellung und Wartung von PCs, Softwareverteilung und Lizenzmanagement müssen sie Digitalisierungsprojekte voranbringen und sich mit Themen wie E-Akte, E-Rechnung und elektronischer Vorgangsbearbeitung beschäftigen.

ACMP Suite stellt einheitlichen IT-Betrieb sicher

Eine United Endpoint Management (UEM)-Lösung wird hier zum Helfer, der lästige Routinearbeiten abnimmt und automatisiert. Sie hilft, die IT-Administration zu vereinfachen und standardisierte Arbeitsplätze zu schaffen. Durch die zentrale Steuerung von Softwareverteilung, Sicherheits-Updates und Benutzerverwaltung stellt sie einen einheitlichen IT-Betrieb sicher. Das IT-Team aus Unna evaluierte mehrere Softwarehersteller und lud sie zur Vorstellung ein. „Mit den unterschiedlichen Clients auf dem Schreibtisch konnten diese dann zeigen, was sie draufhaben“, erzählt Wiehage.

Schon kurze Zeit nach Einführung der ACMP Suite von Aagon zeigte sich, welche Vereinfachung sie den Beschäftigten in der IT-Abteilung bringt. Allein dadurch, dass die Anzahl an Support-Anfragen deutlich zurückging – sie werden jetzt über ein Helpdesk-Modul kanalisiert. „Wir können uns nun viel besser auf strategische Aufgaben der IT konzentrieren und müssen uns nicht mehr um schlecht ausgerollte Clients kümmern“, so Michael Wiehage. 

Alle Funktionen unter einer Konsole

Im Alltag setzt die Kreisstadt Unna die UEM-Plattform sehr vielseitig ein. Angefangen mit dem klassischen Client Management, über das alle Clients und mittlerweile auch die Server ausgerollt werden, über das Asset- und Lizenzmanagement bis zu OS Deployment und CAWUM. Alle Funktionen befinden sich unter einer einheitlichen Oberfläche und können dort ideal miteinander verknüpft werden.

Das Client Management versorgt klassische Desktop-PCs ebenso wie Notebooks unterschiedlicher Hersteller und Konfiguration mit Software. Und dies höchst individualisiert und bereichsbezogen angesichts der großen Vielzahl von Fachanwendungen, die jeweils nur auf einigen Rechnern installiert sind. „Auf Knopfdruck können wir Templates für das Immobilienmanagement, den Bürgerservice oder jeder andere Abteilung ausrollen“, so Michael Wiehage begeistert.

Gefahr vor Über- oder Unterlizenzierung ist gebannt 

Mit dem Lizenzmanagement verschafft sich das Team einen Überblick über die Lizenzen der einzelnen Softwarehersteller und garantiert so, dass die Verwaltung weder unter- noch überlizenziert ist. „Natürlich bedeutet dies initial ein wenig Aufwand“, so der IT-Leiter. „Wenn man aber einmal dranbleibt und die Lizenzen einpflegt, ist es wirklich eine Riesenerleichterung, da Lizenzmanagement selbst ein sehr umfangreiches Thema ist. Der gesamte bisherige hohe Zeitaufwand, unsere Softwarelizenzen permanent zu überprüfen, fällt weg.“

Im Asset-Management-Modul sind alle Anlage- und Sachgüter der IT detailliert aufgelistet. Steht eine Inventur an, ist auf Knopfdruck abrufbar, wo sich welches Asset befindet. Die Laufzeiten der einzelnen Geräte werden getrackt, inklusive der Garantien für mögliche spätere Inanspruchnahmen. Niemand muss sich mehr durch Aktenordner wühlen, um herauszufinden, wann und wo ein Gerät seinerzeit erworben wurde. Die Übersicht über den Lebenszyklus der Assets hat zur Folge, dass die IT vorausschauender planen kann, wann neue Hard- oder Software angeschafft werden muss.

Ganze Chargen auf Knopfdruck verteilen

Windows-Updates verteilt die Unna-IT mittels CAWUM über gestaffelte Testringe. Alle Roll-outs und sonstigen Wartungsarbeiten lassen sich, sofern der Client im Netzwerk ist, remote erledigen. Nur neue Rechner müssen einmal initial in der IT aufgebaut und dort grundversorgt werden. „Ohne die ACMP Suite müsste jeder Kollege jeden Client komplett selbst betanken“, fasst Michael Wiehage die Vorteile der UEM-Lösung zusammen. „Jede Software, alle Netzwerklaufwerke für die User müssten wir händisch installieren. Dass wir nun ganze Chargen auf Knopfdruck verteilen können, spart uns mindestens zehn bis zwölf Stunden Arbeit im Monat, allein bei den Roll-outs.“

Besonders an Aagon schätzt die IT-Abteilung den Support. Dass sich in der ACMP Suite ganz unterschiedliche Funktionalitäten unterhalb einer Oberfläche verbergen, hat den Vorteil, dass sich Kunden nicht permanent mit verschiedenen Softwareherstellern auseinandersetzen müssen.

Weiterer großer Pluspunkt ist das Tempo der Bearbeitung. Michael Wiehage: „Gibt es mal Probleme, wird man in der Regel sofort zur passenden Fachkraft durchgestellt. Die Techniker wissen alle, wovon sie sprechen.“ Selbst wenn der erste Aagon-Experte nicht weiterkommt, meldet sich drei Stunden später die nächste Kollegin. Resultat: Der IT-Leiter kann sich nicht daran erinnern, dass irgendein Problem mal nicht schon am ersten Tag gelöst worden wäre.