7 Schritte zu besserem Information Governance

Es zeigt sich jedoch immer wieder, das Information Governance nicht nur unterschätzt wird, sondern oft stecken bleibt, weil es zu wenig Tragkraft im Unternehmen hat.

Hier sind 7 Schritte, die dazu führen, dass das Information Governance-Programm wahrgenommen und erfolgreicher werden kann.

1. Die Charta

Oft werden in den Beschreibungen einer Info Governance nur die Regeln und Pflichten festgehalten, nicht aber die Verantwortlichkeiten. Dies soll jetzt nachgeholt werden. Neben der Mitgliedschaft werden auch Entscheidungsbefugnisse festgelegt. Eine Charta vereint alle Stakeholder auf einen gemeinsamen Nenner und ist eine Referenz die bereits in Diskussionen und gemeinsamer Entscheidung erstellt wurde. Somit ist sie bereits der erste Schritt zu mehr Zusammenarbeit. Die Charta ist auch die Grundlage für alle weiteren Diskussionen und Entscheidungen. Sie ist jedoch nicht unveränderlich, sondern kann und muss den Gegebenheiten immer wieder angepasst werden.

2. Die “Kurzfassung”

Immer wieder kann man lange Vorträge zu dem Thema Information Governance hören, aber was ist die Kurzfassung. Der bekannte “Elevator Pitch”, den ich zwischen 2 Etagen im Aufzug geben kann? Fragen die hier zu beantworten sind:

•  Warum ist Information Governance wichtig für unser Unternehmen?
•  Wie zeigt sich dies im Governance Program?
•  Warum wird es (dieses Mal) wohl funktionieren?

3. Der Name

Wie das Information Governance Program genannt wird, ist entscheidend. Warum? Weil es subjektiv die Fantasie anregen und das Interesse der Mitarbeiter wecken kann. X-fache “ERP Governance Programme” oder das nennen von Hersteller im Rahmen einer Produkteinführung ist weder sinnvoll, noch führt es in den meisten Fällen zu einer erfolgreichen Einführung. Lassen Sie die geschäftlichen Ziele deutlich in dem Namen des Governance-Programmes zum Ausdruck kommen. “Kunde zuerst” oder “Informationen Vertrauen – Ziele erreichen”.

4. Die Akteure

Viele unternehmensweite Information Governance-Initiativen scheitern an den einzelnen Akteuren die ihre Rollen und Aufgaben innerhalb des Programmes nicht richtig verstehen oder ungenügend ausführen können… und manchmal auch wollen. Die Aufgabe ist keine Nebentätigkeit, die zusätzlich zum normalen Tagesgeschäft laufen kann. Es braucht Zeit und somit auch die Unterstützung von sowohl der Personalabteilung als auch der Geschäftsleitung. Die Aufgaben der einzelnen Teilnehmer sollte deshalb auch von der Personalabteilung in den Arbeitsbeschreibungen festgelegt und am Ende auch gemessen werden.

5. Der Bericht

Zu starten alleine reicht nicht. Um eine erfolgreiche und vor allem auch relevante Information Governance zu führen müssen regelmäßige Treffen stattfinden und der Austausch der Beteiligten muss die Relevanz immer wieder unterstreichen. Ein formaler Bericht, der auf die Bedürfnisse der einzelnen Zielgruppen zugeschnitten ist. Ein Dashboard könnte zum Beispiel dabei helfen, einzelne Teile des Information Governance kontinuierlich sichtbar zu machen. Das Hervorheben von Mitarbeiter-Erfolgen motiviert dabei an der Initiative stärker teilzunehmen. Man sollte auch immer wieder sowohl das Format als auch den Inhalt der Berichte mit den einzelnen Verantwortlichen abstimmen, sodass die Relevanz auch nach dem ersten Bericht erhalten bleibt.

6. Der Erfolg

Während der Bericht den Ist-Zustand beschreibt, soll dieser Schritt dazu führen die Resultate von Information Governance in ein geschäftliches Umfeld zu setzen und ihren Beitrag zum Erfolg des Unternehmens sichtbar zu machen. Hierfür ist es nötig erst einmal den alten Zustand zu kennen und dann anhand von erzielten Erfolgen die Veränderungen auf zu zeigen. Jedoch seien Sie dabei vorsichtig. Schauen Sie sich die Interessen der einzelnen Abteilungen an. Bedienen Sie diese Abteilungen mit Daten die relevant sind, der Vertrieb und der Kundendienst haben unterschiedliche Methoden den Erfolg ihrer Abteilungen zu messen. Beide profitieren von besseren und vertrauenswürdigeren Informationen, die einen zählen aber Umsatz und Marge, die anderen Kundenzufriedenheit. Liefern Sie transparent die Teile, die notwendig sind. – reproduzierbar und dauerhaft!

7. Vermarkten

Information Governance ist nicht etwas das jeden interessiert (leider), sodass Sie hier an eine wirkliche Vermarktung gearbeitet werden muss. Welche Kommunikation funktioniert im Unternehmen, welche Zielgruppen gibt es und über welche Kanäle sind diese zu erreichen? Denken Sie dabei auch an die 6 Schritte die Sie bereits umgesetzt haben. Erzählen Sie eine Geschichte, der es sich lohnt zu zuhören. Stellen Sie das Programm auf firmeninternen Veranstaltung vor, bieten Sie Schulungen an, bauen Sie ein soziales Netzwerk zur weiteren Kommunikation auf, damit das Programm auch in der Umsetzung und Verbreitung den Stellenwert bekommt, den es braucht um erfolgreich zu sein.

Diese 7 Schritte ersetzen nicht eine gründliche Information Governance, sondern sollen sie um einige Erfolgsfaktoren erweitern, die es möglich machen, Information Governance auch wirklich umzusetzen. Welche anderen Faktoren, welche Tipps und Tricks haben Sie für sich und ihr Unternehmen entdeckt?