Kyocera bringt Workflow Manager zur Prozessoptimierung

Die Suche nach Informationen nimmt in vielen Unternehmen nach wie vor noch reichlich Zeit in Anspruch. Die Digitalisierung von papierbasierten Prozessen ist hier ein erster Schritt, um die Effizienz einzelner Abteilungen sowie des gesamten Unternehmens zu erhöhen, wie eine aktuelle Studie “Digitales Arbeiten” vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation und Kyocera Document Solutions Deutschland, ergeben hat.

Um gerade kleine und mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung von dokumentenbasierten Unternehmensprozessen zu unterstützten, bietet Kyocera ab sofort Workflow-Lösungen, die sich leicht in den Arbeitsalltag integrieren lassen sollen und dem Unternehmen zufolge keine aufwändigen Anpassungen erfordern. Die Workflows setzen dazu auf einer zentralen Informationsplattform, dem Kyocera Workflow Manager, auf.

“Der Kyocera Workflow Manager ermöglicht das einfache Managen von Informations- und Dokumentenprozessen in einem Unternehmen, in dem papierbasierte Abläufe digitalisiert werden. Damit wird ein schneller Zugriff auf alle Dokumente ebenso gewährleistet wie eine bessere Verfügbarkeit”, erklärt Ralph Rotmann, Business Development Manager DMS/ECM bei Kyocera Document Solutions Deutschland.

Dem Hersteller zufolge ermöglicht es der Workflow Manager, eine revisionssichere Archivierung einzurichten udn unterstützt die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben und Compliance-Richtlinien. Außerdem ist für Ende des Jahres die ortsunabhängige Verfügbarkeit aller Dokumente auch auf mobilen Endgeräten geplant.

Kyocera stellt in einem ersten Schritt vier Module bereit. Es handelt sich dabei um den Kyocera Workflow Manager PM, der laut Hersteller die Verwaltung von Lieferanten und Lieferantenrechnungen beschleunigt und so eine bessere Skonto-Nutzung ermöglicht. Der Kyocera Workflow Manager CM soll die Vertragserstellung sowie den Freigabeprozess vereinfachen. Mit dem Kyocera Workflow Manager HR respektive dem Kyocera Workflow Manager SD schließlich bietet das Unternehmen eine Lösung für digitale Personal- beziehungsweise Kundenakten.

“Die vier Module lassen sich entweder zusammen oder unabhängig voneinander nutzen. Der Vorteil liegt in der Skalierbarkeit des Kyocera Workflow Managers. Dieser setzt auf der nscale-Plattform unseres Schwesterunternehmens Ceyoniq auf, so lassen sich auch später weitere Module ergänzen sowie komplexe, auf die jeweiligen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmte, Workflows abbilden”, ergänzt Rotmann. Kyocera hatte die in Bielefeld ansässige Ceyoniq-Gruppe im September 2015 übernommen.