Was den ROI der Automatisierung ausbremst

Dem Bericht “Stand der Prozessorchestrierung” von Camunda zufolge, sagen 96 Prozent der Befragten, dass die Automatisierung bei der digitalen Transformation eine entscheidende Rolle spielt. Trotz stetig wachsender Investitionen ist der Automatisierungsgrad im Vergleich zum letzten Jahr insgesamt jedoch leicht gesunken. Woran liegt das? Wie können Teams sicherstellen, dass sich ihre Investitionen in die Automatisierung auszahlen?

Automatisierung wird als Projekt und nicht als Strategie betrachtet

Viele Teams betrachten Automatisierung als eine Reihe von isolierten Projekten. Bei diesem Ansatz liegt der Schwerpunkt darauf, unmittelbare Probleme oder Ineffizienzen zu erkennen und bei Bedarf schnelle Lösungen zu finden. So werden beispielsweise RPA-Bots eingesetzt, um bestimmte, einfache Aufgaben zu automatisieren. Dadurch entstehen oft unbeabsichtigt weitere betriebliche Silos in Form von Insellösungen, die über verschiedene Teams verteilt sind, die eine End-to-End-Automatisierung erschweren. Den Organisationen fehlt eine kohärente Strategie und sie sind praktisch nicht in der Lage, diese punktuellen Automatisierungen sinnvoll miteinander zu verbinden.

Im Gegensatz dazu kann eine strategische Vision für die Automatisierung zu mehr Erfolg in großem Maßstab führen. Ein ganzheitlicher, durchgängiger Automatisierungsansatz verbindet manuelle Arbeitsabläufe nahtlos mit automatisierten Prozessen und orchestriert effektiv Prozesse, die eine Vielzahl von Endpunkten umfassen. Eine Studie von Deloitte hat ergeben, dass 92 Prozent der Unternehmen mit fortschrittlicher Automatisierung End-to-End-Lösungen jetzt als Teil ihrer Strategie einsetzen oder planen, dies innerhalb der nächsten drei Jahre zu tun.

Darüber hinaus richten strategische Teams ihre Automatisierungsprojekte an wichtigen Kennzahlen aus und behalten das große Ganze im Blick. Bei der Bewertung des Erfolgs geht es nicht nur um die Effizienz des Prozesses selbst, sondern auch um den greifbaren geschäftlichen Wert, den er dem Unternehmen stiftet. Stellen Sie sich ein Versicherungsunternehmen vor, das die Effizienz seiner Schadenbearbeitung verbessern möchte. Während Geschwindigkeit zweifellos ein entscheidender Aspekt ist, könnte ein geschäftsorientierter Kennwert, der auf dieses Ziel ausgerichtet ist, die Reduzierung der Kundenabwanderungsraten beinhalten. Wenn man sowohl die Geschwindigkeit als auch die damit verbundene Fluktuation misst, ist es einfacher, den positiven Effekt der Automatisierung auf den Geschäftserfolg zu verstehen.

Organisationen fehlt ein effektives Center of Excellence

Einige Unternehmen sind nicht in der Lage, Automatisierung effektiv zu skalieren, weil sie kein Center of Excellence (CoE) haben, das gezielt Projekte zur Prozessautomatisierung „in die Hand nimmt“, beschleunigt und in der Lage ist, die Vorteile der Automatisierung im Laufe der Zeit zu skalieren. Andere haben vielleicht ein traditionelles, aber unflexibles CoE-Modell, bei dem ein einziges Team die Verantwortung für die gesamte Automatisierungsplanung und -implementierung im ganzen Unternehmen übernimmt.

In einem modernen, dezentralisierten CoE-Framework hingegen liegt der Schwerpunkt auf der Befähigung von Teams, maximalen Erfolg zu erzielen und die Einführung von Automatisierung im gesamten Unternehmen zu fördern. Hier sind einige Beispiele dafür, wie ein dezentrales CoE die Automatisierung beschleunigt:

1. Lösungsbereitstellung
   Das CoE kann Automatisierungsprojekte priorisieren, mit Anwender:innen zusammenarbeiten oder externe Partner mit der Leitung verschiedener Projekte beauftragen. Beispielsweise könnte das CoE-Teams während der anfänglichen Einrichtungsphase beraten, Learnings teilen, wertvolles Feedback geben oder bei der Bewertung von KPIs im Hinblick auf eine kontinuierliche Verbesserung behilflich sein.
2. Technologie-Implementierung
   Das CoE spielt eine zentrale Rolle bei der Bewertung von Tools für den gesamten Lebenszyklus der Prozessautomatisierung, einschließlich der Entscheidung, welche Tools in den Technologie-Stack für Hyperautomation integriert werden sollen. Das Team entscheidet auch, welches technische Betriebsmodell eingesetzt wird und trifft Entscheidungen über die Softwarearchitektur. Um eine effizientere Skalierung zu erreichen, kann das CoE wiederverwendbare Komponenten und Bibliotheken für die unternehmensweite Nutzung durch verschiedene Teams bereitstellen.
3. Enablement und Kommunikation
   Enablement umfasst u.a. das Definieren der benötigten Fähigkeiten, einschließlich dem Ermitteln von Kenntnislücken. Außerdem fallen darunter das Aufbauen der entsprechenden Automatisierungskenntnisse im Unternehmen und das Erstellen von Best Practices. Das CoE sollte seine Erfolge sowohl intern als auch extern kommunizieren, um sicherzustellen, dass Business Stakeholder wissen, welche Möglichkeiten vorhanden sind, um die Automatisierungsquote im gesamten Unternehmen zu steigern.

Prozesse sind im Hinblick auf die derzeitigen Ansätze zu komplex

An den meisten Prozessen sind eine Vielzahl von Endpunkten beteiligt — darunter Menschen, Systeme und Geräte. Tatsächlich sagen 60 Prozent der Befragten im Bericht “Stand der Prozessautomatisierung”, dass 26 oder mehr Endpunkte in einen Prozess eingebunden werden müssen, um ihn zu automatisieren. Viele Teams kämpfen mit Legacy-Systemen oder mit Prozessen, die auch manuelle Eingriffe erfordern, was die Sache nur noch komplizierter macht.

Nicht nur die Vielfalt der Endpunkte eines Prozesses trägt zu seiner Komplexität bei. Manchmal folgt der Prozess selbst einer komplexen Logik. So müssen beispielsweise mehrere Schritte parallel ausgeführt werden, oder ein Prozess muss nach einer bestimmten Zeit eskaliert werden.

Einige Teams haben möglicherweise nicht die richtigen Technologien, um derart komplexe Prozesse zu unterstützen. Oder sie haben keinen vollständigen Überblick darüber, wie ihre Prozesse über verschiedene Endpunkte hinweg ablaufen. Um diese Probleme zu lösen, müssen sie Prozesse von Anfang bis Ende orchestrieren. Ziel ist es, Prozess-Silos zu vermeiden, die durch isolierte, lokale Automatisierungsprojekte entstehen. Ein strategischer Orchestrierungsansatz hilft Unternehmen, störungsfreie Automatisierung zu erreichen, selbst wenn es um die komplexesten Prozesse geht.

Zusammengefasst: Es muss nicht schwierig sein, Automatisierung im Unternehmen zu skalieren. Das Geheimnis liegt darin, Automatisierung nicht als einzelne, voneinander losgelöste Projekte zu betrachten, sondern als eine umfassende Strategie. Erfolgreiche Teams wissen, wie sie den Erfolg messen, und sorgen dafür, dass alle im Unternehmen in der Lage sind, Automatisierung effektiv einzusetzen. Außerdem haben sie erkannt, dass komplexe Prozesse mit vielen Endpunkten mit Hilfe von Prozessorchestrierung besser geplant, ausgeführt und verbessert werden können. Auf diese Weise entfalten Unternehmen das ganze Potenzial der Automatisierung, um ihre digitale Transformation anzukurbeln.

Jakob Freund

ist Co-Gründer und CEO von Camunda.