Gut vorbereitet in die E-Rechnungspflicht

Gerade einmal noch drei Monate hin sind es, dann gilt in Deutschland die E-Rechnungs-Pflicht im B2B (ab 1.1.2025). Spätestens jetzt sollten sich Unternehmen strukturiert darauf vorbereiten, denn in der Verpflichtung zur elektronischen Rechnung steckt für sie zugleich viel Potenzial, die eigenen Prozesse zu prüfen und weiter zu optimieren.

Zukünftig werden Rechnungen in einem technischen Format (XML im Wesentlichen) über E-Netzwerkportale oder gleich über die Finanzbehörden an ihre Empfänger übermittelt. Dort wird dann die Umsatzsteuer direkt mit dem Rechnungsversand vorangemeldet (Continous Transaction Control-Modell).

Diese Vorgehensweise wird von Softwarelösungen, wie sie die xSuite Group entwickelt, unterstützt. Der Softwarehersteller aus Ahrensburg schlägt für die Umsetzung eines E-Rechnungsprojektes ein mehrstufiges Vorgehen vor, das aus sechs Schritten besteht:

1 Vorbereitung und Planung

An erster Stelle steht die Bildung eines Projektteams, das alle thematisch betroffenen Fachbereiche einschließt – also solche, die mit dem Rechnungsempfang und Rechnungsversand beschäftigt sind – sowie IT-Abteilung und Fachkräfte für (Steuer-)Recht.

In dieser Phase sind die rechtlichen Anforderungen zu prüfen, ferner die aktuelle Strukturierung des Rechnungsein- und -ausgangsprozesses, die dabei entstehenden Kosten und ob bereits Software für die Rechnungsprozesse im Einsatz ist. Auch die Höhe des Automatisierungsgrads spielt eine Rolle: Sind die laufenden Systeme technisch noch auf der Höhe, ist der Einsatz von Third-Party-Software möglich? Und wie sieht es mit der Fähigkeit der eigenen Lieferanten und Rechnungsempfänger aus, E-Rechnungen bereits versenden oder empfangen zu können (Kreditoren-Debitoren-Analyse)?

2 Analyse des Ist-Zustandes

Danach ist der Ist-Zustand auszuwerten. Lässt sich der Ein- und Ausgangsprozess noch optimieren, wo können durch die E-Rechnung Kosten eingespart werden? Was lässt sich durch die Verlagerung von Input/Output-Management-Anwendungen in die Cloud sparen? Wichtig ist auch eine Debitoren-/Kreditorenstrategie. Kunden müssen überzeugt werden, E-Rechnungen zu empfangen, Lieferanten, sie zu senden. Vielleicht gibt es auch schon welche, die vor Ablauf der Übergangsfrist komplett umgestiegen sind oder umsteigen können? Liegen alle Informationen vor, lässt sich bereits ein erster Return-on-Invest der E-Rechnungslösung abschätzen. BearingPoint zufolge liegt dieser geschätzt unter sechs Monaten.

3 Auswahl des Softwareanbieters

Mit Hilfe eines Anforderungskatalogs, der die Analyseergebnisse sowie weitere Projektinformationen enthält, wird der passende Softwarehersteller für Rechnungsversand, -annahme und -verarbeitung ermittelt. Der Katalog gibt auch Auskunft darüber, welche Länder, Portale und Formate benötigt und welche (ERP-)Systeme bedient werden müssen, wie die Systemarchitektur auszusehen hat und welche Business-Features benötigt werden. Sehr wichtig ist dabei auch das Landes-, Format- und Netzwerkportfolio des Anbieters und wie er dieses an Systeme anbindet. Im Grunde sollte ein E-Rechnungsprojekt ein rein technisch/rechtliches Projekt sein, bei dem lediglich ein einzelner Input-/Output Channel zusätzlich zu den bestehenden bereitgestellt wird und so das benötigte Portfolio abdeckt.

4 Projektplanung

Ein E-Rechnungs-Einführungsprojekt bringt ein nicht zu unterschätzendes Change Management mit sich, daher ist internes Projektmarketing erforderlich. Das Projektteam wird in dieser Phase crossfunktional erweitert, denn das Vorhaben muss intern kommuniziert und weitere individuelle Anforderungen müssen eingeholt werden. Das Vorhaben startet offiziell mit einer Kick-off-Veranstaltung, Kommunikationspläne und Verantwortlichkeiten werden hier festgelegt.

5 Projektumsetzung

Die neu eingeführte Lösung für Inbound- und Outbound-Prozesse geht schließlich in enger Abstimmung mit allen intern beteiligten Bereichen in den Betrieb.

Bei xSuite heißt diese Lösung „xSuite electronic Document Network Adapter“ (xSuite eDNA) und läuft vollständig in der Cloud. Lange Implementierungszeiten mit einem Capture-Prozess, der aufgesetzt und trainiert werden muss, sind hier passé. Im Prinzip ist es lediglich ein Zusammenstecken der Cloud-Lösung mit dem im Unternehmen eingesetzten ERP (SAP)-System. Rechnungen laufen dabei künftig über ein Netzwerk, derzeit vorwiegend Peppol (in Europa), und landen in der Rechnungsplattform xSuite eDNA. Diese formt aus den heterogenen Eingangsdokumenten ein einheitliches Format, das der nachfolgende Rechnungseingangsworkflow nahtlos übernehmen kann.

Eine Validierung ist technisch gesehen nicht erforderlich, auch das erledigt der Adapter. Für die debitorischen Vorgänge übernimmt eDNA den „Druck“ der Ausgangsrechnungen, in dem aus den angelieferten Rechnungsdaten eine rechtsgültige Rechnung erstellt wird. Diese verschickt der Adapter dann über das Netzwerk der Wahl (Portale, Finanzbehörden, perspektivisch auch per E-Mail) an den Empfänger und spielt sie gleichzeitig zurück an die Buchhaltung zur Archivierung.

6 Produktivphase

Im konkreten Betrieb wird dann geprüft, ob weitere Software-Funktionen notwendig sind, zum Beispiel für die Verarbeitung neuer Formate, oder ob Produktneuerungen verfügbar sind. Treten Fehler auf, werden diese dem Dienstleister ohne Zeitverzögerung gemeldet.

Schlussbemerkung

Die E-Rechnung spielt in Deutschland zukünftig eine wichtige Rolle und Unternehmen müssen sich darauf einstellen. Mit einer E-Rechnungs-Pflicht für B2B und B2G gleichermaßen ist ein planvolles Vorgehen gefragt, denn IT- und Rechtsabteilungen stehen damit vor neuen Herausforderungen. Der Blick sollte sich jedoch vor allem auf die Chancen richten, die damit verbunden sind: nämlich auf Prozessoptimierung, Aufwandsminimierung und Qualitätssteigerung.