Always on: Arbeiten nach dem CCC-Prinzip

Unsere Zeit ist wie keine andere zuvor von der Höher-Schneller-Weiter-Philosophie durchdrungen. Globalisierung und Digitalisierung sind die großen Treiber. Ihnen können wir uns im Privaten kaum entziehen – und in der Unternehmenswelt erst recht nicht: globaler Wettbewerb, schnelle Innovations- und Produktzyklen und Marketing in Echtzeit über alle digitalen Kanäle hinweg.

Längst hat der Image-Kampf der Marken um Kunden, Partner und Mitarbeiter die analoge Realität verlassen. Er wird im Internet ausgetragen, wo er das rasante Tempo der Zukunft diktiert. Und diese wird virtuell, vernetzt, mobil und “always on”. Da deutsche Unternehmen immer mehr ihre offenen Stellen nicht besetzen können, stehen bei ihnen das Management und Recruiting von neuen Mitarbeitern ganz oben auf der Agenda. Beides gilt es aus vielerlei Perspektiven zu hinterfragen.

Keine leeren Versprechen

Kaum Pausen, wenig Zeit, hohes Tempo: Viele Beschäftigte in Deutschland setzen einer neuen Studie der Bertelsmann-Stiftung und der Krankenkasse Barmer GEK zufolge im Job ihre Gesundheit aufs Spiel. Dabei müsste bei aller arbeitsrechtlichen Aufgeklärtheit eigentlich längst nicht mehr wiederholt werden, wie leistungsfördernd gute Lebensqualität ist.

Und dass diese eben einen beträchtlichen Teil ausmacht, wenn es um unternehmerisches Wachstum geht und darum, neue Wege zu beschreiten. Der Deal von maximaler Produktivität gegen maximale Lebensqualität zwischen Arbeitnehmer (“Ich Arbeitnehmer biete meine Leistung an”) und Arbeitgeber (“Und dafür gebe ich Arbeitgeber dir vernünftige Tools zur Hand, die deine Arbeit so einfach und flexibel wie möglich machen”) stellt eine klassische Win-Win-Situation für beide Parteien dar.

Nur stellt sich die Frage, wie sich beides im stressigen Berufsalltag miteinander in Einklang bringen lässt, damit das Thema Lebensqualität mehr ist als nur ein leeres Versprechen. Aus technologischer Sicht muss man festhalten: Ohne die Cloud und clevere Collaboration-Tools kommt kein Unternehmen im 21. Jahrhundert aus. Sie fördern standortunabhängige Zusammenarbeit und unkomplizierten Wissenstransfer. In Zukunft geht Arbeiten nach dem CCC-Prinzip: Wir müssen Büro- und Arbeitsräume immer mehr als “Co-Working-Center” verstehen, in denen der moderne Cloud-Worker mit Collaboration-Tools arbeitet:

• C wie Co-Working-Center
  HR, IT und Management müssen der neuen Realität der agilen Arbeitswelt ins Auge sehen und das Verständnis von Arbeitsplätzen und -kräften umdenken. Denn eins ist klar: Menschen bewohnen ihre Büros nicht länger. Umfragen zeigen, dass in einem durchschnittlichen Unternehmen nie mehr als 50 Prozent der Schreibtische gleichzeitig besetzt sind. Demzufolge ist in agilen Organisationen ein neuer Ansatz notwendig, der Teams und Aufgaben in den Mittelpunkt stellt. Normale Projektverläufe müssen genauso abgebildet werden können wie Projektspitzen oder individuelle Aufgaben. Dass das Konzept des “Activity Based Working” funktioniert, zeigen bereits zahlreiche innovative Beispiele aus der Wirtschaft.
• C wie Collaboration
  Laut einer Studie von AIIM ist der Faktor Kollaboration für eine klare Mehrheit von 63 Prozent der Unternehmen entscheidend für den Erfolg, da sie mit motivierten Mitarbeitern, gestrafften Workflows und einem zentralen Wissenspool belohnt werden. Die Crux: Interne wie externe Kollaboration gestalten sich heute noch nicht optimal. Denn auf Mitarbeiterseite geben 50 Prozent an, dass es in ihrem Unternehmen große Defizite bei der technischen Unterstützung von interner Zusammenarbeit gibt. Auf externer Seite sind es sogar 71 Prozent. Dabei ist für über 70 Prozent das Teilen von Dokumenten und anderem Content die wichtigste Maßnahme zur Verbesserung der Zusammenarbeit. In einer weltweiten Umfrage von Sharp unter 715 IT-Profis spiegelt sich die zunehmende Mobilität der Arbeitnehmer wider: Für 67 Prozent ist es enorm wichtig von unterwegs zu arbeiten. 75 Prozent wollen deshalb von jedem Gerät aus auf Collaboration-Tools zugreifen. Nur können sie das noch nicht. Mit Ankunft der vielbeschworenen Generation Y und in paar Jahren der Generation Z wird dieser Bedarf noch zunehmen!
• C wie Cloud
  Bei der Entwicklung neuer Arbeitsplatzkonzepte ist Technologie einer der wichtigsten Aspekte, den kein Unternehmen ausblenden kann. Denn hier werden Fragen gelöst wie “Wie kann man neue Arbeitsplatzkonzepte realisieren?” oder “Wie kann ein dezentrales Team synchron zusammenarbeiten?”. Unternehmen müssen ihre Infrastruktur virtualisieren und ihre Prozesse von alten Strukturen lösen. Die Popularität der Cloud hat schon jetzt tiefgreifende Auswirkungen auf die Zusammenarbeit. On Premise-Systeme wandeln sich langfristig zu Cloud-basierten Collaboration-Systemen, in denen Anwendungen “as a Service” genau dann abgerufen werden, wenn sie benötigt werden.

Wiederkehrende Anforderungen an die IT durch Millenials, die bis 2020 etwa 50 Prozent der Arbeitskräfte ausmachen, sind:

1. Verfügbarkeit: im Büro, zu Hause, unterwegs, jederzeit. Keine USB-Sticks, keine externe Festplatten, kein “sich selbst Files mailen, um sie aus der Mailbox zu bearbeiten”.
2. Device-unabhängiger Zugriff: PC/Laptop und Mobile Devices. Der Trend zu Bring Your Own Device bringt zudem ein Potpourri aus Betriebssystemen mit sich: Windows, iOS, Android, Blackberry.
3. Performance & Speed: kein langwieriger Up- und Download, kein Zerteilen von Dateien, um sie per E-Mail verschicken zu können. Millenials und Digital Natives haben sehr geringe Geduld diesbezüglich. True Realtime ist der Anspruch.
4. User Experience: intuitive Bedienbarkeit auf allen Ebenen. Millenials & Digital Natives stellen die gleichen Anforderungen an Enterprise Applications wie an Consumer Apps, aber auch ältere Arbeitnehmer müssen sie sehr einfach nutzen können. Hohe Nutzerfreundlichkeit und Einfachheit sind die Schlüssel für einen flächendeckenden Rollout.
5. User-Empowerment: zunehmend den Nutzer entscheiden lassen, wer Zugriff auf seine Daten hat und nicht etwa durch eine zentrale IT oder zentrale Berechtigungskonzepte etc.
6. Collaboration: Vereinfachung der Zusammenarbeit rund um Dateien.

Einfachheit und Performance über alle Plattformen hinweg sind das Erfolgsrezept für eine hohe Adoption durch die Nutzer und schließlich gesteigerter Mitarbeiter-Produktivität sowie einer Reduzierung der Infrastrukturkosten. Interne Kollaboration, die mithilfe einer problemlos im Hintergrund funktionierenden IT realisiert wird, ist dabei ein ausschlaggebender Faktor, wie sich der Arbeitsplatz der Zukunft auch in die Tat umsetzen lässt. Denn schließlich können Menschen, die in gestrigen Arbeitsstrukturen feststecken, nicht die Welt von morgen gestalten. Schreibtische voller Papier, feste PC-Arbeitsplätze und langsame Server können visionäre Ideen nicht fördern. Und wer, wenn nicht wir Leute in der IT-Branche, in der der Maßstab das bessere und schnellere Produkt von morgen ist, sollte dies besser nachvollziehen können?