Braucht ein Unternehmen überhaupt noch ein Intranet?

In vielen Unternehmen – auch bei meinem Arbeitgeber – ist das Intranet als Informationsplattform über die Jahre gewachsen. Es ist die primäre Quelle für Informationen, von Vertriebsunterlagen bis zu Marketingmaterialien. Die Dienstwagenregelung kann ebenso nachgelesen werden wie die Presseclippings. Das Intranet-Portal ist zudem für den Mitarbeiter sein Zugang zu vielfältigen Diensten und Programmen, von der Spesenabrechnung über Reiseanträge, das Karriereportal mit Zielvereinbarungen bis hin zur Onlinebestellung von Visitenkarten oder die Konfiguration des Dienstwagens. Portaltechnologie in Kombination mit einem Redaktionssystem oder Web Content Management ist hervorragend dafür geeignet, diese verschiedenen Informationen und Services personalisiert den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Das Portal weiß, wer man ist, und bietet mir aufgrund meines Jobprofils, meiner Abteilungs- oder regionalen Zugehörigkeit mein persönliches Informationsangebot von der Speisekarte der örtlichen Kantine bis zu den abteilungsspezifischen Arbeitsanweisungen.

Ein mit solchen Technologien aufgesetztes Intranet ist sicherlich schon ein Meilenstein in der Unternehmenskommunikation und -organisation. Doch wir stehen vor der nächsten Evolution des Intranets hin zum sozialen Intranet. Die bisherigen Systeme sind durch eine gewisse Schwerfälligkeit in der Aktualisierung und Erstellung von Inhalten gekennzeichnet. Web Content Management-Systeme arbeiten in der Regel mit Redaktions- und Freigabeprozessen, über die Seiten geändert oder neu erstellt werden. Solche Prozesse machen für die externe Internet-Präsenz viel Sinn, da dadurch eine Qualitätssicherung inhaltlicher und auch optischer Natur gesichert werden kann. Für die Bereitstellung vieler Informationen im Unternehmen sind die Freigabeprozesse aber suboptimal und zu schwerfällig. Hier sollte über den Einsatz von Social Software nachgedacht werden. Blogs und Wikis bieten die Chance, Inhalte durch Experten und Abteilungen selbst schnell, aktuell und unkompliziert einpflegen zu lassen und dies ist in vielen Fällen wichtiger, als die optisch durchgestylte, grammatikalisch voll korrekte Hochglanzseite.

Natürlich birgt Social Software auch Risiken. Ein Unternehmen “empowered” seine Mitarbeiter, Inhalte zu kreieren. Mitarbeiter werden dadurch auch in die Pflicht genommen, das zu tun. Jedoch gibt es genügen Beispiele, vom Kundendienst und seinem Supportwiki bis zur Produktdokumentation, wo genau dieses “Social Empowerment” Sinn macht. Für meinen Bereich in der IBM pflegen wir einen abteilungsspezifischen Wiki. Jede Fachfunktion – von Vertriebsleitung über Marketing bis Dienstleistung – ist verantwortlich, dort die jeweils aktuellen Informationen zeitnah einzupflegen. Natürlich klappt das auch nicht immer und es gibt ab und an freundliche Erinnerungen. Jedoch ist es gelungen, ein umfassendes Informationsangebot zu Social Business und Collaboration Solutions in Deutschland bereitzustellen. Neben diesem Nachschlagewerk auf Wiki-Basis gibt es noch eine deutsche Community. Dort werden wichtige Lesezeichen (Bookmarks) ebenso geteilt wie relevante Dateien und Präsentationen. Es wird gebloggt und in Foren werden aktuelle Themen diskutiert. Community und Wiki sind Teil des firmeninternen sozialen Netzwerks der IBM, einem Corporate Facebook auf Basis von IBM Connections. Im IBM Intranet wird sowohl Portal-, wie auch Social-Software-Technologie eingesetzt. Transaktionsorientierte Funktionen werden in hohem Maße über das Portal organisiert, wissens-, kommunikations- und informationszentrische Funktionen verlagern sich immer mehr hin zur Social Software.

Elizabeth Lupfer klassifziert in einem aktuellen Beitrag drei Intranet-Formen, das Content Intranet, das Social Intranet und das Hybrit Intranet, das – wie es der Name schon sagt – eine Mischform ist. Ich bin mir nicht sicher, ob die Unterscheidung zwischen Content und Social Intranet Sinn macht. Auch in einem Social Intranet ist die Qualität der Inhalte extrem wichtig. Dort kommt noch der Kommunikations-, Netzwerk- und vor allem Dialogaspekt sowie das Eigenengagement als wesentliches Differenzierungsmerkmal hinzu. Es mag sogar Einsatzszenarien geben, wo eine Social-Software-Plattform komplett ein Intranet abbildet. In den meisten Fällen wird es jedoch zur genannten Hybridform kommen, wo Portaltechnologien mit sozialen Technologien, Formular- und Transaktionsanwendungen sinnvoll kombiniert werden.

Mit moderner Portalen, Portlet- und Mashup-Technologie können soziale Funktionen heute ohne großen technischen Aufwand in Firmen- und Intranet-Portale integriert werden. Die Technologie hat sich hier deutlich weiterentwickelt. Auch Dion Hinchcliffe beschäftigt sich aktuell mit der Thematik und beschreibt in seinem Posting, dass und wie jetzige Intranets sozial werden müssen. In seinem Beitrag differenziert er drei Wege zum Social Intranet und visualisiert sie.

Unternehmen müssen sich mit dem Thema aus verschiedenen Gründen auseinandersetzen. Dies reicht vom Druck zu einer stärkeren internen Vernetzung mit entsprechendem Wissensaustausch und Wissensdokumentation über die neu angestellten Digital Natives, die die entsprechenden Technologien einfordern, hin zur Notwendigkeit, dass sich Mitarbeiter aus den vielfältigsten Unternehmensbereichen Social-Media-Kompetenzen aneignen müssen. Kundendienst und Vertrieb, Produktentwicklung, Marketing und Kommunikation und Management werden künftig immer mehr extern im Internet in sozialen Netzwerken über soziale Dienste kommunizieren müssen. Dort sind die Kunden und Interessenten. Dort wird über das Unternehmen gesprochen. Das unternehmensinterne Social Intranet ist eine, wenn nicht die Trainingsumgebung, in der die Mitarbeiter den Umgang mit sozialen Technologien lernen können. Am Social Intranet geht unter anderem deshalb kein Weg vorbei. Es ist die nächste Evolutionsstufe des Themas Intranet und mehr: Es bereitet auf Social Business vor, auf den grundlegenden Wandel in der Kommunikation und vor allem im Dialog mit und zum Kunden.