Digitaler Arbeitsplatz: Von den Konzernen zum gehobenen Mittelstand

Das Phänomen ist unter anderem aus dem Automobilbau bekannt: Über die Oberklassemodelle finden dort Neuerungen den Weg in die jeweils nächstgünstigeren Fahrzeugkategorien. Top-down. Diesem Ansatz folgend steht etwa die Zahl der Office-365-Implementierungen in den Unternehmen Deutschlands, die eben jenem gehobenen Mittelstand zuzurechnen sind. Dafür sprechen gute Gründe. Denn der sogenannte Evergreen-Ansatz, mit dem Microsoft Windows seit der Umstellung auf Version 10 quasi „as a Service“ vertreibt, bietet natürlich nicht nur dem Enterprise-Segment Vorteile.

Dazu ein kleiner Exkurs: Bisweilen ist noch gar nicht überall angekommen, wie fundamental die Unterschiede des führenden Betriebssystems im Vergleich zu seinen Vorgängern sind. „Immergrün“ ist ja zunächst ein Begriff aus der Pflanzenwelt, der jedoch metaphorisch für diesen Umbruch steht: Das Redmonder OS erhält keine Major Releases mehr, sondern wird – ganz dem Ansatz einer agilen bzw. fluiden Entwicklung folgend – kontinuierlich überarbeitet, erweitert und verbessert. Damit geht es eben nicht mehr nur um die Behebung von Fehlern durch Patches, sondern um zusätzliche, neue Funktionen. Die IT ist wie eine Pflanze immergrün, es muss nicht immer wieder neu ausgesät werden. Damit reicht der Mehrwert deutlich über „stets aktuell und verfügbar“ hinaus.

Evergreen für Arbeitsplätze

Diese relativ gesehen noch neue Herangehensweise wirkt sich selbstredend auf digitale Arbeitsplätze aus, die ja auch auf der Technologie dieses Ökosystems fußen. Sie bestehen natürlich aus deutlich mehr als etwa nur der Nutzung von Office 365 und reichen einerseits bis hin zu Dynamics 365, andererseits bis hin zu unterfütternden Azure-Technologien samt künstlicher Intelligenz. Der umfassende IT-Stack von Microsoft, der mit dem unter Satya Nadella eingeleiteten Strategieschwenk entstanden ist, profitiert demnach als Ganzes von den kontinuierlichen Verbesserungen. Kaizen aus der Cloud sozusagen. Doch wie auch bei diesem aus Japan stammenden methodischen Konzept gibt es unterschiedliche Formen der Interpretation. Und hier wird es spannend.

Gern wird Kaizen im europäischen Raum als reines Werkzeug des Qualitätsmanagements betrachtet. In Japan hingegen ist es eine regelrechte ganzheitliche und unternehmerisch auf Nachhaltigkeit zielende Philosophie, die auch funktionale Erweiterungen einschließt. Beim Blick auf die IT ist es so, dass die genannten fluiden Konzepte im Grunde genau diese japanische Exegese aufgreifen; dem gegenüber steht jedoch bei den hiesigen Unternehmen in der Regel (noch) eine Interpretation, die ausschließlich auf die Kostensenkungspotenziale schielt. Das schließt den digitalen Arbeitsplatz mit ein, und zwar sowohl auf Konzern- als auch auf Mittelstandsebene.

Die Frage nach dem Business Case

Damit deutet sich bereits an, was de facto auch Realität ist: Es gibt nicht immer im Voraus den einen Business Case für digitale Arbeitsplätze. Zielt ein Unternehmen nur auf die Senkung von Ausgaben, springt es sprichwörtlich zu kurz. Das soll natürlich nicht heißen, dass es die Implementierung eines Digital Workplace brotlose Kunst sein soll – im Gegenteil. Er befähigt Mitarbeiter*innen ja gerade dazu, über entsprechend aufbereitete und analysierte Informationen in einer personalisierten Infrastruktur besser zu arbeiten; und dank des neuen IT-Paradigmas kommen stetig neue Funktionen hinzu. Sei es die Entlastung durch die Automatisierung sich wiederholender Tätigkeit, das Erkennen von Zusammenhägen oder schlicht mehr Freiraum für Kreativität: Die weichen Faktoren machen einen nicht zu vernachlässigenden Teil des Unterschieds aus. Neue Geschäftsmodelle können nur entstehen, wenn die Menschen auch einen Kopf dafür haben.

Dennoch darf neben dieser Kür nicht vergessen werden, mit einem wachen Auge auch, aber nicht nur auf die simplen Einsparungspotentiale zu achten. Denn jenseits dieses Maximalerfolgs eines Digital Workplace – die Befähigung, durch Neues zusätzliche Umsätze zu erwirtschaften – gibt es Methoden und Techniken, um die Effizienz der Nutzung digitaler Arbeitsplätze zu messen. Und selbst wenn Kosten nicht das einzige Kriterium sind, verschenken sollte ein Unternehmen natürlich auch hier keine Potenziale. Konzepte wie Workplace Analytics haben sich hier in der Vergangenheit als sehr hilfreich für CIOs, CFOs und Personalbereiche sowie operative IT-Verantwortlichen erwiesen.

Beide Seiten der Medaille beachten

Als Fazit lässt sich folglich festhalten, dass Unternehmen beim Thema Digital Workplace nicht nur auf die Kostenvorteile achten sollen. Diese sind zweifelsohne realisierbar, und zur Erfolgsmessung gibt es auch entsprechende Instrumente. Dennoch liegt das große Potenzial in den zusätzlichen Mehrwerten. Diese Zusatznutzen lassen sich häufig bei zeitgleich niedrigeren Aufwänden realisieren. Ein Vorteil, der nicht nur „den Großen“ vorbehalten ist. Auch neue Technologien wie Bots zählen zu den inzwischen verstärkt gelebten Innovationen. Das erkennen mehr und mehr Unternehmen aus dem Mittelstand – eine aus heutiger Sicht weise Entscheidung.