Digitalisierung revolutioniert Zusammenarbeit

Der digitale Wandel kommt spürbar in den Unternehmen an. Firmen aller Branchen überprüfen und verändern ihre Geschäftsmodelle, um im Markt zu bestehen und der innovativen Konkurrenz zuvor zu kommen. Dabei entstehen neue Partnerschaften, gleichzeitig steigt aber auch der Wettbewerbsdruck. Um der Dynamik gewachsen zu sein, sollten Unternehmen auch ihre internen Prozesse beleuchten, denn verkrustete Strukturen und eine schwerfällige IT passen nicht mehr in die digitale Welt. Vielmehr entsteht der Bedarf nach flexiblen Applikationen, die mit diesem Tempo Schritt halten.

Das gilt auch für die verschiedenen Formen der Zusammenarbeit, die sich rasant verändern. Innovationen entstehen zunehmend in interdisziplinären und verteilten Teams, die in Projekten arbeiten. Geteiltes Wissen löst dabei das bisherige Silodenken ab, um Informationen übergreifend nutzen zu können. Produkte werden verstärkt mit agilen Methoden entwickelt, um schneller auf veränderte Anforderungen der Kunden zu reagieren. Starre Hierarchien könnten bald der Vergangenheit angehören, die Zukunft gehört eher Modellen wie Crowdworking, bei denen Freelancer auf Projektbasis von Unternehmen unter Vertrag genommen werden. Denn Ressourcenengpässe, die Entscheidungen verzögern, dürfen sich Unternehmen kaum noch leisten.

Hinzu kommt eine neue Erwartungshaltung der Mitarbeiter, die ihre Aufgaben zunehmend ergebnisorientiert angehen. Die Attribute “Wann” und “Wo” verlieren in der digitalen Arbeitswelt an Bedeutung, wenn eine Aufgabe ebenso über mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets erledigt werden kann.

Damit das funktioniert, braucht es nicht nur einen Kulturwandel im Unternehmen und Führungskräfte, die diese Entwicklungen vorleben. Auch die richtige technische Ausstattung ist gefragt. Vor allem die internen Informations-, Kommunikations- und Abstimmungsprozesse können mit den richtigen Tools optimiert werden. So werden Mitarbeiter nicht nur produktiver, sondern im Idealfall auch zufriedener, da die Funktionen die tägliche Arbeit erleichtern und die Work-Life-Balance fördern.

Über moderne Collaboration-Plattformen können Kollegen ortsunabhängig Informationen austauschen und aktuelle Projektdetails diskutieren. Die Plattformen lassen sich ähnlich wie bekannte soziale Netzwerke nutzen, erfüllen aber die Sicherheitsrichtlinien des jeweiligen Unternehmens. Sensible Daten werden über abgestufte und rollenbasierte Zugriffsrechte geschützt, um beispielsweise Freelancer als Teammitglieder einbinden zu können. Dies ist auch für Beschäftigte im Home Office oder Kollegen in anderen Zeitzonen interessant. Spezielle Filesharing- und Videoconferencing-Lösungen ermöglichen ebenfalls eine sichere Kommunikation und den Austausch von Dokumenten über die Cloud.

Sollen die Beschäftigten die Instrumente regelmäßig einsetzen, müssen diese jedoch leicht zu nutzen sein. Je klarer die Vorteile gesehen werden, desto breiter fächern sich die möglichen Anwendungsszenarien. Wurden etwa virtuelle Messen noch vor wenigen Jahren als Zukunftsmusik abgetan, können leistungsfähige Conferencing- und Webinar-Dienste heute bereits Kongresse und Schulungen mit mehreren tausend Teilnehmern abbilden. Ein Beispiel dafür ist das Unternehmen Mensch und Maschine, das sich entschied, seine CAD-/CAM-Hausmesse nicht mehr in einem Konferenzzentrum, sondern mittels Citrix GoToWebinar virtuell zu veranstalten. Das Ergebnis übertraf alle Erwartungen: 2.000 Teilnehmer und 6.500 Kontaktpunkte überzeugten die Organisatoren, dass die Messe auf künftig virtuell stattfinden wird.