ECM braucht einen neuen Ansatz

Neue Technologien ändern die Zusammenarbeit von Menschen und Unternehmen maßgeblich. Fortschreitende Mobilität und die Cloud –  um nur zwei Punkte zu nennen – wirken sich auf unsere Arbeitsgewohnheiten und Prozesse aus. Auch unsere Erwartungshaltungen in punkto Technologie und dem, was wir damit erreichen können, haben sich geändert. Beispielsweise habe ich kürzlich ein Dokument erstellt und es in einem sicheren, Cloud-basierten Content-Management-System hochgeladen.

Ein Kollege, der bei einem Partnerunternehmen tätig ist und gerade in Abu Dhabi am Flughafen saß, griff auf das Dokument zu und redigierte es auf seinem Smartphone. Diese Art der Zusammenarbeit ist heute Usus und wird selbstverständlich erwartet.

Das Problem ist, dass Enterprise-Content-Management (ECM)-Systeme der älteren Generation mit dieser Entwicklung nicht Schritt gehalten haben. ECM befindet sich im Augenblick in einer Phase des Umbruchs, bei der vier wesentliche Trends den Markt neu definieren:

1. Neue Arbeitsweisen
2. Die Entwicklung von erweiterten Unternehmen
3. Die Explosion des digitalen Content
4. Eine neue IT-Infrastruktur.

Beleuchtet man, wie sich diese Trends auf ECM auswirken und warum sie nach einem neuen Ansatz für den Umgang mit Unternehmensinhalten verlangen, ergibt sich ein klares Bild:

Neue Arbeitsweisen

Der “überall-zu-jeder-Zeit-auf-jedem-Gerät”-Arbeitsmodus, mit dem wir heute unseren Job erledigen, erhöht den Druck auf die IT-Anbieter. Sie müssen immer stärker vernetzte Mitarbeiter unterstützen, deren Erwartungen und Ansprüche an den Bedienkomfort durch konsumentenorientierte Web Services geprägt ist. Büroangestellte wollen Dokumente ebenso einfach finden, wie sie online nach Büchern stöbern können. Das gilt für jedermann, aber speziell für die sogenannten “Millennials”, die Generation der heute 16- bis 34-jährigen, die laut BPW Foundation bis zum Jahr 2020 immerhin 75 Prozent der arbeitenden Bevölkerung weltweit ausmachen werden. Die meisten ECM-Altsysteme, die bereits aufgrund ihrer geringen Anwenderakzeptanz klare Schwächen offenbart haben, können damit nicht Schritt halten. Sie unterstützen weder das Teilen von Inhalten noch den Zugriff von unterwegs.

Das “erweiterte” Unternehmen

Unternehmen dehnen ihre Wertschöpfungsketten aus und arbeiten verstärkt mit externen Dienstleistern zusammen. Produktdesign, Marketing, Vertrieb und Kundendienst werden zunehmend von Externen übernommen. Diese Dienstleister arbeiten remote, agieren jedoch, als gehörten sie zum Unternehmen des Auftraggebers. Diese Art der Zusammenarbeit funktioniert allerdings nur, wenn ein kontrollierter, wechselseitiger Informationsfluss über die Unternehmensgrenzen hinweg gesichert ist. ECM-Altsysteme sind aufgrund ihrer Entstehungsgeschichte hinter der Firewall gefangen. Sie unterstützen keine modernen Unternehmen, die sich nicht durch die Grenzen der IT-Infrastruktur limitieren lassen wollen. Dieser althergebrachte Ansatz schränkt Produktivität und Wachstum ein: Mobil arbeitende Mitarbeiter kämpfen mit VPN-Problemen und externen Partnern fehlt der nötige Zugang für eine nahtlose Zusammenarbeit. Das erweiterte Unternehmen verlangt nach einem neuen Ansatz von ECM, der das leichte und kontrollierte Teilen von Inhalten und Prozessen innerhalb und außerhalb des Unternehmens unterstützt.

Massive Explosion des digitalen Contents

Zu Zeiten des französischen Königs Ludwigs XV. wurde der Spruch geprägt: “Nach mir die Sintflut.” Wenn nur die heutigen CIOs dieses Glück hätten! Denn die Sintflut findet heute statt: Laut IDC Prognose wird der digitale Content zwischen 2010 und 2020 um das 50-fache steigen – eine überwältigende Zahl.

90 Prozent davon werden unstrukturierte Informationen sein, beispielsweise E-Mails, Dokumente und Videos. Der Aufstieg von Social Media und von Kollaborations-Werkzeugen führte außerdem zu neuen Formaten von Unternehmens-Content, der mit Zulieferern geteilt wird: Etwa das Video eines fehlerhaften Geräts zusammen mit seinen Geo-Positions-Daten oder die Fotografie des Schaufensters eines Wettbewerbers nebst den sich darauf beziehenden Kommentaren. Außerdem muss die neue Generation von ECM Inhalte im Kontext darstellen und verarbeiten, so dass Menschen effizienter und effektiver zusammenarbeiten und Prozesse funktionieren können.

Neue IT-Infrastruktur

Die Unternehmens-IT verändert sich langsam, aber sie befindet sich definitiv im Wandel. Die Unternehmen von heute setzen auf Public Cloud und Private Cloud, sowie auf Hybrid Cloud, einer Mischung aus Cloud- und On-premise-Lösungen als Kernsystem. Zusätzlich betreut die IT-Abteilung eine Vielzahl neuer mobiler Plattformen. Ein modernes ECM-System muss die ganze Bandbreite an Bereitstellungsoptionen und unterschiedlichen Gerätetypen unterstützen. Dagegen sind die Hersteller von ECM-Altsystemen in Softwarearchitekturen einer früheren, viel homogeneren Ära gefangen. Ihre Plattformen sind allgemein nicht für “Cloud-Scale” gebaut und sie bieten nur geringen Support für mobile Anwendungen.

Zeit für einen neuen ECM-Ansatz

Betrachtet man diese vier Trends als Ganzes, stellt sich dem Betrachter eine komplett veränderte ECM-Welt dar. Neue Mitarbeiter mit neuen Erwartungen erledigen ihre Arbeit auf neue Art und Weise – während das Contentvolumen explodiert und sich die traditionellen IT-Architekturen auflösen. Die ECM-Systeme der nächsten Generation müssen das selbstverständlich gewordene Arbeiten “von egal wo” ebenso unterstützen wie die nahtlose, sichere Zusammenarbeit mit externen Businesspartnern. ECM muss Unternehmen die Kontrolle über ihre Content-Strategie geben und flexible, hybride Bereitstellungsoptionen bieten, die ihren Bedürfnissen entsprechen. Unternehmen, die einen neuen ECM-Ansatz verfolgen, können den Wert ihres Content auf neue Weise erschließen. Sie versetzen Menschen in die Lage herausragende Leistungen zu bringen und ihre Ergebnisse mit anderen zu teilen.