EFSS-Systeme: Eine nützliche Verbindung

Mal ehrlich: Wie oft schauen Sie pro Tag auf Ihr Smartphone? Können Sie noch ohne das schlaue Telefon das Haus verlassen? Und haben Sie es auch immer griffbereit, vielleicht sogar nachts neben Ihrem Bett? Tatsächlich bestimmt kein anderes mobiles Gerät unseren Alltag heute so sehr wie das Smartphone. Seitdem das erste iPhone 2007 auf den Markt gekommen ist, bewegt sich unsere Welt massiv in Richtung Mobilität. Während die Zahl der weltweiten Nutzer von Desktops stagniert, nimmt die Zahl der Nutzer von mobilen Geräten weiter exponentiell zu.

Seit 2011 stagnieren die PC- Verkäufe, 2015 wurden weltweit 4,5 Mal mehr Smartphones verkauft als PCs. Wie sehr Nutzer ihr Smartphone lieben, zeigen folgende Zahlen: 150 Mal checkt ein Mensch im Durchschnitt sein Gerät pro Tag. 90 Prozent haben ihr Gerät zu jeder Zeit griffbereit. 44 Prozent schlafen mit ihrem Gerät neben dem Bett. 29 Prozent schauen morgens zuerst und abends zuletzt auf ihr Gerät. Und im Schnitt beträgt das Alter beim Erhalt des ersten eigenen Mobilgeräts 13 Jahre.

In einer überwältigenden Schnelligkeit haben Consumer das Smartphone in fast allen Lebenslagen adaptiert. Der Zugriff auf mobile Apps und Informationen ist für uns so selbstverständlich geworden wie Duschen oder Frühstücken. Sicherlich können sich die wenigsten ein Leben ohne die mobilen Helfer mit den smarten Apps noch vorstellen. Oder wen fragen Sie etwa nach dem Weg, wenn Sie auf der einsamen Landstraße die falsche Ausfahrt genommen haben?

Während Otto-Normal-Verbraucher sich in den vergangenen Jahren über die neuen Möglichkeiten durch mobile digitale Technologien und der allgegenwärtigen Verfügbarkeit von Informationen freuten, taten sich Unternehmen mit deren Adaption deutlich schwerer. Laut der aktuellen IDC-Studie Mobile Content Management in Deutschland 2016, bei der 250 IT- und Fachbereichsverantwortliche aus Unternehmen befragt wurden, nehmen die Erwartungen der Nutzer hinsichtlich digitalem mobilen Arbeiten kontinuierlich zu. Gleichzeitig haben die meisten Unternehmen aber den Anwendungsfall für File, Sync- and Share-Technologien, derer sich die Mitarbeiter immer mehr bedienen, verschlafen. Die markantesten Ergebnisse der IDC-Studie im Überblick:

Die Bedürfnisse der Mitarbeiter und das Angebot an IT-Services, die ihnen das eigene Unternehmen zur Verfügung stellt, klaffen weiterhin eklatant auseinander. Doch woran liegt es, dass die Hälfte der heutigen IT- und Wissensarbeiter tatsächlich die Hälfte ihrer Arbeitszeit für E-Mails und Dokumente aufwenden und gleichzeitig jeder Vierte von ihnen unzufrieden ist mit dem Dokumentenzugang, den er für seine Arbeit benötigt?

Dies führt IDC zum einen darauf zurück, dass Mitarbeiter mit der Suche nach Dokumenten und E-Mails zu viel Zeit verschwenden. Zum anderen sind noch längst nicht alle Dokumente und Dateien mobil geschweige denn digitalisiert verfügbar, was sich entsprechend negativ auf die Produktivität auswirkt. Steckt vielleicht noch mehr hinter der Misere der Mitarbeiter? Dazu drei Thesen:

These 1: Die Unternehmens-IT hat sich noch nicht an die Spielregeln in der neuen mobilen Welt gewöhnt

Für Unternehmen ist es mittlerweile zwar obligatorisch geworden, ihren Mitarbeitern mobile Geräte an die Hand zu geben, für die sie im Durchschnitt bereitwillig rund 1650 Euro im Jahr investieren. Allerdings ist es in den meisten Organisationen im zweiten Schritt oft schwierig, einen Konsens unter den unterschiedlichen Abteilungen darüber zu finden, in welche Technologien und Applikationen on Top noch investiert werden soll. Während die Kosten eines Mobilgeräts hingenommen werden, wird vor Zusatzinvestitionen in sinnvolle Applikationen noch viel zu oft zurückgeschreckt, da die einzelnen Investitionen zu singulär betrachtet werden. Die Unternehmen stehen sich hier also durchaus selbst im Wege. Hinzu kommt, dass das Thema Kollaboration bei den wenigsten CIOs in den vergangenen Jahren hoch auf der Agenda stand. Genau dies rächt sicher nun aber, wie die Zahlen von IDC verdeutlichen.

Zudem haben sich die Spielregeln in der neuen mobilen Welt massiv verändert (siehe Grafik oben): Wir haben einen Generationswechsel, die Millennials und die Generation 2020 drängen in den Arbeitsmarkt. Diese in höchsten Maßen Technologie-affinen Generationen sind ein neuer Typ Mitarbeiter, der es gewohnt ist, stets Zugriff auf Daten und Dokumenten zu haben – sei es mit dem Smartphone oder dem Notebook über Wifi oder Free WiFi.

Das Szenario Mitarbeiter x Zugang x Angebot überfordert Unternehmen, die in den alten IT-Paradigmen der Neunziger Jahre aus mehrmonatigen Pilotprojekten und Rollouts feststecken. CIOs müssen heute eine gewaltige Leistung vollbringen: Sie müssen die klassischen Großprojekte managen und gleichzeitig einen Weg finden, mit der Vielzahl an verfügbaren Services in der neuen heterogenen IT-Landschaft umzugehen. Dies ist ein ziemlicher Spagat für CIOs und IT-Verantwortliche und ist sicherlich ein Grund dafür, warum File Sync und Share-Lösungen in Unternehmen noch nicht so weit verbreitet sind.

These 2: Unternehmen betrachten FSS mit einer Tool-Brille und noch nicht als Plattform der Zukunft

IT-Verantwortliche sehen File Sharing noch zu oft als ein bloßes Tool, mit dem Dateien bei Bedarf von A nach B verschoben werden können. Doch wie im on-Premise File-Server im eigenen Rechenzentrum können Unternehmen ihre Daten und Dokumente im File-Server in der Cloud ablegen. Dadurch müssen sie nicht in teure (Backup)-Hardware und Software investieren und diese administrieren. Allerdings passiert gerade in vielen Unternehmen eine regelrechte “Wölkchen-Bildung”: Daten und Dokumente liegen in Clouds von verschiedenen Anbietern, die isoliert voneinander existieren. Professionelle Enterprise File Sharing-Systeme (EFSS) bieten hier eine Hilfestellung, da sie sich standardmäßig in hunderttausende von Applikationen integrieren.

Statt die EFSS-Systeme als ein weiteres Tool zu betrachten, sollten Unternehmen es vielmehr als Plattform begreifen, die als verbindendes Element unter all diesen Applikationen liegt. So geraten sie nicht in die Sackgasse “Cloud-Silo” und Mitarbeiter können jederzeit auf alle Unternehmensdateien zugreifen. Und auch mit externen Nutzern lassen sich Daten einfach teilen oder gemeinsam bearbeiten – unabhängig davon welches Betriebssystem und welche Software die unterschiedlichen Anwender einsetzen. File Sharing kann also deutlich mehr sein und birgt als Enterprise Content Plattform aus der Cloud für Unternehmen noch viel mehr Potential als von CIOs bisher angenommen.

These 3: Unternehmen haben EFFS noch nicht als Netzwerk-Play verstanden

Ein weiterer Aspekt, den Unternehmen bisher unterschätzt haben, ist der Netzwerkeffekt von EFFS-Systemen. Während ein traditionelles Speichersystem mit einer Bibliothek vergleichbar ist, in der Daten im jeweiligen Regal abgelegt und je nach Bedarf wieder herausgenommen werden, bietet eine EFSS-Lösung eben nicht nur die Möglichkeit, Daten zu speichern, sondern liefert jedem Nutzer die benötigte Datei und ermöglicht zusätzlich dazu noch die Kommunikation und gemeinsame Bearbeitung wie unter Lesenden in einem Leseraum.

Für Unternehmen entsteht dadurch ein nicht zu unterschätzender Netzwerkeffekt, der zu mehr Kollaboration animiert und die Produktivität steigert. Bei EFFS geht es eben nicht nur um File – Sync – Share, sondern um das, was daraus entstehen soll: echte Kollaboration. Wer es als Unternehmen schafft, seine IT auf ein einheitliches Netzwerk zu konsolidieren, der schafft die Möglichkeit zu echter Zusammenarbeit. Und das gewinnt zunehmend an Bedeutung, da Mitarbeiter flexibler und mobiler und über mehrere Standorte verteilt arbeiten.

Dass der Netzwerkeffekt wirklich existiert, zeigt die Grafik eines Anwenderfalles links: Jeder Punkt steht für einen Nutzer in einem Unternehmen mit rund 8.000 Mitarbeitern, jede Linie zeigt die Verbindungen zwischen den einzelnen Personen aus den verschiedenen Abteilungen, die gemeinsam an einem Projekt zusammenarbeiten und dafür Dateien und Dokumente austauschen. Gab es früher nur 25 (!) Verbindungen unter den Nutzern, die Daten mittels USB-Sticks, E-Mail oder Papier geteilt haben, ist durch EFFS ein gewaltiger Kosmos aus unterschiedlichsten Verbindungen entstanden.

Fazit: Was ist zu tun?

Jedes Unternehmen braucht eine klare Mobility-Strategie – die Megatrends gehen klar in diese Richtung: Unternehmen sollten sich aktiv mit den neuen Spielregeln der mobilen Welt auseinander setzen – Nutzer haben eine Wahl! Unternehmen sollten schnell das Hase-Igel-Rennen zwischen Nutzer und IT aufgeben und einen Rahmen schaffen, in dem Nutzer die ihnen bekannten und im privaten Umfeld genutzten Tools sicher und effektiv nutzen können. Mobile hat fixe beziehungsweise quasi fixe Kosten – eine reine Kostenperspektive ist oftmals der Tod von erstklassigen Use Cases. Unternehmen müssen ihr Verständnis von File, Sync & Share überdenken und es als Plattform begreifen. Sie sollten das Potenzial des Netzwerkeffekts voll ausschöpfen. Adaption = ROI & Sicherheit.