Enterprise Search als Wissensmanagement-System

Forschern zufolge produzieren wir weltweit täglich 2,5 Trillionen Byte Daten. Trillion, das ist eine Eins mit 18 Nullen. Das unter der Bezeichnung “Datenflut” bekannte Phänomen stellt nicht nur Anforderungen an die Verwaltung und Nutzung dieser Daten, sondern besitzt auch eine psychologische Komponente: Man setzt Datenflut mit der Anreicherung von Wissen gleich. Dieses Missverständnis beruht in erster Linie darauf, dass die drei Begriffe Daten, Information und Wissen gerne unsauber genutzt werden. Auf den Punkt gebracht: Information sind in Beziehung gestellte Daten, Wissen wiederum ist die sinnvolle Verknüpfung von Information und die In-Beziehung-Setzung zur Erfahrung. Daten alleine sind noch kein Asset, erst die Verknüpfung macht den Unterschied.

In der unternehmerischen Praxis existieren diese drei Stufen der Erkenntnis meist parallel und im Widerstreit zueinander. Mit anderen Worten: Es herrscht Chaos. Während die eine Abteilung im klassischen Jäger- und Sammlermodus auf die Anhäufung von Daten konzentriert ist und diese in Form von nervenden Newslettern weitergibt, versuchen die anderen in Form von endlosen Meetings Struktur in die Sache zu bekommen. Während die einen in unzähligen Nachtschichten und in mühseliger Kleinarbeit Daten verknüpfen (gemeint sind die gefürchteten Reports), setzen die anderen auf die sensible Pflege von Spezialisten, die wiederum typischerweise an dem Probleme leiden, ihr Wissen mit anderen nicht adäquat teilen zu können (gemeint sind die sogenannten Fachidioten). Kurz: Die Lage in Unternehmen ist derart verworren, dass am Ende jeder Nabelschau nur eine einzige Erkenntnis stehen kann: “Ich weiß, dass ich nichts weiß” – ein geflügeltes Wort aus der griechischen Antike, das auf die Entlarvung von Scheinwissen abzielt.

Die Zahl jener Firmen, die diesen schmerzvollen, aber notwendigen Erkenntnisschritt hinter sich haben, steigt unaufhörlich. Das ist das Gute an der Sache. Viele haben bereits erkannt, dass es eines umfassenden Wissensmanagementsystems bedarf, das über alle persönlichen und Abteilungsgrenzen hinweg Daten zu Informationen und Informationen zu Wissen verknüpft, um die wichtigste Waffe im harten Konkurrenzkampf hegen und pflegen zu können: Am Ende des Tages geht es immer um den kleinen, aber entscheidenden Wissensvorsprung.

Vermeintliche State of the Art in puncto Wissensmanagement sind Enterprise Portale, in denen im Idealfall alle Informationen, die in einem Unternehmen existieren, zusammenlaufen. Angefangen beim Speiseplan der hauseigenen Kantine bis zu den lückenlosen Kundendaten. Bei der Art, wie dieses verknüpfte Wissen zustande kommen soll, scheiden sich die Geister. Im Grunde existieren heute zwei Ansätze, quasi These und Antithese, um in der Welt des antiken Griechenlands zu bleiben.

Die einen setzen auf die Kraft und Erfahrung des menschlichen Geistes. Hier sollen in einer Redaktion vereinte Experten die zentral zusammenlaufenden Informationen so aufbereiten, dass daraus Wissen entstehen kann. Die Sache hat jedoch mindestens einen Haken: Erstens existieren nur wenige Universalgenies, die in allen Unternehmensbereichen gleichermaßen die nötigen Vorkenntnisse mitbringen. Zweitens können sich nur die wenigsten Firmen leisten, ihre Genies – ob universal oder nicht – für redaktionelle Aufgaben auszulagern. Sie werden dringender an den neuralgischen Punkten wie Entwicklung oder Verkauf gebraucht.

Die Antithese zum menschlichen Geist, der die unternehmensweiten Informationen aufbereitet, sind die Integrationssysteme, die die Daten und Informationen aus den unterschiedlichsten Quellen automatisiert zusammenführen und aufbereiten. Klingt gut, hat aber den Nachteil, dass Integrationsprojekte ob ihrer Komplexität oft scheitern und in fast allen Fällen die IT-Budgets sprengen. Zudem liefert sich der Kunde einem Anbieter aus, unter dessen Deutungshoheit die Integration über die Bühne geht: Bei diesem Anbieter, und nur bei ihm, laufen alle Fäden zusammen.

In guter, alter dialektischer Manier hat die Sache auch eine Synthese, und die steckt für so manchen überraschend in einer Technologie namens Enterprise Search. Ich sage Ihnen, warum das so ist: Enterprise Search bringt all jene Vorteile mit, die in integrativen Systemen stecken. Die Lösung ist hochautomatisiert und daher wartungsarm. Es werden also keine Genies gebraucht, die man von ihren eigentlichen Aufgaben abziehen müsste, um die Informationen zu pflegen und entsprechend aufzubereiten. Enterprise Search geht jedoch nicht den Weg der Integration: Die Daten bleiben dort, wo sie produziert werden, im SAP- oder im CRM-System. Enterprise Search-Lösungen wie etwa Mindbreeze InSpire docken mittels Standard-Konnektoren an die Daten an und erzeugen eine Wissensdatenbank, die nicht die Originaldaten repliziert, sondern eine Metaebene einführt, mit der Informationen rasch zusammengeführt und aufgefunden werden können.

Dadurch, dass die Daten unberührt bleiben, können die Fachabteilungen nach wie vor mit den Systemen arbeiten, die sie gewohnt sind – seien diese SAP, Salesforce oder SharePoint – und sind zudem in der Lage, von diesen Systemen aus auf die Stärken von Enterprise Search zuzugreifen: Das sind alle relevanten Informationen zu einem gewünschten Thema in einer 360-Grad-Sicht, die aus der logischen und intelligenten Verknüpfung dieser Informationen entsteht.

Ein weiterer Vorteil, der sich aus dem schonenden Umgang mit den Unternehmensdaten ergibt, ist, dass die Kosten bei Enterprise Search im Gegensatz zu Integrationsprojekten überschaubar bleiben. Die Lösung gibt es als Appliance, kann aber auch dank der cleveren Architektur, die nicht die Datenstruktur über den Haufen wirft, sondern gleichsam über der Datenebene schwebt, als Cloud-Lösung bezogen werden.

Enterprise Search kann also entscheidend dabei helfen, alle Daten und Informationen, die in einem Unternehmen existieren und Tag für Tag produziert werden, gewinnbringend zusammenzuführen. Enterprise Search ist in der Lage, ein Unternehmen so weit zu bringen, dass die Mitarbeiter am Ende des Tages in Abwandlung des geflügelten Wortes aus der griechischen Antike sagen können: „Wir wissen, dass wir etwas wissen.” Und der Chef sah, dass es gut war.