Enterprise Search: So machen Sie SAP intelligent

Die Bayerische Staatsbrauerei Weihenstephan wird im Jahr 2040 eine unvergessliche Jubiläumsfeier abhalten, so viel sei heute schon verraten. Denn in jenem Jahr wird das Unternehmen, welches das älteste in Deutschland ist, seinem tausendjährigen Bestehen gedenken.

Es ist sicherlich keine Übertreibung, wenn man behauptet, dass die Geschichte der Freisinger Brauerei eine bewegte war: All die Kriege, Katastrophen und Seuchen konnten dem Produzenten von Korbinian Doppelbock und Hefeweißbier Dunkel nichts anhaben – er braut erfolgreicher denn je.

Bemerkenswert ist auch, wie viel Wissen sich in den letzten 1.000 Jahren angesammelt hat, so wie in vielen anderen Mittelstandsunternehmen Deutschlands. Wissen, das über die Jahrhunderte hinweg langsam gestiegen, in den letzten Jahrzehnten aber durch den Einsatz von IT-Systemen exponentiell angewachsen ist.

Viele deutsche Unternehmen kämpfen heute daher einerseits mit einer Informationsflut etwa über Kunden, Märkte, Produkte und Zulieferer – alle Daten, die entscheidend sind, um das Unternehmen weiter entwickeln und konkurrenzfähige Produkte für möglichst genau definierte Zielgruppen auf den Markt bringen zu können. Man will ja noch weitere 1.000 Jahre erfolgreich agieren.

Andererseits kämpfen viele Betriebe mit dem Problem, dass die für die Weiterentwicklung des Unternehmens wichtigen Informationen in diversen Datensilos stecken. Der Vertrieb besitzt einen Teil der Informationen, die Finanzabteilung einen anderen, die Entwicklungsabteilung kocht sein eigenes Süppchen. Entsprechend groß sind die Gräben zwischen den Applikationen: Im Zentrum der Software-Landschaft steht typischerweise SAP – ein weiteres deutsches Traditionsunternehmen –, daneben finden sich zahlreiche andere Anwendungen, die strukturierte und unstrukturierte Daten liefern.

Um relevante Informationen über ein bestimmtes Thema zusammentragen zu können, müssen die Mitarbeiter von einer Anwendung zur anderen springen. Unter diesen Voraussetzungen ist es nur sehr schwer möglich, eine wirkliche 360-Grad-Sicht auf Kunden und Produkte zu gewinnen. Darüber hinaus brauchen die Mitarbeiter zentralen Zugriff auf Informationsquellen, die für die Produktivität unerlässlich sind, wie das Telefonbuch, Fileshares oder SharePoint, aber auch auf den Menüplan der Kantine (ohne Nahrung keine Produktivität!) – und das alles von der primären Arbeitsplattform wie SAP aus.

Ein derart intelligentes SAP gibt es doch gar nicht, oder?

…gibt es doch!

Das interne Wissensmanagement lässt sich grundlegend ändern, ohne die komplette Applikationslandschaft auf den Kopf stellen zu müssen. Unverändert bleibt etwa das SAP-Portal, mit dem die Mitarbeiter primär arbeiten. Neu ist, dass das Portal nun Hand in Hand mit einer europäischen Enterprise Search-Lösung arbeitet, die genau jene Aufgaben erfüllt, die notwendig sind, um in der heutigen Zeit bestehen zu können.

Mit der Enterprise Search-Lösung lassen sich die Informationen, die aus diversen Quellen kommen, automatisiert zusammentragen und zentral von SAP aus abrufen. Das gibt eine völlig neue Qualität in der Wissensorganisation.

Schritt für Schritt zum intelligenten SAP

Hinter der erwähnten Enterprise Search-Lösung verbirgt sich eine Appliance, bei der Hardware und Suchsoftware aufeinander abgestimmt sind. Die Lösung analysiert strukturierte und unstrukturierte Informationen aus allen Unternehmensquellen. Dabei werden die Inhalte von Dokumenten erkannt, klassifiziert sowie semantische Zusammenhänge zwischen den einzelnen Inhalten hergestellt.

Das heißt: Das Enterprise Search-System ist viel mehr als eine Suchmaschine – es verwebt Daten so, dass daraus Sinneinheiten entstehen, die sich sonst nur in mühsamer Handarbeit erschließen würden. Um die unterschiedlichsten Daten zusammenführen zu können, bringt das System diese automatisch in ein einheitliches Datenformat und verwandelt unstrukturierte Daten – seien diese etwa eine E-Mail oder sogar ein Video – in eine strukturierte Form.

Die Anbindung an das ERP-System wie SAP geht mit Out-of-the-box-Konnektoren über die Bühne, das bedeutet, dass die Appliance sehr schnell in die Applikationslandschaft integriert werden kann. Insgesamt bietet die Lösung made im Herzen Europas über 450 Konnektoren, darunter die Business-Anwendungen von Microsoft, IBM und Salesforce sowie diverse E-Mail-Systeme.

Dank dieser starken Vernetzung innerhalb der Applikationslandschaft können die Mitarbeiter, von ihrer primären Arbeitsplattform SAP aus, diverse Themen umfassend angehen. Wird etwa eine Rechnung ausgeschickt, lassen sich auf Wunsch und auf Knopfdruck der dazugehörige E-Mail-Verkehr und Informationen vom zuständigen Vertriebsmitarbeiter aufrufen.

Mit diesen und weiteren Informationen, die eine 360-Grad-Sicht auf den Kunden ermöglichen, lässt sich hochgradig automatisiert und umgehend feststellen, welchen Stellenwert der Rechnungsadressat für das Unternehmen hat. Dies wiederum bildet die Voraussetzung für eine sehr individuelle und vorteilhafte Kundenbetreuung. Mit anderen Worten: Dank der Intelligenz, die von der Enterprise Search-Lösung kommt, können sich die Mitarbeiter auf die wirklich wichtigen Themen im Unternehmen konzentrieren.

Für Datensicherheit sorgt die Enterprise Search-Lösung selbst, und zwar auf Basis eines umfassenden Rechtesystems. Mit diesem lässt sich leicht definieren, welcher Mitarbeiter welche Inhalte sehen darf. Ein weiterer Vorteil einer europäischen Lösung ist, dass keine Diskussionen über sogenannte Backdoors notwendig sind – Diskussionen, auf die man bei US-amerikanischen Anbietern immer wieder trifft.

Flexibel aufstellen

Egal ob 1.000 Jahre, 100 und 10 Jahre alt, deutsche Firmen stehen heute vor ähnlichen Herausforderungen. Es gilt, das Wissen, das im Unternehmen verstreut ist, zu konsolidieren und in aggregierter Form gewinnbringend einzusetzen. Dazu braucht es keinen Paradigmenwechsel in der Applikationslandschaft. Der derzeit effektivste und flexibelste Weg ist, sein ERP-System mit Enterprise Search zu verbinden.