Fester Schreibtisch ade: Wie ich mir das Büro der Zukunft vorstelle

Starre Arbeitsplätze? Desktop-PC? Namensschild an der Tür? Diese Zeiten sind endgültig vorbei. Und das nicht etwa nur in der Theorie von Arbeitsforschern, sondern auch im Alltag einer stetig wachsenden Zahl an Unternehmen. Als wir kürzlich mit Citrix vom Stadtrand in unseren neuen Firmenhauptsitz im Münchner Zentrum gezogen sind, hat sich nicht nur die Umgebung geändert: Auch das Konzept hinter der Büroaufteilung wurde bei der Gelegenheit vollständig überarbeitet. Bei dem neuen Büro legte man großen Wert auf flexible Arbeitsplätze und Mobilität. Fest zugeteilte Schreibtische sind nun größtenteils abgeschafft.

Im Gespräch mit meinen Kunden stelle ich immer häufiger fest, dass diese Entwicklung mittlerweile längst über die IT-Branche hinausgeht. In immer mehr Branchen und Berufen wird Arbeit längst nicht mehr durch als Anwesenheit an einem festen Ort definiert. Im Jahr 2020 gibt es laut einer repräsentativen Citrix-Studie in deutschen Büros im Schnitt voraussichtlich nur noch 7,9 Schreibtische für zehn Mitarbeiter.

Unternehmen verabschieden sich also immer häufiger von der starren Präsenzkultur und lassen ihre Mitarbeiter selbst entscheiden, wo und wann sie ihre Aufgaben erledigen. Voraussetzung für diesen Kulturwandel sind IT-Lösungen, mit denen Anwender tatsächlich von jedem Ort aus produktiv arbeiten können. Denn Mitarbeiter erwarten heute, dass sie schnellen Zugriff auf alle Anwendungen erhalten, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Wenn die IT-Abteilung wichtige Werkzeuge nicht zur Verfügung stellt, werden sie schlicht selbst aktiv und greifen beispielsweise auf kostenlos verfügbare Web-Anwendungen und Cloud Services zurück. Für die Sicherheit und Compliance-Vorgaben des Arbeitgebers ist das nicht gerade die Ideallösung.

Die IT muss sich daher auf das veränderte Nutzerverhalten einstellen – zum Beispiel mit Self-Service-Angeboten wie Enterprise App Stores. Dort können Nutzer sich ihre Wunsch-Anwendungen ebenfalls selbst zusammenstellen, allerdings mit dem Segen der IT-Abteilung. Außerdem sollten dort Business-taugliche Lösungen für Aufgaben wie Filesharing, Online-Meetings und Teamwork bereitstehen, damit Anwender auch hier nicht auf gewohnte und potentiell unsichere Alternativen ausweichen.

Bereits heute zählt jeder dritte Mitarbeiter in Unternehmen zu den “mobilen Anwendern” – und die Anzahl der Beschäftigten, die zumindest einen Teil ihrer Aufgaben von unterwegs erledigen, steigt kontinuierlich an. Aktuelle Studien zeigen, dass Anwender mittlerweile häufiger mit dem Smartphone auf E-Mails und Web-Anwendungen zugreifen als mit ihrem PC. Das Management mobiler Endgeräte, Apps und Daten ist daher künftig einer der wichtigsten Aspekte jeder IT-Strategie.

Die zunehmende Nutzung privater Mobilgeräte für berufliche Aufgaben (“BYOD“) sorgen im Alltag zudem für fließende Übergänge zwischen Arbeit und Privatleben. Wenn es um die Sicherheit von Firmendaten geht, ist jedoch eine klare Trennung der beiden Bereiche notwendig. So sollten zum Beispiel Business-Apps immer in geschützten Umgebungen auf dem Mobilgerät des Anwenders ausgeführt werden. Ganz gleich, ob das Unternehmen auf ein BYOD-Konzept setzt oder firmeneigene Endgeräte zur privaten Nutzung freigibt. Die IT-Abteilung darf die Kontrolle über sensible Daten keinesfalls aus der Hand geben.

Für Unternehmen die ihre Mobility-Strategie ganzheitlich angehen, muss dies aber kein Widerspruch mehr sein. Heutige Lösungen decken eine Vielzahl an Nutzungsszenarien und praktisch alle Arten mobiler Endgeräte ab – ohne dabei Abstriche bei der Sicherheit zu machen. Die damit einziehende neue Freiheit wird bald zur Normalität werden. Auch das Besitzdenken verliert in diesem Zusammenhang im Arbeitsalltag sicher weiter massiv an Bedeutung. Während der eigene Firmenwagen früher für viele noch sehr erstrebenswert war, ist jüngeren Mitarbeitern heute eine funktionierende IT-Infrastruktur mit dem Laptop oder Smartphone der Wahl häufig wichtiger. Über kurz oder lang wird die unternehmenseigene Hardware vermutlich ganz verschwinden.

Ich jedenfalls kann nach den ersten Monaten in unserem neuen Arbeitsdomizil ganz klar sagen: Die Umstellung hat sich gelohnt. Und ich bin nun überzeugter denn je, dass das Büro der Zukunft keinen festen Schreibtisch mehr braucht. Ganz im Gegenteil. Durch flexible Strukturen kann ich mit meinen Kollegen noch leichter abteilungsübergreifend kommunizieren und dadurch letztlich ein besseres Verständnis des gesamten Geschäftsprozesses gewinnen.