Kommunikation und Arbeit heute: Im und unter Strom

Martin schreibt mir seine Mails immer gleichzeitig an zwei Adressen, an meine offizielle IBM- und meine private E-Mail.

Ich könnte die Liste fortsetzen, denn es gibt noch Instant Messaging, in der IBM ist das Sametime, privat bin ich beispielsweise über Google Chat erreichbar, daneben SMS, WhatsApp und – ja das gibt es auch noch – das Telefon, mit verschiedenen Nummern, unter denen man mich erreichen kann. Eine kleine Randnotiz: Was mir gerade auffällt ist, dass in meinem Fall konventionelle Briefpost kaum noch eine Rolle spielt.

Warum aber eigentlich diese Aufzählung? Die Zahl der Kommunikationskanäle und Posteingänge wird immer vielfältiger. Die Zeiten, in denen morgens die konventionelle Post mit Brieföffner aufgeschlitzt wurde, ist (zumindest für mich) vorbei. Die dienstliche E-MailAdresse wurde für mich irgendwann der zentrale Posteingang.

Nun aber zerfleddern die Kanäle, auf denen Nachrichten ankommen, wie oben beschrieben immer mehr. Und damit nicht genug: Im sozialen Zeitalter verschwimmen dazu noch die Grenzen zwischen beruflicher und privater Kommunikation. Auf Twitter passiert beispielsweise beides. Private und berufliche Nachrichten durchmischen sich. Ähnlich ist es auf Facebook oder Google+, auf Xing oder LinkedIn.

Doch es kommt noch schlimmer. Nicht nur die Kanäle werden immer mehr, auch die Geschwindigkeit hat rasant zugenommen. Wer erinnert sich noch daran, dass man einen Brief nach ein oder zwei Tagen beantwortet und auf dem Postweg zugestellt hat? Das Fax führte zu einer ersten sanften, die E-Mail zur nächsten, nun schon dramatischen Beschleunigung. Mit dem Siegeszug von E-Mail kam auch die seitdem latent im Raum schwebende Erwartungshaltung auf, dass man zeitnah, nein möglichst sofort auf eine Nachricht zu antworten hat. Und wehe, man tut es nicht. Dabei wäre es manchmal gut, eine Antwort über Nacht warten zu lassen, nachzudenken und mit Bedacht statt sofort emotional und oft über zu reagieren. Ich weiß, wovon ich spreche …

Die Kommunikationskanäle sind also vielfältiger geworden. Die Kommunikationsgeschwindigkeit und Erwartungshaltung an Antwortzeiten zudem. Und dies wird noch weiter potenziert durch Echtzeitkommunikationswerkzeuge wie Instant Messaging. Always on und immer responsiv. Und währenddessen steigt die Flut der Informationen, der Strom gewaltig an. Informationen filtern, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit “haben”, wird zu einer wichtigen Kulturkompetenz.

IBM Connections, das gerade in der Version 4.0 auf den Markt kommt, nimmt sich dieser Thematik auf vielfältige Weise an, unter anderem durch die neuen Activity Streams. Das Konzept der Activity Streams ist es, Ereignisse, Informationen, Aufgaben und Nachrichten aus verschiedensten Systemen in einem Strom von Aktivitäten zusammenzuführen. Die Informationsquellen können dabei vielfältig sein: E-Mail-Systeme, von Corporate Mail bis privater Cloud Mail, SAP Events, Twitter- oder Facebook-Nachrichten, Sharepoint-Dokumente und vieles mehr. Als Schnittstelle zur Integration dient der Activity Stream-Standard, über den Events aus unterschiedlichsten Systemen syndiziert werden. Besonders komfortabel, zeitsparend und Effizienz steigernd ist es, wenn Ereignisse im Aktivitätenstrom auch direkt bearbeitet werden können, ohne in die Ursprungsanwendung wechseln zu müssen.

Ist der Activity Stream der Posteingang der Zukunft, die universelle Inbox? Das trifft es nicht wirklich. Wir reden nicht nur von einem neuen Postgang sondern auch von anderer Art des Arbeitens, von Kulturwandel. Die E-Mail Generation lebt im Posteingang, mit Nachrichten, die in mehr oder weniger individuellen Ordnerhierarchien abgelegt werden. Die “soziale” Generation arbeitet demgegenüber wesentlich netzwerkorientierter, multitasking- und echtzeitorientiert, ist gewohnt und bereit, Informationen im Schwarm mit anderen zu teilen. Genau dieses Paradigma spiegelt sich auch im Konzept der Activity Streams wider, wo unterschiedliche Informationsströme zusammenfliessen.

Beide “Generationen” gehören heute zur Belegschaft und müssen zusammenarbeiten. Deshalb ist es wichtig, sie jeweils in ihrer gewohnten Arbeitsweise abzuholen. Die klassische E-Mail-Welt muss “sozialer” werden und soziale Netzwerke müssen E-Mail integrieren, so wie es ja in der privaten Nutzung schon teilweise der Fall ist. Dass man die beiden Welten zusammenführen kann, zeigt jetzt IBM Connections Mail, das Exchange- oder Domino-Mail in das Enterprise Social Network IBM Connections integriert. Die Mail kann innerhalb des sozialen Netzwerks gelesen, bearbeitet und geordnet werden. Und natürlich ist es auch wesentlich einfacher und eleganter, Nachrichten zu “sozialisieren”, in Blogs oder Wikis zu überführen, zu teilen, Aktivitäten zuzuordnen und sie so in der neuen “sozialen” Arbeitsweise zu nutzen und zu bearbeiten, weg vom E-Mail-Silo hin zu offener und dabei sicherem Teilen von Geschäftsinformationen und -prozessen. Also kein Leben außerhalb des Posteingangs, “Outside the Inbox”, aber eine “Sozialisierung” der Inbox.

Werden Activity Streams und Lösungen wie IBM Connections mein Problem der multiplen Posteingänge, der Informationsüberflutung, des Always On und latenten Multitaskings lösen? Nein, genau wie man den Umgang mit E-Mail lernen musste, muss man sich an die neue “webzweinullige” Art der Kommunikation und des Arbeitens gewöhnen und sie erlernen. Werkzeuge wie IBM Connections, die bekannte Nutzungsmuster aus dem privaten Web 2.0 übernehmen und damit unternehmenskritische IT-Anwendungen integrieren und kombinieren, sind hilfreiche “Enabler”, die die neue Art des Infornationsflusses und Arbeitens besser unterstützen als es E-Mail-Systeme tun. Wir werden uns sukzessive daran gewöhnen müssen im Multikanal-Strom der Informationen, immer unter Strom der Erwartungshaltung der

Echtzeitkommunikation, schwarmorientiert zu arbeiten und zu kommunizieren. Wir befinden uns im “Sozialen Zeitalter”, im und unter Strom.