Mir geht ein Licht auf – Der Computer als Telefonzentrale

Das nervt. Ich telefoniere auf meiner Festnetznummer und prompt klingelt parallel das Handy. Unterwegs auf Reisen laufen zuhause die Telefonate auf dem Anrufbeantworter auf, weil ich vergessen habe, mein Telefon umzustellen und weiterzuleiten. Oder aber ich stecke in einem Telefonat und will oder muss zu einem Termin losfahren. Wie kriege ich nun in der Situation das Gespräch vom Festnetz aufs Mobiltelefon weitergestellt, ohne nochmals neu wählen zu müssen?

Ich kenne all diese Situationen und bin deshalb froh, dass ich sie nun endlich habe, meine neue deutsche Telefonnummer, eine Unified-Telephony-Nummer. Künftig ist das die Rufnummer, wo man mich erreicht, wo immer ich gerade bin und welches Telefon ich gerade benutze. Mein Computer wird zur Telefonzentrale, über den ich steuere, wann ich wo unter welcher Nummer zu erreichen bin.

Und das geschieht so einfach, dass sogar ich als Nichttechniker es verstehe. Ich definiere in einfachen, selbsterklärenden Dialogen meine Telefonregeln: Wenn ich im Home Office bin, mein Status ‘Verfügbar’ ist, es zwischen 8 und 18 Uhr ist, dann alle Anrufe, auf mein Festnetztelefon im Home Office leiten. Wenn ich Offline und nicht im IBM-Netzwerk angemeldet bin, es zwischen 8 und 18 Uhr ist, dann alle Anrufe automatisch auf mein Mobiltelefon schicken. Zwischen dem 1. April und 30. April bin ich in Urlaub. Dann bitte alle Anrufe an meine Kollegin weiterleiten. Oder aber: Zwischen dem 1. März und 5. März alle Anrufe auf mein Mobiltelefon leiten, da ich auf der CeBIT bin.

Hinter all dem steht eine Technologie, die sich Unified Communication & Collaboration (UCC) und Unified Telephony nennt. Es handelt sich um eine Lösung, die die Funktionen von Chatten, Telefonie, Audio- und Videokonferenzen miteinander kombiniert. Instant Messaging – oder Chatten, wie man landläufig sagt – ist bei uns in der IBM schon seit Jahren ein nicht mehr weg zu denkendes Kommunikationsmittel für schnelle Nachfragen. Täglich sind gleichzeitig weit über 100.000 Anwender online im Chat angemeldet. Klickt man im E-Mail-Programm oder auch in der Social Software auf einen Anwender, so erkennt man an der grünen Lampe, am Besprechungszeichen, am Abwesend- oder am Stop-Zeichen, ob jemand erreichbar ist.

Das nennt man Präsenzanzeige. Dies ist die Basis, um jemanden anchatten zu können. Und darauf baut auch die Telefonie-Funktion auf. Das System erkennt beziehungsweise lernt, wo jemand ist, im Home Office, auf dem IBM-Campus in Ehningen oder in der Niederlassung Frankfurt. Steht also jemand auf grün und ist an seinem Arbeitsplatz in Ehningen, so kann ich denjenigen direkt per Mausklick anrufen. Die Präsenz-Funktionalität zeigt auch (über ein Telefonhörer-Symbol), ob jemand gerade telefoniert und man sich einen Anruf sparen kann.

Unified Telephony bietet also die Möglichkeit, Telefone noch einfacher und leistungsfähiger nutzen zu können. Es stehen dieselben intuitiven Funktionen zum Telefonieren zur Verfügung, unabhängig davon, ob vom Bürotelefon, Mobiltelefon, zu Hause oder vom integrierten Computertelefon kommuniziert wird. Der Computer selbst kann also auch über die sogenannte Softphone-Funktionalität zum Telefon werden. Mit Unified Telephony werden Gespräche direkt auch über den Unified Communication Client geführt, empfangen und verwaltet.

Meine Kontakte haben jetzt nur noch eine Telefonnummer, über die sie mich erreichen können. Mit ihren Anrufen kommen sie dann auf dem Apparat heraus, den ich über die oben genannten Regeln definiert habe. Dies vereinfacht mir meine tägliche Arbeit, ist aber auch für die Anrufenden wesentlich komfortabler. Sie müssen nicht mehr Festnetz- und Mobilnummer nacheinander durchprobieren, um mich zu erreichen.

Daneben gibt es eine Reihe weiterer, eher fortgeschrittener Funktionen von Unified- Communication-Lösungen. So sind ad-hoc Audio-Konferenzen möglich. Dazu muss man nur einfach mehrere Kontakte auswählen und zur Telefonkonferenz einladen. Danach können weitere Teilnehmer per ‘drag and drop’ dazugenommen werden. Dies ist nur ein Beispiel komfortabler Kommunikationsfunktionen. Sicherlich werden wir künftig auch immer mehr Videonutzung sehen. Obwohl die Funktionen heute vorhanden sind, bin ich da persönlich noch etwas zurückhaltend, trotz MacBook mit eingebauter Kamera.

Wichtiger ist mir, dass die Chat-, Telefonie- und Conferencing-Funktionen direkt in meine tägliche Arbeit integriert sind. Mir geht nicht nur im E-Mail und Instant-Messaging-Programm ein grünes Licht auf. Die Präsenzanzeige habe ich auch in meiner Social Software oder in der Vorgangsbearbeitung zur Verfügung und kann dort direkt agieren. Überall zeigt mir “die Lampe” an, ob ich jemanden erreichen kann. Und um jemanden zu kontaktieren, genügt dann ein Mausklick, um zu chatten oder eben zu telefonieren.

Anwender wie ich, die viel telefonieren und chatten, möchten komfortabel und einfach arbeiten und kommunizieren können. Das möchte ich auf meinem Arbeitsesel – in meinem Fall einem MacBook – ebenso tun wie auf meinem Tablet und meinem Smartphone. Andere Kollegen nutzen ihren Windows-Rechner und haben Android-Geräte. Telefonie, Instant Messaging, E-Mail und auch Geschäftsanwendungen müssen künftig auf einer Vielzahl von Clients zur Verfügung gestellt werden. Die Zeiten, Anwender (und Unternehmen) zwanghaft an bestimmte Betriebssysteme und Clients zu binden, sind im Tablet- und Smartphone-Zeitalter endgültig vorbei. Diese Vielfalt müssen die Anbieter entsprechender Lösungen ebenso unterstützen wie im Sinne des Investitionsschutzes die Integration bestehender TK-Infrastrukturen.

Telefonie wird ein Bestandteil des Arbeitsplatzes werden, unabdingbar integriert in die täglichen Anwendungen und Arbeit. Hier ist viel Potential für höhere Produktivität und auch Einsparungen. Ich bin in den 5 bis 6 Wochen, die ich Unified Telephony aktiv nutze, begeistert, und hoffe, dass alle meiner Kontakte bald (nur noch) meine ‘Unified Number’ haben. Denn derzeit klingeln leider hin und wieder Telefone parallel, weil viele doch noch meine Mobilnummer anrufen. Aber das wird schon… Alles nur eine Frage der Zeit.