Neue “ERP-Besen” kehren besser als alte

Und viele Unternehmen haben inzwischen ihre Prozesse auf den Prüfstand gestellt und neu organisiert – mit dem Ergebnis einer Optimierung der Abläufe. Doch das ist kein Argument “für immer und ewig” mit altgedienten Software-Systemen zu arbeiten. Schließlich gibt es heute Softwareprogramme, die die Chance bieten, die Prozesse eines Unternehmens noch umfassender und besser zu unterstützen.

Wer den Slogan missversteht, verzichtet auf das neue Instrumentarium, das heute moderne Software bietet. In den vergangenen Jahren haben sich zum Beispiel ERP-Programme sowohl bei der Hardware als auch bei der Anwendung in großen Sprüngen nach vorne entwickelt. Das kommt den Prozessen in den Unternehmen zugute, die schneller werden. Es gibt einige Gründe, warum heute der Austausch eines altgedienten ERP-Systems gegen eine moderne ERP-Lösung zu empfehlen ist.

Moderne ERP-Software zeichnet sich durch Leichtigkeit und Flexibilität aus. Solche ERP-Systeme sind viel benutzerfreundlicher als bisherige. Warum sollte man sich noch durch große verzweigte Menüs navigieren, bis man die gewünschte Maske gefunden hat, wenn es inzwischen viel einfacher geht?

Inzwischen passt sich die ERP-Bedienungsoberfläche sogar an den spezifischen Bedarf des Nutzers an. So sieht beispielsweise das Template für das Unternehmen, das täglich eine große Menge an Aufträgen am Telefon erhält, ganz anders aus als die digitale Programmoberfläche für einen Einzelfertiger.

Der eine Nutzer kann pro Zeile eine Auftragsposition erfassen. Der andere, der beim Einzelfertiger mit einem breitgefächerten Angebot arbeitet, greift dagegen auf ein Template zu, das die vorhandene Vielfalt abbilden kann. Moderne Software ist so flexibel, dass sie sich an die verschiedensten Firmenprofile anpassen kann – und zwar ohne zusätzliche Programmierung.

Zusätzlich wird der Komfort durch die Einbindung mobiler Geräte gesteigert, auf denen zum Beispiel “Mini-ERP-Apps” einzelne Vertriebs- oder Freigabeprozesse unterstützen. Damit kann ein Verantwortlicher von jedem Ort und zu jeder Zeit von seinem Smartphone aus Freigaben erteilen oder Abfragen nach dem Kundenstatus oder nach den Lieferfähigkeiten starten.

Ein weiterer Punkt ist in Zeiten des Internet der Dinge und von Industrie 4.0 praktisch “lebensnotwendig”: die IoT-Affinität. Doch Alt-ERP-Systeme sind nicht IoT-affin. Vernetzte Welten sind jedoch darauf angewiesen, dass die diversen Systeme leicht Daten austauschen können. Da in einem Produktionsnetzwerk auch das ERP-System seinen Platz zwischen Maschinen, Sensoren oder MDE-Systemen hat, muss es zum Beispiel die Daten über gefertigte Stückzahlen oder Maschinenlaufzeiten leicht einbinden und verarbeiten können. Betagte Betriebswirtschaftslösungen fordern einen unvertretbar hohen Aufwand, um sie online-fähig zu machen (wenn überhaupt).

Genauso undankbar ist es, zu versuchen, Altsysteme kontinuierlich an veränderte gesetzliche Vorgaben anzupassen – wie z.B. an steuerrechtliche Regeln wie GoBD.

Auch ein weiterer Punkt hat viel mit Industrie 4.0 zu tun: die Variantenfertigung. Sie ist heute ein Muss, weil die Individualisierung von Komponenten und Waren immer weiter voranschreitet. So müssen sich nicht nur Küchenzulieferer auf die hohe Variantenzahl ihrer Auftraggeber einstellen. Moderne ERP-Software verfügt deshalb über Module oder Variantengeneratoren, die in der Lage sind, die variierenden Anforderungen abzubilden  – angefangen bei der Angebotsmaske, die sämtliche Parameter-Varianten aufnimmt, bis zum Herstellungsprozess, der es erlaubt, schnell die Fertigungsfolge zu wechseln.

Und war in früheren Zeiten die Anpassung von ERP-Systemen an die Erfordernisse des Anwenders noch aufwendig und oft eine Herausforderung für Unternehmen und Implementierer, bringen moderne ERP-Systeme die Anpassung heute im Kern mit. Heute erlaubt es die Konfigurierung, ein System schnell auf das jeweilige Unternehmen zuzuschneiden.

Wer sich mit dem Standard “von der Stange” nicht zufrieden geben will und das Ziel hat, mit einer relativ genauen Abbildung seiner Prozesse effizienter zu werden, ist heute mit modernen ERP-Lösungen gut bedient. Denn inzwischen erfolgen Anpassungen hauptsächlich durch eine Konfiguration der Software. Sonderprogrammierungen sind passee. Die ERP-Software von Sage bringt zum Beispiel die Anpassungsmöglichkeit praktisch im Kern mit. Auf diese Weise lassen sich nicht nur Abläufe arbeitsplatzspezifisch gestalten. Auch die Benutzungsoberfläche lässt sich genau auf die To-do-Listen eines Mitarbeiters einstellen. Dabei findet er die Begriffe vor, die er aus seinem Aufgabengebiet kennt.

Wobei wir wieder bei den Prozessen wären, die an jeder Stelle – auch bei der Benutzung durch die Mitarbeiter – eine Weiterentwicklung aufweisen. Vor allen Dingen bieten moderne ERP-Systeme heute noch mehr Möglichkeiten, die Prozesse durchgängig zu gestalten. Was man in der Theorie schon lange weiß – dass IT-Silos und Insellösungen einer Prozessbeschleunigung entgegenstehen – lässt sich heute auch in der Praxis befolgen: Erst wenn eine Prozesskette durchgängig durch ein integratives Software-Programm unterstützt wird, lassen sich richtige Effizienzeffekte erzielen.

Entwickelte ERP-Systeme bieten das grundsätzliche Potenzial, einen Geschäftsablauf zu digitalisieren und in Echtzeit abzubilden – von Anfang bis Ende, von der Auftragsanfrage bis zur Auslieferung. Dadurch lässt sich ein Ablauf enorm beschleunigen – auch dadurch, dass aufgrund von Mobility-Fähigkeiten ein ständiger Zugriff möglich ist. Oft lassen sich ganze Prozessschritte automatisieren. Das heißt auch, dass es keine Medienbrüche mehr gibt und dadurch die Fehlerrate sinkt. Zusätzlich können an vielen Stellen Regelalgorithmen dabei helfen, dass es schneller geht. Und nicht nur das: Neue ERP-Systeme verfügen über modernste Tools wie etwa den “virtuellen Verkaufsassistenten”, der den potentiellen Kunden durch den Produktkatalog führen kann. Auch die Einbindung von Social Media-Kanälen in ein CRM-System gehört heute zu modernen Software-Programmen. Im gesamten, weitgehend automatisierten Prozess werden übrigens die Variantendaten mittransportiert, ohne dass noch jemand zusätzliche Informationen eingeben muss.

Wer Vernetzung sagt, muss auch sehr viel von Integration (ins Internet der Dinge) verstehen. Deshalb hat auch die Integrationsfähigkeit einer ERP-Software einen hohen Stellenwert. Diese Fähigkeit wird meist über eine zusätzliche Software-Ebene im ERP-System geschaffen, die es ermöglicht verschiedene Systeme einzubinden. Im Fertigungsbetrieb sind das in erster Linie Maschinen, die an die Plattform angebunden werden. Sie erhalten dann zum Beispiel vom ERP-System die Steuerprogramme, die im CAD-System erstellt wurden und vom ERP-System mit den Daten aus dem Auftrag ergänzt werden. Umgekehrt meldet zum Beispiel die Maschine automatisch, in welchem Status sich ein Auftrag befindet und wie viel Stück bereits gefertigt wurden. In der weiteren Zukunft geht es dann auch um die Verbindung zu externen Teilnehmern im Produktionsablauf.

Genauso wichtig in diesem Zusammenhang der Vernetzung mit der Welt – von überallher, zu jeder Zeit – ist die Cloudfähigkeit des ERP-Systems. Auch wenn ein Unternehmen nicht allein auf die Cloud setzen will, ist die Fähigkeit eines ERP-Programms, mit der Cloud zu agieren, ein relevantes Kriterium bei der Auswahl einer Software. Die Gegenwart zeigt, dass es nicht nur um schwarz oder weiß geht, also nicht um “Cloud oder On Premise”, sondern oft um hybride Modelle.

Auf jeden Fall wird ein Wechsel von Alt nach Neu auch durch das Cloud-Modell leichter gemacht – sowohl bei der Installation als auch bei der Bilanz. Schließlich muss nicht mehr sämtliches Equipment neu erstanden und vor Ort aufgestellt werden. Damit verteilen sich die Investitionskosten auf die Nutzungszeit. Oder anders gesagt: Aus Capex wird Opex. Zugleich gibt es auch bei On-Premise-Lösungen sehr anwenderfreundliche Geschäftsmodelle – etwa Subskriptionsmodelle, die nur die Nutzung des Programms abrechnen und keine Lizenzkosten beinhalten.

Aber egal, für welche Form sich ein Betrieb entscheidet, mit einer leicht konfigurierbaren, skalierbaren und integrationsfähigen ERP-Lösung ist ein Unternehmen für die Anforderung des heutigen Wirtschaftens gut aufgestellt.