Perfekte Ressourcenplanung für Dienstleister – so sieht sie aus

Welche Abteilung hat ausreichend Kapazitäten, um ein weiteres Projekt zu übernehmen? Stehen die benötigten Skills in ausreichender Anzahl zur Verfügung? Wie kann ich auf Ausfälle am besten reagieren? Fragen, die jeder Abteilungsleiter oder Projektmanager in einem Dienstleistungsunternehmen kennt. Nun ist aber Dienstleister nicht gleich Dienstleister. Die Art und Größe von Projekten, die Kurzfristigkeit der Planung oder die Dauer des Einsatzes einer Ressource haben erheblichen Einfluss auf die Art, wie Ressourcen eingeplant werden.

Eine gute Ressourcenplanung liefert nicht einfach nur die Antwort auf die Frage, ob überhaupt genügend Kapazitäten für den nächsten Auftrag vorhanden sind. In gut geführten Unternehmen ist das lediglich die erste Sicht, die bereits bei der Angebotserstellung geprüft wird. Hierbei genügt eine Grobplanung, die üblicherweise noch nicht mit einer Einlastung verbunden ist: Haben wir überhaupt genügend Leute mit dem richtigen Wissen in der angegebenen Zeit? Und was nutzt der beste Betonbauer, wenn er ohne Betonmischer auf der Baustelle steht? Also müssen auch Geräte und Maschinen, Räume oder Fahrzeuge geplant werden.

Jeder Faktor, der zur Erfüllung eines Auftrages gebraucht wird und nur eine begrenzte Kapazität hat, ist also eine Ressource. Neben zeitlichen Verfügbarkeiten müssen auch logistische Abläufe geplant und geografische Einschränkungen berücksichtigt werden. Hierbei sind für die unterschiedlichen Ressourcen-Typen unterschiedliche Parameter zu berücksichtigten. Wo bei Mitarbeitern Arbeitszeiten geplant werden, also Grundkapazität, Urlaub, krankheitsbedingte Ausfälle oder andere Fehlzeiten müssen bei Maschinen und Geräten zum Beispiel Kapazitäten und Wartungsfenster berücksichtigt werden.

So funktioniert Ressourcenplanung

Eine gute Ressourcenplanung erfordert anfänglich sorgfältige Arbeit, weil die Stamm- und Bezugsdaten ordentlich angelegt sein müssen. Für die einzelnen Mitarbeiter müssen zum Beispiel die Arbeitszeitmodelle, die fachlichen Eignungen und Fähigkeiten sowie die grobe Unterteilung in Projekt- und Linientätigkeiten bekannt sein. Betriebliche Kalender, die Feiertage, Urlaub und Krankheiten für jeden einzelnen Standort verwalten, fügen sich in einem sinnvollen Gesamtbild.

In der unmittelbaren Projektplanung werden alle benötigten Ressourcen auf die verschiedenen Teilaufgaben beziehungsweise Stufen des Projektes eingeplant. Dabei erhält jede Aufgabe eine zeitliche Dauer und einen geplanten Arbeitsaufwand. Für die Ressourcenplanung kann dabei in eine Grobplanung und Detaileinlastung unterschieden werden. Damit können tiefergehende planerische Aufgaben bis kurz vor dem Zeitpunkt verlagert werden, wo Änderungen auf ein Minimum sinken.

Den richtigen Mitarbeiter für die Aufgabe finden

Mit dem Abschluss der Planung entsteht die Übersicht über die Belegung der verfügbaren Ressourcen, auch Belegungsplan genannt. Wenn alle Projektleiter mit einem einheitlichen Planungswerkzeug arbeiten, ist für das Unternehmen also jederzeit ersichtlich, woran ein Mitarbeiter in welchem Zeitraum arbeitet – und ob seine Kapazität ausreicht, die geplanten Tätigkeiten zu erledigen. Während Projektmitarbeiter häufig in einer Wochen-Rückmeldung ihre Einsatzzeiten vermelden, werden Service-Mitarbeiter dies störungsbezogen vornehmen. Die Kollegen aus dem Support bearbeiten Tickets und die Instandhaltung vermeldet, wenn die Anlage für eine Überprüfung nicht zur Verfügung steht. Das tun sie über den Desktop, das Intranet ihrer Abteilung oder aber über eine unserer mobilen Apps.

Eines ist allen Informationen gemeinsam. Sie laufen sofort in der zentralen Datenbank zusammen und zeigen somit einen immer aktuellen Belegungsplan. Die Basis für ein erfolgreiches Multi-Projektmanagement entsteht also durch das automatisierte Zusammenführen aller Informationen.

So ist gewährleistet, dass auch in einem dynamischen Projektumfeld immer alle Daten aktuell sind.

Wie findet man den Weg in die Zukunft?

Für Dienstleister ist die leistungsfähige und zuverlässige Ressourcenplanung die Basis einer erfolgreichen Unternehmensentwicklung. Nur wenn ein Unternehmen zuverlässig planen und disponieren kann und Partner und Kunden sich auf die Leistungen verlassen können, wird ein nachhaltiges Wachstum gesichert. Die individuellen Wege der Planung müssen dabei erhalten bleiben. Gleichzeitig kann eine moderne Softwareumgebung aber wichtige Unterstützung in komplexen Entscheidungssituationen bieten.