Social Business ist Kopfsache!

Seit etwa einem Jahr redet die Branche nun “offiziell” über das Thema Social Business. Die Analystenhäuser verfassen Trend- und Zukunftsreports und auf Veranstaltungen wie der CeBIT wurde und wird das Thema heftig diskutiert. Was versteht man eigentlich unter Social Business? Die Marktauguren meinen damit die Transformation von Unternehmen und die Neuorganisation einer hierarchischen und statischen internen Kommunikation mit vielen separaten Wissenssilos hin zur Demokratisierung und “Vergesellschaftung” von Wissen und Informationen. Daten und Dokumente werden zentral bereitgestellt und möglich sinnvoll und effizient mit anderen Mitarbeitern “geteilt”. Ziel ist es, Doppelarbeiten zu vermeiden, Teamarbeit zu erleichtern sowie insbesondere Wissen und Expertise schneller und zielgerichtet zu verteilen.

Soweit die hehre Theorie und die schönen Zukunftsvisionen. Doch was sagt der Markt? Mittlerweile sind die ersten detaillierteren Studien zur Akzeptanz sozialer Technologien und Prozesse im professionellen Einsatz veröffentlicht worden. Auf Basis einer Ländervergleichsstudie von PAC hatte ich hier vor einigen Wochen bereits den Verdacht geäußert, dass sich deutsche Unternehmen beim Thema Social Business möglicherweise schlechter machen als sie sind, wenn es um die Frage geht, ob sie kulturell und strukturell gut für die Implementierung einer Social-Business-Strategie vorbereitet sind. Nun haben auch die Analysten von Experton eine Befragung ausschließlich deutscher IT-Leiter und Fachverantwortlicher vorgelegt. Sie kommen zu sehr interessanten Ergebnissen und einer klaren Botschaft: Social Business ist “Kopfsache”, muss also von der Unternehmensleitung vorgegeben und vor allem vorgelebt werden, um im Unternehmen akzeptiert und erfolgreich zu sein.

Zusammenarbeit zwischen IT-, Fachabteilung und Geschäftsführung nötig

Bei den täglichen Diskussionen mit unseren Kunden sehen wir bei Atos immer häufiger, dass Entscheidungen über den Einsatz neuer, geschäftsprozessrelevanter Technologien in einem Spannungsfeld mit drei Kraftzentren gefällt werden: Hier steht die IT-Leitung, einerseits verantwortlich für den kosteneffizienten Betrieb der IT-Infrastruktur und andererseits mit der Aufgabe konfrontiert, technischen Wildwuchs zu verhindern sowie neue Technologien möglichst reibungslos und wartungsarm in die bestehende Infrastruktur zu integrieren. Dort stehen die “Fachabteilungen”, ein eher diffuser Begriff, der erst mal alle Nicht-IT-Abteilungen meint, die aber IT-Entscheidungen treffen oder treffen wollen. Je leichter Technik zu installieren und zu nutzen ist, desto eher versuchen diese Fachabteilungen, innovative Techniken zu implementieren, und das jedoch oft an der IT-Abteilung vorbei. Das dritte Kraftzentrum ist nun die Geschäftsleitung, die sich beim Einsatz von IT häufig auf die Beachtung von Kosten- und Effizienzzielen beschränkt und den Fragen der innovativen Möglichkeiten neuer Technologien wenig Aufmerksamkeit schenkt.

Die Experton-Experten haben nun in ihrer aktuellen Studie die Fachabteilungen und IT-Verantwortlichen unter anderem gefragt, was die Hinderungsgründe sind, wenn in ihrem Unternehmen keine Social Business Projekte gestartet werden. Das Ergebnis ist beeindruckend: Die IT-Leitungen gaben in mehr als der Hälfte der Antworten an, dass sie keinen Bedarf für Social Business sehen. Beinah der gleiche Prozentsatz der Fachabteilungen sagte dagegen, dass die IT-Abteilung die wesentliche Blockade bei der Implementierung sei. Soweit so deckungsgleich. Interessant ist jedoch vor allem, dass ein Drittel und mehr der Befragten sagt, dass die Geschäftsleitung eine abwartende Haltung einnimmt und die Implementierung von Social Collaboration-Technologien ablehnt.

Folgendes vereinfachte Szenario im Spannungsfeld zwischen den drei Kraftfeldern lässt sich aus diesen Zahlen ableiten: Die IT-Abteilung hat andere Prioritäten, als sich beispielsweise um den Aufbau eines Enterprise Social Networks mit den damit einhergehenden Herausforderungen wie Auswahl, Sicherheit, Prozesse und so weiter zu kümmern und lehnt daher alle Initiativen ab. Die Fachabteilung wiederum kommt mit den auf ihren engen Bedarf zugeschnittenen Vorstellungen bei der IT nicht weiter oder traut der hauseigenen IT die Einführung von Social Collaboration-Lösungen nicht zu: Einigen können sich jedoch IT- und Fachabteilungen darauf, dass diese Auseinandersetzung von der Geschäftsleitung im Rahmen einer gesamtunternehmerischen Strategie geklärt werden müsste – was laut Studie nicht geschieht.

Social Business kann also nicht von den Fachabteilungen oder der IT alleine vorangetrieben werden. Denn die Gefahr besteht dann, dass sich das Thema in Fragen der Prioritäten und des Abteilungs-übergreifenden Blicks verliert. Vielmehr können Social Business-Strukturen nur von oben her mit Prioritäten, Zielen und klaren Verantwortlichkeiten gestartet und durchgesetzt werden, indem sie vorgelebt werden. Dieser Punkt hat übrigens die Implementierung der Zero Email-Initiative von Atos von Beginn an begleitet – es war die globale Geschäftsleitung mit Thierry Breton die das Projekt “In drei Jahren weg von der E-Mail” Anfang 2011 ins Leben gerufen hat. Sowohl die IT, als auch viele Fachabteilungen hatten anfangs noch mit Kopfschütteln reagiert. Nun aber arbeiten sie Hand in Hand daran, das Projekt wie geplant erfolgreich umzusetzen und bis Ende 2013 zum Erfolg zu bringen. Schnellere und effizientere Kollaboration der Atos Mitarbeiter und darauf aufbauend bessere Serviceerbringung für unsere Kunden – das war von Beginn an das erklärte Ziel der Initiative und hier sehen wir bereits vor Projektende eine Reihe von positiven Ergebnissen.

Dieses zentrale gesteuerte und integrative Vorgehen bei der Umsetzung von Social Business Projekten kann ich allen Geschäftsführern nur wärmstens empfehlen. Gerne bin ich auch bereit, unsere Erfahrung zu teilen – zum Beispiel beim Bitkom Trendkongress am 13. November 2013 in Berlin.