Wie das Facebook-Konzept in Unternehmen Einzug hält

“Die E-Mail ist tot” ist die neue Marketing-Phrase, die man inzwischen immer häufiger liest. Kann ich eigentlich nicht wirklich glauben, wenn ich mir so meinen täglichen Posteingang anschaue. Nach einem Zwei-Stunden-Meeting tümmeln sich schon wieder an die 75 ungelesene Mails…

Und es sind nach wie vor nicht wenige, die sich tagtäglich durch eine Flut von E-Mails kämpfen, deren Relevanz sich zwischen “in China ist ein Sack Reis umgefallen” bis hin zu “unsere Firma wurde übernommen” bewegen. 100 Mails und mehr am Tag sind in vielen Unternehmen keine Seltenheit. Natürlich kann man sich für Mails Regeln erstellen und eingehende Nachrichten je nach Betreff oder Absender automatisch in entsprechende Ordner sortieren. Aber das ändert nichts an der puren Masse der elektronischen Kommunikation. Das cc-setzen sämtlicher Kollegen und Partner trägt sein Übriges bei, zur Produktion von E-Mail-Schleifen mit nicht mehr zuweisbaren Informationen (WG: WG: WG: AW: AW:…).

Der einstige praktische Nutzen einer schnell übermittelbaren Nachricht hat sich durch deren inflationären Gebrauch fast schon in das Gegenteil verkehrt. E-Mails werden nicht mehr oder nur teilweise gelesen, durch das “cc-en” zusätzlicher Kommunikationspartner Massen-Verteiler erstellt, bei denen sich schlussendlich kaum ein Adressat direkt angesprochen fühlt. Informationen gehen verloren, das Ziel aus dem Auge verloren.

Ist die E-Mail als modernes Kommunikationsmedium wirklich gescheitert?

So rigoros lässt sich das wohl nicht behaupten. Auch den Brief hat man einst mit dem Aufkommen der elektronischen Nachrichtenübermittlung totgesagt, aber auch heute noch finden sich Briefumschläge, Postkarten und Briefmarken hinter der Ladentheke und nicht nur in Museen. Im Grunde wurde der Brief durch die E-Mail sogar aufgewertet. Heutzutage ist es schon etwas besonderes, wenn man eine Geburtstagskarte statt einer SMS oder eine Postkarte aus dem Urlaub statt eines Facebook-Fotos erhält.

Eine ähnliche Relevanz-Verschiebung könnte nun auch die E-Mail erfahren. Denn durch das Aufkommen sozialer Netzwerke haben sich neue Community Plattformen etabliert, die nicht nur im privaten, sondern vermehrt auch im Geschäftsumfeld unsere Art der Kommunikation verändert haben und weiter ändern werden. Freunde schreiben sich nicht mehr via gmx und web.de, sondern via Facebook oder Google+. Lunch-Termine werden via XING aufgesetzt, Partys via Facebook organisiert, Fotos und Informationen in spezielle Gruppen gepostet. Tagtäglich werden rund 200 Millionen Tweets und 1,5 Milliarden Facebook-Posts produziert.

Eine aktuelle Untersuchung von Forrester Research belegt das zunehmende Interesse der Unternehmen an den so genannten Enterprise Social Networks. Sie verbessern den Analysten zufolge die Entscheidungsfindung, sind zudem sicherer und robuster. Philips, Nokia oder der Business-Analytics-Spezialist SAS sind prominente Unternehmen, die heute schon auf moderne Collaboration-Plattform wie Socialcast setzen und damit sehr gute Erfahrungen machen. Sie berichten von wesentlicher höherer Effizienz bei der internen Zusammenarbeit, unabhängig von unterschiedlichen Orten oder Zeitzonen.

Die Umsetzung selbst ist denkbar einfach: Setzt ein Unternehmen eine Collaboration-Lösung ein, kann sich jeder Mitarbeiter mit seiner Unternehmens-E-Mail-Adresse auf der Website anmelden und mit seinen Kollegen in Kontakt treten. Wie bei Facebook “folgen” sie Mitarbeitern und Projekten, die sie gerade interessieren. Das kann zum Beispiel ein Projekt “CeBIT 2013” sein, eine Gruppe, die sich mit dem Aufbau eines bestimmten Geschäftsfelds befasst, oder einfach nur eine Community “Weihnachtsfeier”. Für jede Gruppe kann ein Moderator bestimmt werden, der beispielsweise auch die Aufnahme in die jeweiligen Gruppe kontrolliert. Wenn man möchte, kann man sich Alerts für bestimmte Themen-Posts einrichten. Durch die Zusammenführung mehrerer Informationsflüsse und Ereignisse nach Projekt oder Thema wird der Zeitaufwand für E-Mails, Meetings und die Suche nach Informationen reduziert.
Anwender können mithilfe von Gruppen Online-Arbeitsbereiche sowohl für interne als auch für externe Mitarbeiter definieren und die Kommunikation und Aktivitäten für ein Projekt, ein Team oder Thema organisieren. Über Profile werden Rollen, Kompetenzen und Interessen definiert.

Das Prinzip sozialer Netzwerke kann im Arbeitsleben viele Prozesse vereinfachen. Gerade bei Dingen, die im “Fluss” sind, lassen sich Informationen schnell verbreiten und offene Punkte klären. Auf Basis einer vernetzten Zusammenarbeit können Kreativität und Innovation wachsen.

Teil des vernetzten Zeitalters zu sein, bedeutet auch, Teil einer fundamentalen Veränderung zu sein. Enterprise Social Networks bedeuten sicherlich nicht das Ende der E-Mail. Genauso wie das Medium Brief als Kommunikationsmittel nach wie vor existiert, wird es auch die E-Mail noch weitergeben. Aber die neuen Kommunikationskanäle werden sicherlich in Zukunft weiter und schneller ihre Kreise ziehen.