UCaaS – was bremst diese Technologie?

In unserer global vernetzten Welt gehören Unified Communication- und Collaboration (UCC) Technologien zu den Schlüsselfaktoren, um die Produktivität von Unternehmen aller Branchen zu steigern. So geht man davon aus, dass fast eine Milliarde der weltweiten Arbeitnehmer heutzutage telearbeiten, davon rund ein Drittel von zu Hause in Teilzeit, und ein Zehntel in Vollzeit.

Gleichzeitig führen Unternehmen zunehmend Richtlinien für Bring-your-own-device (BYOD) ein, um das mobile Arbeiten ihrer Mitarbeiter zu vereinfachen. Dieser Trend wird sich voraussichtlich um das Doppelte steigern und in den nächsten vier Jahren werden 85 Prozent der Unternehmen werden BYOD umsetzen.

Nur jeder zehnte darf mobil arbeiten

Jedoch, wie eine aktuelle Studie des DIW (Deutsches Institut für Wirtschaftsforschung) zeigt, sind Manager in Deutschland bisher noch wenig geneigt, Telearbeit in ihren Organisationen einzuführen. Obwohl jeder dritte deutsche Mitarbeiter gerne ab und an von zu Hause arbeiten würde, hat nur jeder zehnte tatsächlich die Wahl, dies auch zu tun.

Dennoch ändert sich die Einstellung der Verantwortlichen zur Telearbeit, wenn auch langsam. Laut DIW ist Deutschland in punkto Telearbeit im Vergleich zu anderen EU-Ländern der Zeit voraus, doch erkennen nur wenige Personalleiter in Deutschland, dass Telearbeit zu Produktivitätssteigerungen führen kann.

Aber warum gibt es noch diese Vorbehalte, wo doch die neuesten UCC-Technologien es so viel einfacher machen, geographisch verteilte Teams zusammenzubringen? Ein Grund dafür ist, dass es oftmals noch den Irrglauben gibt, dass die Produktivität von Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiten, geringer ist. Es zeigt sich jedoch, dass Mitarbeiter über Telearbeit wesentlich produktiver sein können.

Unternehmen, die planen ihre Mitarbeiter von zu Hause arbeiten zu lassen, stehen oft vor der Frage, welche Kommunikations- und Collaboration-Tools sie nutzen sollen, um die volle Produktivität bei Telearbeit erreichen zu können. Oft gibt es viele verschiedene Kommunikations-Tools, die nahtlos zusammenarbeiten müssen, um eine wirklich einheitliche Arbeitsumgebung zu schaffen. Eine der Herausforderungen ist, dass Unternehmen im Verlauf mehrerer Jahre häufig eine Reihe verschiedener Telefonanlagen, Konferenzsysteme und Instant-Messaging-Tools erworben haben. Und mit jeder neuen Beschaffungsrunde wird es anspruchsvoller, diese Mischung an Technologien miteinander zu kombinieren. Eine weitere Schwachstelle besteht darin, dass bei der Übernahme eines anderen Unternehmens zum Beispiel die Systeme der neuen Einheit mit den Systemen der Muttergesellschaft gänzlich inkompatibel sein können.

Cloud-Technologien ändern das Spiel

Mithilfe von Cloud-Technologien lassen sich diese Herausforderungen nun meistern. Es ist also keine Überraschung, dass UCC durch UCaaS-Plattformen wie Skype for Business von Microsoft und WebEx von Cisco in die Cloud wandert. Die Vorteile dieser Technologien sind offensichtlich: Die Unternehmen erhalten eine einheitliche Plattform, die einfach, nahtlos und intuitiv für die Mitarbeiter zu nutzen ist. Gleichzeitig können CAPEX-Investitionen auf ein Minimum beschränkt werden und damit wird es für Unternehmen möglich, ihre Kommunikationssysteme ein für alle Mal durch die Implementierung eines vollständigen Sets von UCC-Tools auf einer einzigen Plattform zu vereinheitlichen.

Dennoch gibt es noch eine Herausforderung, der sich Unternehmen bei der Adoption der neuesten UCaaS-Tools gegenübersehen. Denn die gesamte Kommunikation und Collaboration – von Instant Messaging und Videotelefonie bis zu E-Mail und dem Teilen von Dokumenten – ist auf das Internet angewiesen. Doch das Fehlen von wirklich gleichbleibend schneller Konnektivität kann ein Problem für globale Unternehmen darstellen.

Wir alle wissen, wie schmerzhaft es sein kann, an einem Dokument in der Cloud zu arbeiten, wenn das Hochladen und Speichern fehlschlägt und unsere harte Arbeit ins Nichts läuft. Oder wenn wir versuchen, eine Besprechung über Video abzuhalten, aber durch schlechte Internetverbindung Schwankungen entstehen, die es unmöglich machen, einander zu verstehen. Es ist einfach unmöglich, Mitarbeiter zu ermutigen, Besprechungen über Video abzuhalten oder über Dokumente in der Cloud zusammenzuarbeiten, wenn das Netzwerk, über das alle Tools für Kommunikation und Collaboration laufen, vor 15 Jahren entworfen wurde. Daher ist es oberste Priorität für Unternehmen sicherzustellen, dass ihre Netzwerke die nötige Performance und Bandbreite aufweisen, um sie auf ihrem UCC-Weg nicht aufzuhalten.

Wo soll man anfangen?

Jede UCaaS-Reise eines Unternehmens ist einzigartig, abhängig vom Ausgangspunkt und den geschäftlichen Prioritäten. Jedoch ist allen gemeinsam, dass alle Elemente der Kommunikation nahtlos zusammenarbeiten müssen. Statt einem Hauruck-Ansatz bei der UCaaS-Implementierung, der riskant und äußerst disruptiv für das Unternehmen sein kann und zudem vielleicht nicht die Unterstützung der Mitarbeiter erhält, bin ich der festen Überzeugung, dass Unternehmen einen modularen Ansatz wählen sollten.

Sie sollten dort beginnen, wo sie die größte Wirkung erzielen und die vorhandenen Ressourcen für eine maximale Rendite “herunterkochen”, anstatt einfach alle vorhandenen Tools durch neue zu ersetzen. Entscheidend ist, dass dieser Schritt-für-Schritt-Ansatz auch sicherstellt, dass jedes der einzelnen UCaaS-Projekte – egal ob Instant Messaging oder die gemeinsame Nutzung von Dokumenten – einen eigenen ROI und greifbare Vorteile in Form von Produktivitätssteigerungen und Benutzererfahrung erzielt sowie für den weiteren UCaaS-Weg des Unternehmens zukunftssicher ist.

Im Zeitalter von Mobility, Cloud und ortsunabhängigem Arbeiten sind UCC-Technologien entscheidend, um die Produktivität in Unternehmen zu steigern. Sie ermöglichen es den Mitarbeitern, auf eine Fülle verschiedener Anwendungen und Daten zugreifen zu können sowie überall und zu jeder Zeit das Gerät ihrer Wahl zu verwenden. Da das hohe Innovations-Tempo von Technologien prägt, wie Unternehmen operieren und Menschen zusammenarbeiten, kann UCaaS Unternehmen dabei unterstützen, ihre gesamte Produktivität und Agilität auf dem globalen, digitalen Markt zu steigern.