Wo der Digitale Wandel dem Mittelstand hilft

Die wichtigsten Trends sind dabei Integration von Cloud-Services, Automatisierung von Geschäftsprozessen und Auswertung großer Datenmengen. Das alles nach den Regeln der neuen Datenschutz Grundverordnung (DSGVO).

Die Digitale Transformation bietet viele Chancen für Startups. Sie können sich mit innovativen Geschäftsideen am Markt etablieren und dabei von Anfang an auf flexible IT-Lösungen aus der Cloud setzen. Im klassischen Mittelstand geht es hingegen vor allem darum, bestehende Geschäftsprozesse zu digitalisieren und neue digitale Geschäftsabläufe einzuführen. Gezielt integrierte Cloud-Services, Automatisierung durch Software und neue Erkenntnisse aus der Analyse großer Datenmengen helfen dabei.

Die Cloud-Integration schreitet voran

Reine Cloud-Lösungen werden auch 2018 immer öfter zur ersten Wahl, wenn es darum geht, neue Unternehmen oder Geschäftseinheiten mit kaufmännischen Lösungen zu unterstützen.

Viele Unternehmen wollen den Weg von bewährten Anwendungen hin zu modernen Cloud-Lösungen jedoch lieber in kleinen Schritten gehen. Sie wollen so den Nutzen ihrer vorhandenen Anwendungen weiter voll ausschöpfen. Gleichzeitig sehen sie durchaus das Potenzial der Cloud, beispielsweise wenn es um mehr Produktivität durch mobiles Arbeiten geht. Die Integration einzelner Cloud-Services in die bestehenden Lösungen ermöglicht es diesen Unternehmen, neueste Technik zu nutzen, ohne ihre IT-Infrastruktur komplett zu erneuern. Transaktionen des Kunden einzusehen. Ein ständiger Wechsel zwischen beiden Programmen entfällt dadurch.

Software automatisiert Prozesse

Schneller und kostengünstiger arbeiten – das bleibt das Hauptmotiv für den IT-Einsatz im Mittelstand. Ziel ist deshalb das fortschreitende Automatisieren von Abläufen, auch und gerade im kaufmännischen Bereich. Beispiel Zahlungsmanagement: Wer Online-Zahlungsdienste wie Paypal in bestehende Buchhaltungslösungen integriert, kann die Forderungslaufzeiten gegenüber dem klassischen Kauf auf Rechnung drastisch verkürzen. Gleichzeitig sinkt der Aufwand für das Zahlungsmanagement. Vor allem kleinere Unternehmen profitieren darüber hinaus bei der Liquiditätsplanung vom schnelleren Zahlungsfluss.

Ein weiterer Automatisierungstrend ist die Entwicklung von Chatbots oder Bots. Dabei handelt es sich um Softwaremodule, die natürlich-sprachliche oder textbasierte Anfragen automatisiert im Dialog beantworten. In der Kunden-Hotline eingesetzt, entlasten sie den Support von häufig wiederkehrenden Anfragen und erhöhen gleichzeitig die Erreichbarkeit und die Kundenzufriedenheit. Außerdem können Bots einfache Buchungen selbständig zuweisen, indem sie beispielsweise Bewirtungsbelege automatisch als Spesen oder Barentnahmen auf ein Kassenkonto buchen.

Big Data: Auch der Mittelstand profitiert

Die Verarbeitung von sehr großen Datenmengen (Big Data) verhilft Unternehmen im digitalen Zeitalter zu konkreten Wettbewerbsvorteilen. So lassen sich beispielsweise Geschäftsrisiken und -potenziale erkennen und Entscheidungen schneller treffen: Wo sollten wir welche Produkte anbieten? Über welchen Kanal, zu welchem Zeitpunkt und zu welchem Preis? Dabei gilt: Je größer die Datenbasis, desto zuverlässiger die daraus gewonnenen Erkenntnisse. Hier haben die Big Player im Markt zunächst einen Vorteil gegenüber kleinen und mittleren Unternehmen. Doch mit speziellen Cloud-Services wie compass.co können KMU nicht nur ihre Datenbasis verbreitern, sondern auch den Aufwand für deren Auswertung minimieren. Das unterstützt Startups in ihrer Wachstumsstrategie ebenso wie die Entwicklung innovativer Geschäftsbereiche im klassischen Mittelstand.

DSGVO macht ernst mit Datenschutz

Ab 25. Mai 2018 gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der gesamten Europäischen Union. Für die Unternehmen in Deutschland ändert sich vordergründig wenig. Schließlich sind die meisten Regelungen der DSGVO bereits Bestandteil des deutschen Datenschutzgesetzes (BDSG) und damit seit Jahrzehnten geübte Praxis. Allerdings bringt die DSGVO erheblich höhere Strafen bei Verstößen mit sich: bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des weltweiten Umsatzes. Damit wird die Missachtung des Datenschutzes zu einem ernsten Geschäftsrisiko.

Gleichzeitig müssen Unternehmen nun sehr klar definierte Fristen im Datenschutz einhalten. Beispielsweise muss ein Datenschutzverstoß innerhalb von 72 Stunden bei der zuständigen Behörde gemeldet werden. Anfragen zur Datenauskunft sind künftig innerhalb eines Monats zu beantworten. Hinzu kommen zusätzliche Kontroll- und Dokumentationspflichten für Unternehmen. Die DSGVO orientiert sich am aktuellen Stand der Technik und verlangt, dass der Datenschutz künftig „by Design“ und „by Default“ berücksichtigt wird. Das könnte dazu führen, dass die Unternehmen ältere IT-Verfahren künftig nicht mehr sicher betreiben können und gezwungen sind, auf aktuellere Software umzustellen. In jedem Fall liefert die DSGVO angesichts des digitalen Wandels wichtige Argumente, die eigene IT in Sachen Datenschutz auf den Prüfstand zu stellen. Dabei sollten Entscheider bedenken: Maßnahmen zum Datenschutz sichern auch den Wert der Daten für das eigene Unternehmen.