Digitalisierung für KMU – so profitieren auch kleine Unternehmen von neuen Technologien
In vielen kleineren Unternehmen ist die Digitalisierung noch nicht ganz so weit fortgeschritten. Auftragsbücher werden mit der Hand geschrieben, Warenbestände mit einfachsten Mitteln erfasst und manuell in Listen eingetippt und auch Rechnungen vielfach noch händisch erstellt. Mit einer praktikablen IT-Infrastruktur und einer optimierten Digitalisierung könnten hier die Abläufe wesentlich verbessert werden.
Häufiges Problem sind fehlende Kenntnisse und Zeit
Häufig handelt es sich um mittelständische Betriebe, in denen nur ein oder zwei Mitarbeiter die Verwaltungstätigkeiten und Buchhaltung ausüben. Diese sind schon lange dort beschäftigt und kennen ihre Zulieferer und Kunden sehr genau. Die Betriebsleitung selbst ist eher mit der Durchführung der Dienstleistung selbst beschäftigt. Die Betriebsabläufe haben sich schon seit vielen Jahren bewährt, sind jedoch in Bezug auf den technischen Fortschritt stehengeblieben. Von daher sollten sich auch kleinere KMU-Betriebe mit modernen Digitalisierungstechniken ein wenig auseinandersetzen. Das Problem ist, dass in diesen Betrieben ein hohes Arbeitsaufkommen vorliegt und die Mitarbeiter nur wenig Zeit haben, sich eingehend mit neuen Abläufen zu beschäftigen. Vielfach fehlt auch das technische Verständnis.
Digitalisierung für mehr Effektivität
Es macht durchaus Sinn, sich auf dem Markt nach modernen Technologien umzusehen. In jedem Unternehmen ist die IT-Infrastruktur mehr oder weniger weit ausgebaut. Kleinere Firmennetzwerk lassen sich ohne größeren Aufwand schnell und kostengünstig realisieren. Aber auch bei der Auswahl geeigneter Software gibt es eine große Auswahl. Verstaubte Rechnungsbücher gehören heute der Vergangenheit an. Vieles wird digital verarbeitet. Eine sinnvolle Unterstützung durch Online Rechnungsprogramme kann zum Beispiel die Arbeit der Buchhaltung enorm vereinfachen. Damit lassen sich Rechnungen und Angebote per Knopfdruck erstellen.
Die Unternehmensprozesse neu überdenken
Vor jeder Digitalisierung sollten die bestehenden Unternehmensprozesse optimiert werden. Dies bedarf einer eingehenden Analyse. Nicht jedes mittelständische Unternehmen hat hierfür die geeigneten Mitarbeiter. Hilfreich sind in diesem Fall IT-Spezialisten und Unternehmensberater. Nur effiziente und durchdachte Abläufe lassen sich später in digitale Abläufe übersetzen. Zu den wichtigen Aufgaben gehören beispielsweise der Abbau von Bürokratie, eine Vereinfachung der Betriebsabläufe, die Senkung von Produktionskosten und eine noch bessere Planung von Aufträgen. Ebenso werden die vorhandenen Ressourcen effizienter genutzt und auch die Konkurrenzfähigkeit zu anderen Unternehmen gesteigert.
Einfache und transparente Datenverarbeitung
In heutiger Zeit müssen Unternehmensdaten jederzeit schnell zur Hand sein. Umständliche Software-Insellösungen sollten unbedingt vermieden werden. Zwar bieten die gängigen Office-Produkte für den alltäglichen Schriftverkehr eine gute Hilfe, jedoch sollten die Dokumente später auch in einem Dokumentenmanagement-System sicher abgespeichert werden. Auf diese Weise stehen diese Daten immer dort zur Verfügung, wo sie auch wirklich benötigt werden. Geschäftsvorgänge lassen sich zu digitalen Akten zusammenführen. So könnte beispielsweise für jeden Kunden ein eigener Vorgang von der Angebotserstellung bis zur Rechnungsstellung angelegt werden. Allein aus steuerlichen Gesichtspunkten müssen die Buchhaltungsdaten transparent und zeitlich chronologisch abgespeichert werden. Mit einer gut durchdachten Digitalisierungslösung lässt sich der gesamte Betriebsablauf auch bei kleineren Unternehmen vereinfachen.
Die Digitalisierung bietet auch mittelständischen Unternehmen zahlreiche Vorteile. Viele Verwaltungsprozesse lassen sich hiermit vereinfachen und transparenter gestalten. Da nicht jeder über ausreichende Kenntnisse in der Optimierung von Geschäftsabläufen verfügt, stehen auf dem Markt zahlreiche Agenturen bereit, die mit Fachwissen Vorschläge unterbreiten und Beratungen anbieten.
Nützlich Tools für KMU
Als Unternehmer wird eine effiziente Zeiterfassung benötigt? Dann kann auf Cloud-Tools wie Clockodo oder Harvest zurückgegriffen werden. Wer seine Belege automatisch erfassen möchte, der findet beispielsweise in sevDesk eine praktische Cloudlösung. Dabei lassen sich die Belege auf einfache Weise per Smartphone-App fotografieren. Ein weiteres Tool stellt Mindmaster dar. Hiermit lassen sich insbesondere in der Gründungsphase die neuen Ideen übersichtlich zu sortieren und zu gewichten.
Schließlich geht es um die Datensicherung und um regelmäßige Backups. Hier bietet sich ein stationäres NAS-System ebenso an, wie Online-Lösungen. Jedoch ist es hier wichtig, dass ein Online-Service verwendet wird, dem man auch wirklich trauen kann. Dropbox bietet beispielsweise eine Bezahlservice an, der weitergehende und sichere Funktionen unterstützt. Aber auch Adobe Documents oder iCloud dürfen hier nicht unerwähnt bleiben.
