Prozessorientiertes Software Asset Management – lieber vorbeugen statt nachlizenzieren
Software Asset Management (SAM) ist keine Option, sondern eine essenzielle Disziplin mit großem Mehrwert.
Richtig ernst genommen wird sie aber meist nur, wenn ein Software Audits ansteht.
Wer aber unter Zeitdruck im Software Audit agieren muss, erreicht meist keine optimalen Ergebnisse. Wünschenswert wäre es, wenn man über ein Software Asset Management alle Daten, Prozesse und Verträge einfach fertig aus der Schublade zieht. Dabei zeigt sich; Die kritischen Aspekte eines Software Audits gruppieren sich in der Regel um die drei Themen:
• Fehlende Lizenzmanagement-Prozesse,
• Fehlen von zentralisiertem, strukturiertem Wissen über die Software-Assets, Lizenzmodelle sowie über die tatsächliche Softwarenutzung.
• Komplexität der Lizenzbestimmungen
Um nicht unter Stress zu geraten, empfiehlt sich daher ein prozessorientiertes Software Asset Management unternehmensweit in 5 Schritten einzuführen.
1. Definition von Zielen
Will ich „nur“ reaktiv compliant“ sein oder mein Softwareportfolio proaktiv gestalten?
Im ersten Fall bleibt im Prinzip alles beim Alten, für jedes Audit geht die Zählerei und Aufräumarbeiten von vorne los.
2. Definition und Aufsetzen relevanten SAM-Prozesse.
Das beinhaltet die vollständige Erfassung des Lizenzbestands, die Definition des Lizenzmanagementprozesses und die Integration in einen Change-Managementprozess.
Gerade letzteres ist entscheiden, damit geklärt ist, wer überhaupt Software auswählen und bestellen und die dafür anfallenden Kosten genehmigen darf. Dieses Vorgehen ist Basis für standardisierte Workflow wie zum Beispiel ein Software-Bestell und Genehmigungsprozess.
3. Implementierung Software Asset Management-Tool
Diese Projektphase umfasst die Anbindungen an alle relevanten technischen Datenbanken wie Inventarisierung, CMDB und Lizenz-Metriken sowie das Aufsetzen von Mechanismen zur Sicherstellung der Datenqualität.
4. Lizenzmanagement mittels Eröffnungsbilanz
Hierzu zählen die Evaluierung bestehender Verträge und Lizenzbedingungen, die Einrichtung von softwaregestützten Workflows für den automatischen Abgleich sowie für die Lizenzkonsolidierung zu einem spezifischen Produkt oder Anbieter.
5. Laufender Betrieb
Dieses finale Projektstadium wird als Ausgangspunkt für eine kontinuierliche Service-Verbesserung dienen, wie sie das ITIL-Framework empfiehlt. Das inkludiert auch die Ausdehnung der neuen Prozesse und der neuen Workflows auf weitere Softwareprodukte und Softwareanbieter.
Unabdingbar für eine erfolgreiche Umsetzung ist in jedem Fall, diese Veränderung als Unternehmensaufgabe zu verstehen und für Nachhaltigkeit zu sorgen. Ansonsten bleibt das Vorhaben stecken oder „versandet“ irgendwann. Orientieren Sie sich an Ihrem Rechnungswesen. Die zentrale Buchhaltung für eine rechtskräftige Auskunft an Investoren und das Finanzamt wird ja auch sehr ernst genommen. Lizenzmanagement ist im Grunde nichts anderes. Es ist die Buchhaltung der IT.
Mehr Informationen zur Umsetzung eines Software Asset Managements erfahren Sie im Webinar „Strategien und Erfolgsfaktoren eines Software Asset Managements“
Über den Autor:
Torsten Boch
Senior Product Manager
Matrix42 AG
Torsten Boch ist seit 2006 bei Matrix42 und heute als Senior Product Manager für die Produktlinie „Software Asset Management“ verantwortlich. Dies beinhaltet Lizenz-, Asset- und Vertragsmanagement sowie Module für die Serverinventarisierung. Davor war er 15 Jahre als Entwickler, Berater und Projektleiter bei verschiedenen Unternehmen für die Gestaltung und den Einsatz von Standardsoftware verantwortlich. Er ist Diplom Betriebswirt mit einer Spezialisierung auf Steuer- und Handelsrecht sowie Bilanzierung und Buchführung.
