Sieben Tipps für mehr Produktivität – trotz Slack & Co.

Also: Wie schaffen wir es, inmitten aller Ablenkungen und Unterbrechungen und trotz immer neuer Chat und Kommunikationskanäle, die uns das Private- und Arbeitsleben beschert, den Tag über fokussiert zu bleiben? Wir haben ein paar Dinge ausprobiert und hier eine Übersicht mit den sieben besten Produktivitätstipps.

1. Legen Sie für alle Kommunikationskanäle genaue Regeln fest

Wussten Sie, dass Manager bis zu 80 % ihrer Zeit mit Kommunikation verbringen? Klar, werden einige denken, das ist ja Teil ihrer Aufgabe. Doch das lässt nur sehr wenig Zeit für andere Dinge – ganz zu schweigen von fokussierter, produktiver Arbeit.

Raphael Lüscher von Evernote sieht die Lösung darin, einen Kommunikations-Führerschein einzuführen. Beantworten Sie dazu mit Ihrem Team oder allein die folgenden Fragen:

1. Welche Kommunikationskanäle nutzen Sie? (z. B. E-Mail, Slack, WhatsApp, Telefon)
2. Welche Regeln gibt es derzeit für diese Kanäle?
3. Wie oft prüfen Sie täglich diese Kanäle?

Bei Evernote führte dies zur Definition einer klaren Regel für die E-Mail-Kommunikation: Nachrichten, die mehr als drei E-Mails zwischen Absender und Empfänger erfordern, hätten erst gar nicht als E-Mail gesendet werden sollen. Ein schnelles Meeting wäre effizienter gewesen. Eine weitere Regel legt fest, dass von E-Mails nicht erwartet werden kann, dass sie innerhalb von 24 Stunden gelesen werden, da dieser Kommunikationskanal nur für nicht dringende Angelegenheiten verwendet wird.

Raphael Lüscher meinte dazu: „Wenn Ihr Haus in Flammen steht, würden Sie kaum eine E-Mail an die Feuerwehr schicken. Schließlich ist es dringend. Ausschlaggebend für effektive, zeitsparende Kommunikation ist die Wahl des besten Kanals für jede Situation. Außerdem sollten für jeden Kanal klare Regeln und Erwartungen definiert sein. Das schafft für Sie und Ihr Team unmittelbar Zuversicht und Klarheit.“

Vermeiden Sie ineffektive Meetings

Jahr für Jahr werden über 37 Milliarden Dollar bei unproduktiven Meetings vergeudet. Viel wurde schon zu diesem Thema geschrieben, doch die angebotenen Lösungen kratzen oft nur an der Oberfläche: Legen Sie eine präzise Agenda fest, führen Sie das Meeting stehend aus, beschränken Sie die Teilnehmerzahl. Dennoch gibt es einige grundlegende Maßnahmen, die Sie treffen können, z. B.:

• Nennen Sie den Zweck (d. h. ist das Meeting wirklich nötig oder sollten Sie den Inhalt besser in einer E-Mail kommunizieren?)
• Begrenzen Sie die Dauer des Meetings (z. B. „Wir haben nur 15 Minuten Zeit.“)
• Ernennen Sie einen Moderator (der auf die Zeit achtet und sicherstellt, dass alle anstehenden Themen behandelt werden)

Mit Tools wie Calendly oder Teamleader können Sie sogar Meetings planen, ohne E-Mails hin und her zu senden. Zusätzlich gibt es noch einen überaus wichtigen Aspekt, der oft vergessen wird:

Meetings beginnen nicht, wenn Sie den Raum betreten, und enden nicht, wenn Sie den Raum verlassen.

In ihrem Buch „Meeting Together“ erläutern Lois Graessle und George Gawlinski das Konzept des 40-20-40-Modells. 40 % unserer Aufmerksamkeit sollten bei einem Meeting auf der Vorbereitungsarbeit liegen, 20 % auf dem Meeting selbst und die restlichen 40 % auf den Folgemaßnahmen. Versuchen Sie dazu am Ende Ihres Meetings die drei W-Fragen zu beantworten: „Wer“ macht „was“ bis „wann“? Wenn Sie darauf achten, dass alle Teilnehmer gut vorbereitet sind und mit klaren Vorstellungen aus dem Meeting gehen, werden Sie durch Ihre Meetings schon bald keine Zeit mehr vergeuden, sondern einsparen.

3. Deaktivieren Sie Benachrichtigungen

Wer kennt sie nicht, diese kleinen Benachrichtigungssymbole am oberen oder unteren Bildschirmrand, die Sie über eine neue E-Mail, Chat-Nachricht oder ein Update informieren? Aus der Psychologie wissen wir, warum es so schwer ist, die Tyrannei des roten Punktes zu ignorieren. Und während Sie dem Signal folgen und in ein anderes Fenster wechseln, denken Sie womöglich: „Dauert ja nur 30 Sekunden.“

„Es dauert 23 Minuten, um sich auf etwas zu konzentrieren und wir werden heute alle 5 Minuten unterbrochen. Dadurch ist es schwer, Dinge zu erledigen.“

Tatsächlich geht das Problem über das offensichtliche Maß weit hinaus. Heutzutage wird ein Büromitarbeiter im Schnitt alle drei bis fünf Minuten unterbrochen. Im Gegensatz dazu dauert es 23 Minuten, bis wir unsere Konzentration wiederlangt haben. Diese kognitive Überforderung schadet unserer Produktivität. Deshalb empfehlen die meisten Experten, alle unnötigen Benachrichtigungen zu deaktivieren.

Dies steigert nicht nur Ihre Konzentration, sondern gibt Ihnen auch mehr Gelassenheit. Sie wären erstaunt, wie energiegeladen Sie sich fühlen, wenn Sie nicht permanent mit neuen Informationen bombardiert werden. Befürchten Sie, dass Sie etwas Wichtiges verpassen könnten? Da gibt es Abhilfe:

1. Apps wie Moment und Offtime helfen Ihnen, Ihre Handynutzung zu tracken und eine Balance zwischen Ihrem Online- und Offline-Leben zu schaffen.
2. RescueTime trackt die Dauer, die Sie mit Apps und Websites verbringen, und präsentiert Ihnen ein korrektes und objektives Abbild Ihrer Nutzung.
3. Bereit für echte Arbeit? Mit Tools wie Focus und Snowball können Sie Ablenkungen und unerwünschte Benachrichtigungen blockieren, sodass Sie produktiver arbeiten können.

4. Nutzen Sie Technologie richtig – zu Ihrem Vorteil

Dies bringt uns zu unserem nächsten Punkt. Ihre Produktivität hängt von zahlreichen Faktoren ab: persönliche Einstellung, Schlaf, Gesundheit, Stress, mangelhafte Kommunikation, Zeit- und Aufgabenmanagement usw. Glücklicherweise gibt es für jeden dieser Bereiche zahlreiche technologische Hilfsmittel.

Unser Rat? Übertreiben Sie es nicht. Zu viele einzelne Tools sind genauso schlecht für Ihre Produktivität wie gar keine. Zwei Tipps dazu:

• Wählen Sie Tools mit einem hohen Grad an Automatisierung (und verbringen Sie weniger Zeit mit Routineaufgaben)
• Nutzen Sie vernetzte Tools oder Software wie Zapier oder das richtige CRM, um Apps untereinander synchronisieren zu können (und weniger Zeit mit dem Verschieben von Daten zu verbringen)

Hier einige Beispiele: Wenn Sie CRM-Systeme verwenden, empfiehlt es sich, Ihre Mailbox, Webformulare oder sogar Ihr LinkedIn-Konto zu verbinden, um wichtige Informationen automatisch abzurufen. Dagegen sollte Ihre Projektmanagement-Software mit Ihrer Abrechnungssoftware verknüpft sein, damit Sie mit nur ein paar Klicks Projekte abrechnen und versenden können.

Ihr Rechnungsprogramm kann dann mit Ihrem Buchhaltungsprogramm verknüpft werden, um den Zahlungsstatus, Rechnungen und vieles mehr zwischen den Systemen auszutauschen und zu aktualisieren. Auf diese Weise können Sie Ihren gesamten Arbeitsprozess abdecken.

Und schließlich: Die interne Kommunikation wird wesentlich einfacher mit Slack oder Chanty. Auch Passwortmanagement-Lösungen wie LastPass und 1Password sind enorm hilfreich, damit Sie nicht jedes Mal Ihre Zugangsdaten manuell eingeben müssen.

5. Erstellen Sie einen „Wochenüberblick“

David Allen meint, dass Stress vor allem deshalb entsteht, weil wir uns Aufgaben nicht aufschreiben. Überlegen Sie mal: Warum sind wir im Urlaub so ruhig und entspannt? Weil wir vor dem Urlaubsantritt einen Wochenüberblick erstellen, damit während unserer Abwesenheit nichts liegen bleibt. Dadurch können wir einerseits unbesorgt auf Urlaub fahren, andererseits sparen wir bei der Rückkehr Zeit.

„Je mehr wir über unsere Arbeit nachdenken, desto leichter wird sie.“

Nehmen Sie sich deshalb jede Woche eine Stunde Zeit, um über Strategien und Projekte und deren Planung nachzudenken. Schreiben Sie Aufgaben, Deadlines, Ziele und Prioritäten auf. Zeit zum Nachdenken wird in Unternehmen oft nachrangig behandelt oder gar als Luxus erachtet, der warten kann. Dabei ist das die wichtigste Arbeit, die wir leisten, und die Quelle aller Effizienz. Je mehr wir über unsere Arbeit nachdenken, desto leichter wird sie.

6. Halten Sie Ihren E-Mail-Posteingang sauber

E-Mail ist Gift für unsere Produktivität und kann leicht Schuldgefühle hervorrufen. Deshalb ist es wichtig, den Posteingang regelmäßig aufzuräumen. Bearbeiten Sie Ihre E-Mails drei bis vier Mal täglich und halten Sie dies in im Kommunikations-Führerschein fest. Ihr Posteingang ist kein Ort zur Aufgabenverwaltung, sondern nur der Ort, an dem die Mail ankommen.

Ein guter Tipp: Unterteilen Sie Ihren Posteingang in drei Ordner, nämlich in „Aktion“, „Lesen“ und „Warten“. Damit können Sie den Posteingang immer mühelos sauber halten und gleichzeitig alle Mails behandeln – und das alles bei einem ruhigen Gewissen.

Mit dieser Vorgehensweise müssen Sie keine Sorge mehr haben, in Ihrem Posteingang eine große Chance zu verpassen, und können Ihre Zeit sinnvoll nutzen.

Doch vergessen Sie nicht die 2-Minuten-Regel: Wenn die Beantwortung einer E-Mail weniger als zwei Minuten dauert, ist es besser, dies gleich zu erledigen.

7. Nutzen Sie Ihre produktivste Zeit

Für uns alle gilt: Unsere Produktivität ist zu bestimmten Tageszeiten am höchsten. Bei manchen ist das der Morgen, bei anderen nicht. Versuchen Sie deshalb herauszufinden, wann Sie in Bestform sind und reservieren Sie diese Stunden für besonders wichtige Aufgaben. Versuchen Sie außerdem, zu dieser Zeit Ablenkungen zu vermeiden: E-Mails, Meetings, Telefonanrufe könnten Sie von Ihrer Aufgabe ablenken.

Cal Newport schreibt in seinem Bestseller „Konzentriert arbeiten: Regeln für eine Welt voller Ablenkungen“ (Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World) über die moderne Arbeitswelt, dass die Kunst intensiver Konzentration immer seltener wird und dass all jene, die sie beherrschen, einen maßgeblichen Vorteil haben.

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