Vorbereitet auf die E-Rechnungspflicht?
Über das MailCenter von munich enterprise software können Unternehmen schon jetzt direkt aus SAP heraus elektronische Rechnungen versenden.
Mit dem Wachstumschancengesetz kommt die E-Rechnung: Ab 1.1.2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, steuerbare und steuerpflichtige B2B-Rechnungen im Inland empfangen, verarbeiten und versenden zu können (mit wenigen Ausnahmen). munich enterprise software bietet für den Versand eine vielfach erprobte Lösung.
Eine E-Rechnung, wie sie künftig verpflichtend ist, zeichnet sich durch ein strukturiertes elektronisches Format aus, i.d.R. XML, aber auch Hybrid-Formate (ZUGFeRD) sind zugelassen. Während einer Übergangsfrist von derzeit zwei Jahren ist weiterhin der Versand von Papierrechnungen erlaubt. Auchandere elektronische Formate sind zulässig, jedoch nur, wenn der Empfänger einwilligt, die Papierrechnung hat keinen Vorrang mehr. Für Kleinunternehmen (unter 800T€-Vorjahresumsatz) ist eine um ein Jahr verlängerte Ausnahmeregelung vorgesehen (vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers). Ab voraussichtlich 1.1.2028 müssen dann alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.
Wie können sich Unternehmen darauf vorbereiten? Indem sie schon jetzt auf den elektronischen Rechnungsversand umsteigen. Die munich enterprise software GmbH bietet dafür seit über zehn Jahren eine Lösung an. Ihr „MailCenter“ erweitert SAP-Systeme (ECC oder S4/HANA) um Mail- und Workflowfunktionen. Bestellungen, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen müssen nicht mehr per Post verschickt, sondern können als elektronische Dokumente verwaltet, bearbeitet und versendet werden.
Die meisten Rechnungen werden bereits heute als einfaches PDF per E-Mail verschickt. Dies ist – Einverständnis des Gegenübers und gewisse Wertgrenzen vorausgesetzt – auch noch während der Übergangsfristen möglich. Vorausschauender wäre es indes, schon jetzt auf die E-Rechnung umzusteigen. Da das MailCenter sowohl XRechnungen wie ZUGFeRD-Rechnungen erzeugt, können Versender sich auch für die zweite Variante entscheiden. Der Rechnungsempfänger bekommt davon dann überhaupt nichts mit, weil ZUGFeRD-Rechnungen wie ein normales PDF aussehen.
