Zentraler Pool für Ausgangsrechnungen in SAP
14.000 Rechnungen versendet der Lebensmittelhersteller H. & J. Brüggen KG mit Hauptsitz in Lübeck pro Jahr an Kunden in der gesamten EU. Gut die Hälfte davon bereits vollständig automatisiert per Electronic Data Interchange (EDI), aber es verbleiben immer noch tausende Rechnungen, die per E-Mail als PDF rausgehen. Papierrechnungen spielen nur noch im außereuropäischen Kundenverkehr eine Rolle, weil sie dort gleichzeitig als Warenbegleitdokument der Lieferung mitgegeben werden.
Jede Ausgangsrechnung muss bei Brüggen, bevor der Kunde sie erhält, zunächst einer Vieraugenprüfung unterzogen werden. Deshalb konnten die Belege nicht einfach aus SAP heraus per Nachrichtenverarbeitung über die SAP-Standardanwendungen und -Schnittstellen verschickt werden. „Jedes Rechnungsdokument wurde aus der Not heraus händisch durch den einzelnen Sachbearbeiter eingescannt“, beschreibt Steffi Falckenhagen, Head of Accounting der H. & J. Brüggen KG, den Workaround. Dieser prüfte die Rechnung noch einmal und schickte sie anschließend an den Debitoren. Oft wechselten aber die zuständigen Personen oder jemand war einfach im Urlaub. Dann hakte es mit der Freigabe, die Rechnung blieb länger liegen als sie sollte.
Ein zentraler Pool innerhalb von SAP wäre die Lösung, auf den alle Zugriff haben und in ihm Rechnungen versenden können – auch Vertretungen im Urlaubs- oder Krankheitsfall. Ergebnis war die Einführung der Digitalisierungsplattform „MailCenter“ des Münchner Herstellers munich enterprise software. Diese ist direkt in SAP integriert und erlaubt das Verschicken von Rechnungen, Mahnungen, Lieferscheinen und weiteren Geschäftsdokumenten per E-Mail aus dem ERP-System heraus.
Ausgefeilter Informationsmechanismus
Sowohl Vertrieb wie Accounting arbeiten bei Brüggen mit der Digitalisierungsplattform MailCenter für Rechnungskontrolle und -versand. Auch Mahnungen verschickt das Unternehmen darüber. Rechnungen werden in SAP erstellt und gelangen automatisch in das MailCenter-Cockpit. Dort können sich die zuständigen Personen aus der Sachbearbeitung sie aus ihrer Arbeitsliste heraus aufrufen, zur Kontrolle ansehen, bei Bedarf einen individuellen Text eingeben und dann per Knopfdruck versenden. Die richtige E-Mail-Adresse ist dabei schon vorbelegt, weitere lassen sich hinzufügen.
Vertreterregelungen garantieren, dass jede Rechnung zeitnah bearbeitet wird und nicht lange im Postfach eines Einzelnen hängenbleibt. Es gibt die Möglichkeit, Anhänge mitzusenden (z.B. AGBs, was bei Brüggen regelmäßig geschieht) und man kann mehrere Empfänger beim Kunden anschreiben, im Einkauf, in der Sachbearbeitung oder Buchhaltung – für das Accounting-Team ein hilfreicher Informationsmechanismus.
