Der „begleitete Umstieg“ – In drei Schritten zum Modern Workplace

Die Komplexität sowie die Anforderungen an die moderne IT steigen kontinuierlich und stellen Unternehmen vor große Herausforderungen. Gerade mit Blick auf das Support-Ende von Windows 7 markiert der 14. Januar 2020 nochmal einen wichtigen Meilenstein für Firmen, denn rund ein Viertel aller PCs in Deutschland laufen noch mit der in die Jahre gekommenen Plattform. Die fortlaufende Modernisierung der IT-Infrastruktur ist jedoch eine Pflichtaufgabe für Firmen jeder Größe, um mit globalen Märkten und Wettbewerbern Schritt halten zu können. Nicht selten führt dieses zu einer Art „Modernisierungsstress“ und die vermeintlich hohe Komplexität sowie Dauer beim Umstieg auf den modernen Arbeitsplatz scheint Unternehmen abzuschrecken. Dabei kann der Wechsel auf eine moderne Plattform schnell und einfach erfolgen, wenn die Firmen-IT auf ein ganzheitliches Konzept setzt, dass neben zeitgemäßen IT-Lösungen auch individuell passende Beratungsangebote umfasst und Firmen beim strukturierten Umstieg schrittweise begleitet.

Cloud-Skepsis gefährdet Wettbewerbsfähigkeit und Sicherheit

Eine aktuelle Studie zeigt, 38 Prozent der Computernutzer in Unternehmen sind immer noch ohne Cloud-Zugriff. Dabei ist die Vernetzung von Technologien sowie Daten bereits heute essentiell für die Entstehung und Weiterentwicklung von Geschäftsmodellen. Hierfür stehen Unternehmen vor der Herausforderung, eigene IT-Infrastrukturen und Anwendungslandschaften zu modernisieren, um global wie lokal wettbewerbsfähig zu bleiben – ohne dabei den laufenden Betrieb zu behindern. Mit der fortschreitenden Digitalisierung ist das Vorhandensein einer zeitgemäßen IT-Plattform in Unternehmen allerdings kein reines IT-Thema mehr, sondern hat sich vielmehr zu einem wichtigen Kriterium für bestehende und künftige Arbeitnehmer entwickelt.

So sehen Mitarbeiter durch einen digitalen Arbeitsplatz erhebliches Verbesserungspotenzial im Job: Laut einer aktuellen Studie sagen 43 Prozent, dass sie durch neue Technologien zeitlich flexibler arbeiten würden. Die Hälfte denkt sogar, dass sie durch diese Technologien effizienter arbeiten können. Laut Bitkom sind 92 Prozent der Berufstätigen aufgeschlossen für neue Arbeitskonzepte und über die Hälfte der Befragten rechnet damit, dass sich ihr Arbeitsplatz bis zum Jahr 2030 durch neue Technologien verändern wird.

Um diese modernen Anforderungen zu erfüllen, sollte das Ziel des IT-Umstiegs eine cloudbasierte Plattform sein, die kollaborative Arbeitsweisen ermöglicht, der IT eine bessere Verwaltbarkeit von Geräten diverser Hersteller erlaubt, auf diese Weise einer „Schatten-IT“ entgegenwirkt, sowie über intelligente und wehrhafte Sicherheitstools verfügt, die auch den Umgang mit bereits erfolgten Cyberangriffen gestatten. Letztere sind zwingend notwendig, denn „knapp 70 Prozent der Unternehmen und Institutionen in Deutschland sind in den Jahren 2016 und 2017 Opfer von Cyber-Angriffen geworden“, wie das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) erst kürzlich in seinem Lagebericht 2018 feststellte. Unternehmen jeder Größe müssen heute davon ausgehen, angegriffen zu werden.

Demgegenüber stehen jedoch immer noch veraltete IT-Infrastrukturen, die mit modernen IT-Sicherheitsanforderungen überfordert sind. So läuft rund jeder vierte Rechner in Deutschland mit Windows 7. Gerade für Unternehmen ein echtes Sicherheitsrisiko, denn am 14. Januar 2020 läuft der erweiterte Support von Windows 7 endgültig aus. Das bedeutet für alle Kunden mit Windows 7 PCs, dass es ab diesem Zeitpunkt keine Sicherheits-Updates mehr durch Microsoft geben wird. Obwohl Microsoft lange Vorlaufzeiten für Upgrades bietet, ist es gelernt, dass Geschäftskunden für den Umstieg mehr Zeit benötigen können.

Microsoft unterstützt Firmenkunden wie Behörden hierfür beim Wechsel durch gezielte Hilfestellungen, individuelle Beratung und passende Angebote, damit diese auch nach dem Support-Ende sicher auf Windows 10 umsteigen können. Allerdings sollte ein Aufschub der Migration nur das letzte Mittel der Wahl sein, denn Windows 7 kann trotz aller Updates nicht mit der modernen IT-Welt schritthalten. Die beste Empfehlung für Unternehmen, um sich sicher und nachhaltig für die IT-Zukunft aufzustellen, ist somit der strukturiert-geplante Wechsel auf den Modern Workplace.

Der „begleitete Umstieg“ als sicherer Weg in die Cloud

Dieser Wechsel aber sorgt nicht selten für „Modernisierungsstress“ bei Unternehmen, die mit OnPremise-IT, neuen Plattformen und Service-Angeboten, steigenden Sicherheitsanforderungen und einer wachsenden Zahl von Schnittstellen umgehen müssen. Liegt solch eine IT-Überforderung vor, sollten Firmen offen für Beratung von außen sein, um die notwendige Modernisierung strukturiert und effizient durchzuführen. Hierfür unterstützt Microsoft Firmen beim Wechsel auf cloudbasierte Systeme über einen standardisierten und geführten Prozess: Microsoft FastTrack.

Hierbei handelt es sich um einen strukturierten Onboarding-Prozess zur Einführung von Cloud-Software in Unternehmen unter Anleitung von Microsoft. Konkret hilft der Service beim Umstieg auf die ganzheitliche, cloudbasierte Softwarelösung Microsoft 365 für den modernen Arbeitsplatz mit Windows 10, Office 365 sowie Mobility- und Security-Management. Für die eigene Planung eines schnellen und effizienten Deployments stellt der Dienst Unternehmenskunden hilfreiche Informationen zur Verfügung – beispielsweise Anleitungen zur Bereitstellung von Services, zur Migration von sensiblen Daten oder zur Konfiguration von Identitäts- und Sicherheitsfunktionen. Darüber hinaus umfasst der Service Unterstützung bei Kompatibilitätsproblemen mit Windows 10 sowie Office 365 Professional Plus und hilft bei der Umstellung.

In drei Schritten zum modernen Arbeitsplatz

Firmenkunden, die mindestens 150 Lizenzen erworben haben, erhalten über FastTrack eine kostenlose Remote-Beratung beim Umstieg auf die Cloud-Services. Hierbei wird dem Kunden ein Team aus Spezialisten zur Verfügung gestellt, welches diesen beim Wechsel strukturiert nach „Microsoft best Practices“ in festgelegten Phasen begleitet und berät, während die IT-Pros des Unternehmens die konkreten Schritte eigenständig durchführen. Der Umstieg auf die Cloud-Services erfolgt dabei stets in standardisierten Schritten: Von der Planungsphase, über die Onboarding-Phase, bis hin zur Wertschöpfungsphase.

Im Rahmen der ersten Phase werden relevante Lösungsszenarien identifiziert und ein individuell passender Aktionsplan erstellt. Bei der Onboarding-Phase werden diese Szenarien geführt implementiert. Ab 500 Lizenzen unterstützt Microsoft Firmenkunden zudem ohne weitere Kosten bei der Migration von Daten aus ihrer E-Mail-Infrastruktur zu Exchange Online oder beim Umzug von Dateidiensten in die Cloud. Sollte IT-Expertise vor Ort benötigt werden, kann der Kunde das RemoteAngebot über die Einbeziehung von Partnern ergänzen. In der Wertschöpfungsphase wird schlussendlich gemeinsam analysiert, wie die neuen Dienste effizient und nachhaltig im Unternehmen eingesetzt werden können.

Firmenkunden profitieren von einem schnelleren Umstieg

Seit der Einführung wurden über FastTrack bereits über 52.000 Pläne für den erfolgreichen Umstieg mit Kunden erstellt und 12.6 Petabyte an Daten migriert. Durch den strukturierten Prozess konnten Firmen ihre Onboarding-Zeit um bis zu 30 Prozent reduzieren – was durchschnittlich rund einen Monat weniger Aufwand bedeutet. Auch deutsche Firmenkunden haben bereits durch den „begleiteten Umstieg“ in die Cloud profitiert. So stellt das Unternehmen B. Braun Melsungen AG in 64 Ländern mehr als 5.000 unterschiedliche klinische Produkte für die globale Gesundheitsindustrie her – darunter zum Beispiel 80 Prozent der in US-Krankenhäusern verwendeten Einmalartikel. Die Migration von 34.000 IT-Arbeitsplätzen weltweit auf Microsoft 365 wurde innerhalb von nur acht Monaten geschafft. Auch die in München beheimatete, aber ebenfalls weltweit tätige Linde-Gruppe hat ihren Umstieg auf Microsoft 365 Enterprise über den geführten Umstieg strukturiert geplant und durchgeführt.