Office 365 ist im Anmarsch

Egal was der tatsächliche Auslöser an sich war oder ist: Sowohl die Nachfrage nach SaaS-Angeboten, als auch die Bemühungen von Microsoft in diesem Markt mitzumischen sind von gewichtigem Ausmaß. Der SaaS-Markt in Deutschland wächst von ca. 725 Millionen Euro im Jahr 2011 auf über 1,7 Milliarden Euro im Jahr 2013. Eine besonders starke Nachfrage herrscht nach Kommunikations-, Kollaboration– und E-Mail-Lösungen. Also Angebote, die die Produktivitätssteigerung der Mitarbeiter adressieren, bei gleichzeitiger Reduktion der IT-Infrastruktur im Unternehmen. Die Zielsetzungen, die mit dem Einsatz von SaaS-basierten Produktivitätslösungen in Verbindung gebracht werden, sind die Senkung der IT-Kosten, verbesserte Flexibilität und Agilität sowie die Qualitätssteigerung der IT.

Gleichfalls sollen bisher IT-ferne Mitarbeiter in die IT-basierten Arbeitsprozesse integriert werden. Dabei ist das Thema “Senkung der IT-Kosten” allerdings differenziert zu betrachten. Vielen IT-Entscheidern ist klar, dass es durch den Einsatz von Office 365 (oder ähnlichen Produkten) nicht zu einer nachhaltigen Kostensenkung kommt. Konkretes Ziel ist es vielmehr hohe Investitionskosten in kontinuierliche und berechenbare operative Kosten zu transferieren. Gleichfalls soll eine, an die individuellen Workloads der Mitarbeiter angepasste, bedarfsgerechte Bereitstellung von Lösungen erfolgen. Besonders wichtig ist den Entscheidern eine vereinfachte und beschleunigte Einführung neuer Technologien und der damit verbunden Optionen die Arbeitsabläufe zu organisieren. Im Fokus stehen dabei insbesondere umfassende Messaging- (“Unified Messaging”) und Kollaborations-Funktionen.

Anwendern wird empfohlen, im Rahmen der Analysen im Unternehmen eine eigene Compliance-Matrix zu erarbeiten. Die dargestellten Wert und Ergebnisse können als Grundlage dienen. Wichtig ist es, den Transformationsprozess in der eigenen Organisation anzustoßen und zu modellieren.

Erste oder zweite Generation der Cloud-Kollaborationslösung von Microsoft? – oder warum Office 365?

Auch Microsoft investiert in das Thema Cloud Computing im Allgemeinen und Cloud Kollaborations- und Produktivitätslösungen im Besonderen. So werden alleine in Deutschland im Rahmen der “Go Cloud”-Initiative über 100 Millionen Euro ausgetütet. Die Herausforderung besteht darin, den “Supertanker” Microsoft auf die neuen Gegebenheiten auszurichten und gleichzeitig die etablierten Geld- und Zahlungsströme weiterhin abzugreifen. Auch um den zunehmenden Marktdruck abzufedern, hat Microsoft in den vergangenen 18 Monaten zahlreiche neue Initiativen, Produkte sowie Lösungen angekündigt, um sich der Herausforderung des Marktes zu stellen. Seit Januar 2011 ist “Dynamics CRM Online” in Deutschland erhältlich, die Cloud-basierte PC-Verwaltung “Windows Intune” ist im März gestartet, ERP-Anwendungen sind auf dem Weg in die Cloud und Office 365 wird noch im Frühsommer 2011 erwartet.

Dabei ist Office 365 in vielerlei Hinsicht die erste richtige Cloud-Kollaborationslösung von Microsoft. Die bekannte Office-Desktop-Suite kann mit den Microsoft Kommunikations- und Collaboration-Services “Exchange Online”, “SharePoint Online” und “Lync Online” kombiniert werden. Lync verbindet hierbei die altbekannten Funktionalitäten von Office Communications mit den Live Meeting Services in einer integrierten Anwendung – basierend auf den aktuellen 2010er Produktgenerationen und dezidiert für die Cloud konzipiert. Zwar wird oftmals kolportiert, dass es sich bei Office 365 im Kern nur um ein Upgrade und eine neu verpackte Version des durchaus erfolgreichen Vorgängers BPOS (Business Productivity Online Suite) handelt. Doch dies wäre nur die halbe Wahrheit. Die BPOS zugrundeliegende Technologie (respektive Produkte) wurde nie unter der Prämisse entwickelt, als Cloud-Lösung bereitgestellt zu werden. Vielmehr wurde das Produktbündel als multi-talentierter Kontrapunkt zu den Aktivitäten von Google in den Markt getragen. Zu dieser Zeit (2007/2008) war Microsoft auf das “klassische” Softwaregeschäft fokussiert, und noch niemand sprach in der Öffentlichkeit von einer Ausrichtung zur “Cloud-Company”. BPOS war ein netter “Nebenerwerb”. Die Folge waren (anfangs) halbgare Angebote und große Funktionsunterschiede zwischen den On-Premise- und Cloud-Varianten, schlechte bzw. eingeschränkte Administrierbarkeit sowie teilweise schwache Interaktion mit dem Anwender (und Administrator). So waren auch die Funktionalitäten von SharePoint beschränkt und viele Einstellungen waren in der “Zentraladministration” nur schwer zu entdecken. Anwender, Administratoren und Entwickler können aber unter Office 365 von völlig neuen Voraussetzungen ausgehen.

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Microsoft reagiert auf diese Anforderungen mit Serviceplänen und Leistungskombinationen. Diese reichen von rudimentären Mail- und Kollaborationskomponenten bis hin zum “Rundumsorglos-Paket” mit “Office Pro Plus Client” und grundsätzlich umfassenden Sprachfunktionalitäten. Hierbei sollen die Interessen von kleinen und mittelständischen Unternehmen genauso befriedigt werden, wie Anforderungen von “großen” Anwendern mit tausenden von Nutzern.

Hierbei gilt es aber auch kritisch zu prüfen, ob und in welchem Umfang eine solche Lösung für das eigene Unternehmen Nutzen schafft. Und bei allen Vorteilen, sollten Anwender auch beachten, dass, wenn sie sich auf Office 365 einlassen, sie einem starken Vendor-Lock-in-Effekt ausgesetzt sind. Anwender beziehen nur die Nutzungsrechte im Rahmen der Vertragslaufzeit.

Aber nicht nur Microsoft ist am Markt für SaaS-Office- und Kollaborationslösungen aktiv. Eine Vielzahl von unterschiedlichen Konzepten und Modellen steht zur Auswahl, die vergleichbare Leistungsparameter aufweisen bzw. die gleichen Ziele verfolgen. So führt exemplarisch Cisco seinen aus Eigenentwicklungen und Zukäufen bestehenden Bauchladen zu einer ganzheitlichen Lösung zusammen. Der smarte Ansatz aus Hard- und Software erscheint spannend. Bestes Beispiel hierfür ist das portable Collaboration-Gerät “Cius” von Cisco. Hier wird exemplarisch das HD-videofähige Business-Tablet durch eine Audio-Station zu einem „stationären“ Gerät mit Handtelefon oder Headset aufgewertet. Ein weiterer starker Protagonist ist IBM mit seinen “Social Business & Collaboration Solutions”. Hier steht noch stärker als bei anderen Anbietern die zwischenmenschliche Komponente im Fokus.

Herausforderung im Rahmen der Beschaffung wird es sein, die tatsächlichen Bedarfe und Anwendermuster im Unternehmen zu identifizieren und zu bewerten. Hierzu sollte eine fachabteilungsübergreifende Validierung angestrebt werden. Im zweiten Schritt geht es darum, auf Basis der bestehenden Rahmenparameter, eine Roadmap zu entwickeln. Hierbei müssen bestehende Lizenzen bewertet, Restlaufzeiten von Verträgen berücksichtigt und Meilensteine definiert werden. Kostenbetrachtungen und Szenarien sollten auf unterschiedlichen Laufzeiten beruhen. Die Experton Group empfiehlt hier realistische zeitliche Betrachtungen mit einem Zeitfenster von drei bis vier Jahren, sowie eher theoretische Szenarien mit Laufzeiten von sechs und neu Jahren. Hierdurch können Kostenverläufe und Optionen in Summe besser diskutiert werden. Die Gretchenfrage lautet bei allen Aktivitäten: “Wie viel Cloud darf es sein?”