Trotz der zunehmenden Digitalisierung sämtlicher Lebensbereiche gibt es immer noch Unternehmen, die große Mengen an Dokumenten ausdrucken, abheften und von einem Ort zum anderen transportieren. Richard Anstey vom Cloud-Anbieter Intralinks geht dieser altertümlich anmutenden Aktenordner-Praxis auf den Grund.
In Pendlerzügen begegnen einem oft Menschen mit schweren Rollkoffern im Schlepptau. Die Ausrüstung für einen Städtetrip befindet sich jedoch meistens nicht darin. Auf die Frage, was diese Personen transportieren müssen, folgt oft die Antwort “Akten”. Warum aber gibt es heute immer noch Menschen, die es sich selbst so schwer machen? An der fehlenden Technologie kann es nicht liegen. Die Cloud gehört vor allem in technischen Berufen schon länger zum Alltag. Dennoch fremdeln viele Berufsgruppen und Unternehmen noch immer mit den Möglichkeiten dieser neuen Technologie.
Heute haben wir Smartphones und iPads, die ein leichtes Transportieren von Daten ermöglichen. Die Hin- und Her-Fahrerei von Aktenordnern scheint aus der Perspektive der IT deshalb veraltet zu sein. Die Erklärung für dieses Verhalten findet sich in dem Wunsch nach Diskretion, dem Risiko elektronischen Datenverkehrs, der Angst vor einem Datendiebstahl sowie in der Gewährleistung der Sicherheit von sensiblen Daten. All diese Gründe sind nachvollziehbar. Ebenso aber auch der Wunsch, jederzeit auf alle Dokumente zugreifen zu können und sie mit anderen zu teilen.
Die Anforderungen für Kanzleien und andere Unternehmen liegen auf der Hand: Sie brauchen Systeme, mit denen sie sensible, streng geheime Daten in digitaler Form übertragen können – ohne beispielsweise dem Risiko eines Datenverlusts ausgesetzt zu sein. Für private Angelegenheiten werden oft Cloud-Dienste wie Dropbox und WeTransfer genutzt. Die Übertragung von Dateien verläuft damit schnell und einfach. Bei sensiblen Informationen sind diese Cloud-Dienste allerdings mit Risiken verbunden, vor allem in den Bereichen Sicherheit, Datenschutz und Compliance. Unternehmen müssen dennoch nicht auf die Cloud verzichten: spezialisierte Cloud-Lösungen können alle ihre Anforderungen erfüllen.
Unternehmensspezifische Cloud-Lösungen bieten nicht nur die geforderte Sicherheitsstufe, sie sind auch darauf ausgelegt, im nicht-technischen Arbeitsalltag praktikabel zu sein. Technologien wie Information Rights Management vereinfachen es, die übertragenen Daten zu schützen, zu kontrollieren und verschiedene Zugriffsrechte zu bestimmen. Unternehmen können Dateien elektronisch teilen und gleichzeitig den Download nur für eine begrenzte Zeit für Dritte ermöglichen. Außerdem haben sie die Möglichkeit, die Dokumente mit Nutzername und IP-Adresse des Computers zu versehen, auf den sie geladen wurden. Alternativ können sie einen Download von vornherein untersagen und das Dokument nur online zur Betrachtung freigeben.
Digitale Dokumente lassen sich außerdem so verschlüsseln, dass selbst der stärkste Computer der Welt sie nicht knacken kann – höchstens erst nach mehreren Jahrzehnten. Indem Unternehmen in Form von Customer Managed Keys selbst die Kontrolle über die Verschlüsselung erhalten, können sie ihre Daten zudem jederzeit unwiderruflich aus dem Speicher des Cloud-Providers entfernen. Darüber hinaus können sie einen sicheren Zugriff auf das IT-Netzwerk ermöglichen und die Informationen unabhängig von Zeit und Ort zugänglich machen.
Heutzutage wird erwartet, dass jeder Mitarbeiter einen konstanten Zugriff auf Unternehmensinformationen hat. Diese müssen zugleich jederzeit gesichert sein. Dass viele hier zum Aktenkoffer greifen, den sie immer und überall herumschleppen, liegt nahe. Die Technologie für ein sicheres und kontrolliertes Filesharing existiert jedoch bereits. Mit diesen Technologien können Unternehmen nicht nur ihren Umgang mit Informationen sicherer gestalten, sondern sich auch einen Wettbewerbsvorteil durch Effizienz- und Profitabilitätssteigerung verschaffen. Der Koffer voller Akten kann dann auch getrost zu Hause bleiben.
Vielen Dank für den Artikel über ein Thema, welches ich selbst bei vielen, doch etwas älteren Kollegen, beobachte!
“Digitale Dokumente lassen sich außerdem so verschlüsseln, dass selbst der stärkste Computer der Welt sie nicht knacken kann – höchstens erst nach mehreren Jahrzehnten.”
Wir nutzen hierfür direkt Stackfield.com, da hier alle relevanten Daten direkt im Browser End-to-End verschlüsselt werden und direkt für alle Teammitglieder in Datenräumen zugänglich sind. Sehr zu empfehlen, da direkt ein Aufgabenmanagement etc. dabei ist!