Always change a running system!

Kennen Sie diesen für viele IT-ler fast schon zum Mantra gewordenen Spruch: “Never change a running system”? So manches Unternehmen scheint sich auf seine Fahnen geschrieben zu haben, dass Systeme und Lösungen, die einmal akzeptabel laufen, nicht ausgewechselt werden sollten. Das Problem: Wie steht es um die vielfach skandierte Flexibilität? Wie können Unternehmen, die Jahr ein, Jahr aus mit denselben veralteten Systemen arbeiten, wirklich auf die steten Veränderungen reagieren, die Entwicklungen wie Industrie 4.0 und digitaler Wandel mit sich bringen?

Wir von godesys sind der festen Überzeugung, dass der Spruch “Never change a running system” im Jahr 2015 einfach nicht mehr zeitgemäß, ja sogar hinterwäldlerisch ist. Firmen egal welcher Größe müssen heute immer schneller auf neue Kundenwünsche und Geschäftsanforderungen reagieren. Dafür sind sie auf Systeme angewiesen, die sie unterstützen. Also: “Always change a running system!” Konkret bedeutet das: Setzen Sie auf eine flexible Software, die sich problemlos erweitern und anpassen lässt – damit sich Geschäftsprozesse effizienter gestalten lassen. Denn das wollen wir doch alle, oder?

Die Herausforderung: Viele Unternehmen haben Angst vor einer vermeintlich aufwändigen Änderung ihrer Systeme. Das liegt vor allem an ihren zumeist starren Lösungen aber auch daran, dass sie generell Neuerungen skeptisch gegenüber stehen: Warum etwas Neues wagen, wenn das Alte doch so bequem ist? Das Problem: Wer alles beim Alten belässt, gibt verbesserter Produktivität und Prozesseffizienz keine Chance. Außerdem gehen Informationen im Zentralsystem verloren. Dies ist problematisch, da der Analysebedarf zur selben Zeit immer weiter zunimmt.

Die Gegenmaßnahme: Ein agiles ERP-System, das Unternehmen integrierte Workflow-Komponenten an die Hand gibt, ist das A und O. Mit ihm lassen sich Prozesse in Workflows abbilden und dann bei Bedarf problemlos anpassen. Der Vorteil für die Unternehmen liegt auf der Hand: Sie benötigen keinerlei aufwändige Programmierung, sondern können die Anpassungen eigenständig vornehmen.

Hierauf sollten Unternehmen achten: Bereits die Basistechnologie des ERP-Systems sollte Agilität zulassen. Eine serviceorientierte Architektur (SOA) ermöglicht die einfache Implementierung neuer Funktionen. Bei der klassischen funktionalen Programmierung muss die komplette Logik hingegen in die Ablaufstruktur des Programms abgebildet werden – ein deutlich aufwändigeres Unterfangen.

Mit ERP zum digitalen Erfolg: Eine agile ERP-Lösung ist der Motor für 4.0-Prozesse. Sie stellt die immer wichtiger werdende Überwachung mit Kennzahlen sicher, ermöglicht aber auch eine entsprechende Abbildung der Prozesse. Bedingung ist jederzeit verlässliches Datenmaterial, zur Verfügung gestellt vom ERP-System. Darüber hinaus sollten Unternehmen auf eine Lösung setzen, mit der sie die benötigten Informationen auf Knopfdruck in Echtzeit bereitstellen können. Anwender sollen nicht in verschiedenen Systemen suchen müssen. Transparenz und Effizienz sind essentiell auf dem Weg zu Industrie 4.0.

Da sich “Always change a running system” noch ausführlicher beschreiben lässt, nachfolgend fünf Gedankenanstöße, die bei der Systemerneuerung Schützenhilfe leisten:

1. Betriebliche Prozesse und Software, das gehört heute fast immer zusammen. Das bedeutet: Systeme müssen stetig an neue Bedarfe angepasst werden. Das gilt sowohl für interne als auch externe Bereiche. Denn nicht nur Kunden und Lieferanten, auch Unternehmen und ihre Mitarbeiter wünschen sich immer effizientere Prozesse und Neuerungen.
2. Das geschäftliche Umfeld verändert sich immer schneller. Auch dies verlangt nach einer Anpassung der Prozesse. Die Grundlage der Digitalisierung sind selbststeuernde Prozesse. Voraussetzung ist eine Softwareunterstützung, durch die sich Prozesse automatisiert im System abbilden lassen. Wer unflexible Systeme langwierig und mühsam anpassen muss, hat hinsichtlich der Wettbewerbsfähigkeit das Nachsehen und hinkt hinterher.
3. Um schneller und kostengünstiger als der Wettbewerb zu sein, müssen Unternehmen Prozesse stattdessen immer wieder im Auge behalten und optimieren. Das setzt aber agile Systeme voraus.
4. Starre ERP-Systeme sind kontraproduktiv, denn Anpassungs- und Konzeptionskosten sind immens.
5. Um kostspielige Anpassungen zu umgehen, suchen Unternehmen oft Aus- und Nebenwege. Das Problem: Sie können schnell ausufern, Mitarbeiter und Entscheidungsträger verlieren den Überblick. Ein Beispiel: Veränderte Arbeitsschritte werden kurzerhand in einer Excel-Tabelle festgehalten. Und wer möchte sich heute noch durch einen Wust an Excel-Tabellen wühlen?

Alle sprechen über die fortschreitende Digitalisierung – packen wir’s an! Viel zu viele Unternehmen sind noch immer schlecht vorbereitet und zögerlich. Der digitale Wandel setzt Systeme voraus, die sich einfach an neue Anforderungen anpassen lassen. godesys-Anwender können Prozessveränderungen übersichtlich und problemlos über Workflows abbilden. Sie sind agiler und flexibler als der Wettbewerb, sparen zusätzlich Aufwand und Kosten – eine ideale Grundlage für den Unternehmenserfolg.