Bilder, Texte, Dokumente! einmal herunter geladen und nie wieder gebraucht – Vermutlich verstopfen zahllose Petabyte an überflüssigen Daten die Festplatten, Back-up-Systeme und Storage-Systeme dieser Welt. Digitale Lebensberatung gibt es heute von Stefan Henke von Veritas.
Die digitale Transformation ist momentan ein brandheißes Thema in Unternehmen. Mit der vierten industriellen Revolution wächst allerdings auch der Datenberg enorm. IDC jedenfalls rechnet bis zum Jahr 2020 mit 44 Zettabytes weltweit, dem zehnfachen des heutigen Volumens. Doch ein erheblicher Teil dieser Daten ist redundant, obsolet und trivial (ROT). Eine aktuelle Studie von Veritas zum Umgang mit Daten beweist: Data Hoarding ist ein globales Phänomen, bei dem zuweilen sogar der gesunde Menschenverstand aussetzt.
Data Hoarding ohne Konsequenzen
Die Erhebung von Veritas ergab Erstaunliches: Rund 50 Prozent der Büromitarbeiter und 74 Prozent der IT-Führungskräfte räumten ein, ein Daten-Messie zu sein. Das Problem dabei: Dieses Verhalten führt nicht zu Konsequenzen, im Gegenteil. Unternehmen tendieren dazu, die Sammelwut der Mitarbeiter durch den Zukauf von mehr Speicherplatz zu fördern. Entsprechend werden sich, laut einem Databerg-Bericht, die unnötig verursachten Kosten für Speicherplatz und Management bis zum Jahr 2020 im EMEA-Raum auf 784 Milliarden Euro belaufen. Dabei ignorieren Organisationen sogar die Gefahren, die sich durch die Verletzung der Compliance oder des Datenschutzes ergeben.
Welche Dateien gespeichert werden
Fast alle bekennenden Daten-Messies (90 Prozent) geben zu, persönliche Daten auf Unternehmensservern abzuspeichern. Dazu gehören sogar Bewerbungen und peinliche Korrespondenz mit Kollegen sowie sensible, unverschlüsselte Unternehmensinformationen. Urlaubsfotos, private Videos oder Musik erscheinen im Gegensatz dazu schon fast harmlos. Allerdings können die Mitarbeiter laut Studie nur schwer vom Löschen der Daten überzeugt werden.
Die beliebtesten Ausreden der Mitarbeiter
Die Befragten erklärten zudem, warum sie die Daten nicht löschen wollen oder können. So glaubt fast die Hälfte daran, dass sie die Daten früher oder später noch einmal benötigen. Nahezu jeder Fünfte ist zudem überzeugt davon, dass die digitale Sammelwut keine Unordnung auf den Unternehmensservern verursacht. Andererseits scheitern Mitarbeiter oft an der schieren Menge der Daten: Es dauert zu lange, die Daten zu durchforsten, oder sie können sich nicht entscheiden, welche Daten gelöscht werden können. Dabei ist auch die Tatsache, dass ein Großteil der Abteilungsleiter außerhalb der IT so ein Messie-Verhalten nicht als problematisch empfindet, nicht gerade förderlich.
Wie sich das Verhalten von Daten-Messies ändern lässt
Es ist nicht leicht, das Problem aus der Welt zu schaffen. Unmöglich ist es jedoch nicht: Den Anfang macht die soziale Komponente – in Form von Weiterbildung und kulturellem Wandel. Hinzu kommt ein technischer Aspekt: Mitarbeiter benötigen Technologien, die sie dabei unterstützen, wichtige Dateien zu speichern und unnötige zu löschen. Die IT-Abteilung muss die nötigen Ressourcen schaffen, um neue Geschäftsmöglichkeiten zu identifizieren und das Verständnis für geschäftskritische Daten zu schärfen. Ein erster Schritt in die richtige Richtung: Das Löschen von 31 Prozent an Daten, die bekanntermaßen wertlos sind.
