Die Herausforderungen an den ‘Arbeitsplatz der Zukunft’ sind kultureller Natur

“Blogparade zum Arbeitsplatz der Zukunft” von Falk Hedemann anläßlich der CeBIT  2014? Mein erster Gedanke: Was kann man noch sagen, was nicht schon gesagt wurde. Heute hatte ich dann doch Zeit und mich hat die Muse geküsst. Am Sonntag, nicht während der normalen Arbeitszeit. Also reihe ich mich – wenn auch zu spät – mit meinen Gedanken ein.

In einem der Google Hangouts, das anläßlich der Social Business Arena zur CeBIT veranstaltet wurde, habe ich gesagt, dass ich am Arbeitsplatz der Zukunft ‘schaffe’. Was meine ich damit? Ich arbeite im ‘Home Office‘ mit allen technischen Möglichkeiten. Per VPN bin ich mit meinem Mac sicher im Netz der IBM. Natürlich funktionieren Mail, Chat, Online Meetings. Ich arbeite in unserem sozialen Netzwerk w3 Connections, mit Unified Telephony steuere ich meine Telefoniererei. Was ich noch nicht nutze, ist das gemeinsame Editieren mit IBM Docs, aber das hat keine technischen Gründe, sondern wird sicher auch noch kommen, wenn die Anwendungsfälle da sind. Mit Lieferanten arbeite ich in Projekten über die Cloud zusammen.

Unterwegs bin ich meist nur mit Smart Phone und Tablet. Auch dort stehen mir unterdessen alle notwendigen Funktionen in einer auf mobile Geräte optimierten Bedienung zur Verfügung. Gerade mein mobiler Arbeitsplatz ‘von unterwegs’ hat sich in den vergangenen Jahren dramatisch verbessert. Alle Programme sind als Apps verfügbar: IBM Connections, Chat, Meetings, Docs. Die eigenen Devices sind über einen entsprechenden Sicherheits-Stack der IBM abgesichert. Das MacBook brauche ich, wenn ich unterwegs bin, eher selten, wenn gar nicht.

Wenn ich das so schreibe, muss ich hier durchaus vor Augen halten, dass solche Möglichkeiten heute sicher noch nicht überall Standard sind. In dieser Beziehung ist meine ‘Arbeitsumgebung’ durchaus für die Mehrheit ein Arbeitsplatz der Zukunft, angefangen von der technologischen Ausstattung bis hin zur Akzeptanz von Heimarbeitsplatz und mobilem Arbeiten.

Was fehlt mir? Was wünsche ich mir technologisch? Ein wirklicher Fortschritt wäre es, wenn mit ein großer Teil der E-Mail-Sortiererei, der Informationsablage und der oft lästigen und zeitaufwendigen Suche abgenommen würde. Wir brauchen Technologie, die den Anwendern genau bei diesen Aufgaben hilft. IBM Mail Next, das kürzlich auf der IBM Connect vorgestellt wurde, zeigt, wohin der Weg gehen muss: Intelligente Systeme, die die Informationsablage und Verschlagwortung ebenso erleichtern wie das Finden von Informationen und das Darstellen von Informationen im Arbeitskontext. Endlich Systeme, die bei der Arbeit unterstützen, Routinetätigkeiten abnehmen und intelligent durch analytische Funkionen assistieren – und das am ‘normalem’ Computer wie natürlich auch mobil, wo immer ich gerade bin. Und ja, viele der Funktionen werden aus der Cloud kommen. Die Diskussion um Cloud hin und Cloud her wird sich bald erledigen. Die hybride Cloud wird in naher Zukunft Realität werden.

Und wir müssen weiter an der Benutzerfreundlichkeit, neudeutsch ‘Usability’, arbeiten. Die mobile Welle hat uns da schon ein gutes Stück weiter gebracht und Bedienungskonzepte, die vom Touchscreen und von mobilen Devices kommen, werden auf die ‘normalen’ Computer übertragen. Und das ist gut so. Unsere Software muss wesentlich freundlicher und einfacher zu bedienen sein. Auch hier hat der IBM Mail Next gezeigt, wo der Zug hingehen sollte. Ich könnte jetzt noch das Internet der vernetzten Dinge nennen, aber erst einmal sind mir die gerade beschriebenen Funktionalitäten wichtig.

Doch ich bin sicher, dass wir weit über Technologie hinaus gehen müssen, wenn wir vom Arbeitsplatz der Zukunft sprechen. Der Arbeitsplatz der Zukunft benötigt vor allem auch einen Kulturwandel. Noch immer ist unsere Arbeitswelt durch Verhaltensweisen gekennzeichnet, die kontraproduktiv sind. Luis Suarez hat es gerade in einem Beitrag geschrieben: Das Horten von Information, der Glaube an Herrschaftswissen herrscht noch immer in weiten Kreisen vor. Viele Manager und Arbeitnehmer haben noch nicht erkannt, dass sich diese Verhaltensweise im ‘sozialen’ Zeitalter, im Zeitalter zunehmender Transparenz und ‘Whistleblowern’ überholt hat. Ich bin fest davon überzeugt, dass Fähigkeit zu Innovation und Kreativität bei gleichzeitigem bewussten Nutzens der Informationssysteme die entscheidenden Kompetenzen am Arbeitsplatz der Zukunft sein werden. Informationen horten bringt nichts mehr, denn Informationen sind heute einfach verfügbar und werden durch analytische Systeme noch verfügbarer.

Gallup Engagement Index 2012

Dieses Symptom gepaart mit zunehmender Transparenz und Verhaltensweisen des ‘sozialen Netzes’ erfordern auch eine neue Art der Mitarbeiterführung. Laut einer Umfrage von Gallup haben ein Viertel der Mitarbeiter in deutschen Unternehmen bereits innerlich gekündigt. 61 Prozent der Mitarbeiter machen Dienst nach Vorschrift. Und nur 15 Prozent sind motiviert. Unsere Führungskonzepte nach dem bekannten ‘Command and Control’ funktionieren nicht, funktionieren vor allem nicht in einer vernetzten Welt. Darüber wird ständig geschrieben, aber es ändert sich wenig bzw. es verändert sich zu langsam.

Statt mehr Flexibilität nehmen wir mehr Kontrolle vor und die Anzahl der Vorschriften wird immer mehr. Die gesetzlichen ‘Compliance’-Anforderungen werden latent verschärft und die Unternehmen müssen darauf reagieren. Die Wulff-Affaire ist ja nur ein prominentes Indiz, wie sensibel das Thema vermeintliche Bestechung unterdessen ist. Also werden in Unternehmen, ‘Business Controls’ – sprich Kontrollmechanismen – eingeführt, um inkorrektes Verhalten zu vermeiden.

Andererseits sehen wir seit Jahren im Zuge von Kosteneinsparungen, Stellenabbau und Optimierungsbedarf ein Klima des Misstrauens und des alles Kontrollieren wollens. Jede Reise muss beantragt werden statt dem Mitarbeiter zuzutrauen, verantwortungsvoll die notwendigen Reisen zu günstigsten Konditionen zu buchen. Wird durch Controletti-Mechanismen wirklich Geld gespart oder ist es oft nur Selbstzweck und Daseinsberechtigung für bestimmte Bereiche und Abteilungen? Genehmigungen und Kontrolle für alles und jedes. Mikromanagement statt Vertrauen in die Mitarbeiter.

Kein Wunder also, dass große Teile der Belegschaft demotiviert sind. Übrigens fordert meiner Meinung nach nicht nur die Generation Y oder die kommende Generation Z mit ihren soziokulturellen Verhaltensweisen Veränderungen ein. Dies gilt durchaus generationenübergreifend. Auch die Älteren sind oben beschriebene Mechanismen mehr als leid. Führung am Arbeitsplatz erfordert heute mehr Kommunikation, Dialog und Coaching, etwas, was viele unserer Manager noch lernen müssen. Führung ist mehr als nur ‘Operations’, Druck ausüben und Dashboards abfragen.

Der Wunsch nach flexiblen Arbeitszeitmodellen, nach Home Office, nach Vereinbarkeit von Berufsleben und Privatleben ist da. Und ja, die Antworten sind nie schwarz und weiß. Die gerade aktuell geführte Debatte, ob Mitarbeiter ‘always on’ und immer ansprechbar sein müssen, ist jenseits platter E-Mail-Verbote valide. Die technologischen Möglichkeiten – ich kann immer von überall arbeiten – sind Segen und Fluch. Sie ermöglichen flexibles Arbeiten gerade auch von zu Hause. Sie können aber auch stressen, wenn ständig E-Mails gecheckt werden. Die richtige Balance muss gefunden werden, ganz persönlich aber auch als ‘Betriebsvereinbarung’. Ob es dabei wirklich die formelle Betriebsvereinbarung sein muss oder ein gemeinsames und vor allem auch durch die Führung kommuniziertes und gelebtes Verständnis sein soll, ich weiß es nicht und es wäre zu diskutieren.

Um es zusammenzufassen: Technologisch hat sich eine Menge getan und auch die Perspektiven sind vielversprechend. Die viel größere Herausforderung für den ‘Arbeitsplatz der Zukunft’ sind kultureller Natur: Führung muss sich ändern, die neue Art des Arbeitens verantwortungsvoll im Interesse von Arbeitnehmern und Unternehmen ausbalanciert werden. Das ist die eigentliche, sicher nicht einfache, aber hoffentlich lösbare zentrale Aufgabe!