Vertriebler fahren keine Ente

Produktiv mit Windows XP arbeiten? Ohne Zweifel, das funktioniert. Aber eben nicht immer so gut. Sicherlich benötigen Mitarbeiter im Callcenter oder in der Buchhaltung nicht das neueste IT-Gadget, um ihre Aufgaben zu erledigen. Das entsprechende Ticketsystem oder die SAP-Umgebung läuft auch auf einem älteren System gut. Aber wie soll ein Marketingmanager eine virale Kampagne starten, wenn er weder über eine Videoschnitt- oder Bildbearbeitungssoftware, noch über einen HTML5-fähigen Browser verfügt?

Finanzvorstände oder CFOs scheinen über das Thema Firmen-IT anders zu denken als über andere Investitionsgegenstände. So erhält der Vertriebsmitarbeiter ein zeitgemäßes Auto, um schnell und sicher zum Verkaufsgespräch zu fahren. Die Produktionsstraße ist up to date, um effizient die neuesten Produkte herstellen zu können. Nur beim Thema Informations- und Kommunikationstechnologie scheint der Effektivitätsgedanke noch nicht Fuß gefasst zu haben.

Immerhin setzen noch über 50 (!) Prozent der Unternehmen auf eine Alt-IT-Struktur bestehend aus Windows-XP-Rechnern. Und das, obwohl heutzutage eigentlich kein Geschäftsprozess ohne elektronische Hilfe auskommt. Den Umstand, dass Mitarbeiter von der Marketingabteilung bis hin zur Produktentwicklung ihre Aufgaben oftmals überhaupt nicht so ausführen können, wie sie es mit einem zeitgemäßen System könnten, scheinen Finanzvorstände allzu oft zu ignorieren.

Kein Wunder, dass der neueste Trend in der IT die so genannte “Consumerization” ist: Mitarbeiter nutzen immer öfter ihren eigenen Laptop, um sich beispielsweise mit den Kollegen im Ausland per Videotelefonie kurzzuschließen oder schnell Bilder für eine Präsentation zu bearbeiten. Denn entweder laufen die entsprechenden Anwendungen auf den Firmen-PCs nicht. Oder es würde Monate dauern, bis ihre Anfrage zur Anschaffung neuer Hard- und Software gefruchtet hat.

Die Finanzabteilung rechnet falsch

Auch das private Smartphone wird zum produktiven Unternehmenshelfer: Mitarbeiter rufen hierüber unterwegs oder zuhause ihre Firmenmails ab oder begutachten schnell die neueste Fassung eines Produktflyers. Die stetig wachsende Landschaft aus privaten IT-Werkzeugen wird damit durch die Hintertür zum Produktivitätsfaktor für die Unternehmen. Nur: Die Privat-IT taucht in keiner Firmenbilanz auf. Mit der Konsequenz, dass die Rechnung der Finanzvorstände falsch ist.

Zumal untergräbt die Nutzung der Privat-IT für Firmenzwecke die Datenschutz- und Datensicherheitsbestimmungen eines Unternehmens. So wurden Desktop-PCs in den vergangenen Jahren zu IT-Festungen aufgerüstet, auf denen es Mitarbeitern unmöglich ist, einen USB-Stick anzuschließen oder Programme zu installieren. Doch die gelebte Realität beim Thema Datenschutz sieht anders aus: Mitarbeiter umgehen die Regelungen, indem sie sich E-Mails an ihre Privatadresse weiterleiten oder etwa eine Powerpoint-Präsentation auf einem Online-Laufwerk speichern.

Fast kein Mitarbeiter macht so etwas böswillig und unterläuft die Regelungen zum Datenschutz, weil er dem Unternehmen schaden will. Im Gegenteil: Die Mitarbeiter möchten von zuhause oder unterwegs aus arbeiten. Sie möchten produktiv sein – etwa mit neuen Programmen und mit den neuen Möglichkeiten, die Smartphones, schnelle Internetverbindungen sowie Tablet-PCs bieten. Oft wird das sogar gefordert. Aber: Die Alt-IT schiebt ihnen einen Riegel vor. Sie sind daher gezwungen, die offiziellen Regelungen zu umgehen.

Bejahen statt aussperren

Sowohl Finanzabteilung als auch Unternehmensleitung müssten also eigentlich umdenken. Statt die Privat-IT aus der Firmenumgebung auszusperren, sollten sie die Nutzung erlauben. Ja, sie sollten sogar Anreize für die Mitarbeiter schaffen, ihre private IT zu nutzen. Denn jede zusätzliche Minute, die Mitarbeiter mit ihrem eigenen Laptop oder Smartphone arbeiten können, wird zur produktiven Minute für das Unternehmen.

Und was ist dann mit der Datensicherheit? Hierfür gibt es mittlerweile Abhilfe. Denn dank Desktopvirtualisierung lässt sich nahezu jeder Rechner, Laptop, Smartphone oder auch Tablet-PC mit der IT des Unternehmens verbinden. Und zwar sicher. Denn die Firmen-IT-Umgebung läuft dann wahlweise in einem Browserfenster. Oder eine eigene Instanz nutzt per Virtualisierung die Hardwareressourcen des jeweiligen Rechners.

Egal welche Variante der Desktopvirtualisierung Unternehmen nutzen, allen ist eines gemeinsam: Der Anwender kann nach wie vor seine eigene Hard- und Software nach Belieben nutzen. Die Firmen-IT ist dann von dieser abgekapselt. Ob Netbook, Tablet oder irgendein anderes IT-Werkzeug – das vermeintlich unsichere Heer an privaten elektronischen Helfern wird damit zum sicheren Teil der Informationstechnologie der Unternehmen.

Eines bleibt jedoch, wie es ist: Während für die Sicherheit die IT-Abteilung des Unternehmens oder ein Dienstleister sorgt, indem er beispielsweise auf eine virtuelle Umgebung aus der Ferne Updates aufspielt oder für das Backup der Daten sorgt, bleibt das Thema Datenschutz in den Händen der Mitarbeiter. Genau wie der USB-Stick, der unerlaubt in den Firmen-PC gestöpselt wird, sind es die Mitarbeiter, die die Verantwortung über diese Daten haben und entsprechend verantwortlich handeln sollten. Jeder Einzelne muss im Rahmen der Datenschutzbestimmungen des Unternehmens dafür sorgen, dass Baupläne, Entwicklerunterlagen und andere schützenswerte Dokumente die sichere Welt der Firmen-IT nicht verlassen. Ansonsten ist auch die beste Sicherheitslösung zwecklos.

Tschüss, grüne Wiese!

“Bring your own Device”, so der offizielle Name zum neuen Trend, dank Virtualisierungslösungen seine Privat-IT mit zur Arbeit zu bringen und dort auch offiziell nutzen zu können, bringt damit die restriktiven Budgetvorstellungen der Finanzabteilung und den Anspruch der Firmenleitung an eine produktivere Arbeitsumgebung unter einen Hut. Denn damit ist mit relativ wenig Kapitalaufwand die sichere Nutzung von schnellen und mobilen Geräten sowie neuen Anwendungen möglich.

Einziger Wehrmutstropfen, sofern es überhaupt einer ist: Seine “Lahm-IT” wird künftig wahrscheinlich keiner mehr nutzen wollen. Und der wohl bekannteste Desktop-Hintergrund, die grüne Hügelwiese unter strahlend blauem Himmel des Windows-XP-Bildschirms – dessen Original-Aufnahmeort übrigens kürzlich per Google Street View entdeckt wurde – gehört damit wohl endgültig der Vergangenheit an. Aber dem wird wohl niemand ernsthaft nachtrauern. Oder?