Von den Fragen, mit denen sich Unternehmen bei der Auswahl eines neuen ERP-System beschäftigen, gehört diese bestimmt zu den wichtigsten: “Was kostet ein ERP-System?” Oft werden die Kosten über- oder unterschätzt, eine allgemeine Einschätzung fällt vielen Firmen schwer.
Wer Abteilungen mit Hilfe von Software vernetzen, Waren- und Wertefluss vereinheitlichen und häufig genug auch noch die Prozesse im Unternehmen neu strukturieren möchte, steht vor einer komplexen Aufgabe. Da bedarf es mehr, als nur der Organisation einiger Softwarelizenzen.
Die Anschaffung einer neuen ERP-Lösung ist für viele Unternehmen eine große Investition, daher will die Entscheidung gut überlegt sein. Da ist eine ungefähre Vorstellung über die notwendigen Budgets vor dem Start der ERP-Auswahl sinnvoll. Auch wenn wir direkte Erfahrungen nur aus unseren eigenen ERP-Einführungen haben, so kann man doch generelle Muster bei den ERP-Kosten erkennen, die für den mittelständischen ERP-Markt in seiner Gesamtheit gelten. Und diese geben wir natürlich gerne an Sie weiter.
Der Unterschied zwischen ERP-Kosten und Gesamtkosten
Ein genereller Unterschied liegt zwischen den ERP-Software- oder Lizenzkosten und den Gesamtkosten eines ERP-Projektes. Da zudem ein ERP-System ohne Softwarepflege- oder Wartungsvereinbarung nicht sinnvoll betrieben werden kann, empfehlen wir, die gesamten Investitionen über einen längeren Zeitraum zu ermitteln, um eine bestmögliche Vergleichbarkeit zwischen den unterschiedlichen Angeboten der ERP-Anbieter zu ermöglichen.
Was kostet ERP-Software?
Der Preis eines ERP-Systems richtet sich zu Beginn nach dem Umfang der abzudeckenden Geschäftsprozesse, für die jeweils Programmpakete benötigt werden. Das kann u.a. die Finanzbuchhaltung, die Warenwirtschaft, die Produktionsplanung und -steuerung, das CRM usw. umfassen. Neben der benötigten Basisfunktionalität müssen zusätzlich noch die jeweiligen User- oder Nutzerlizenzen erworben werden.
Einführungskosten
Mit diesem Punkt wird es noch etwas schwieriger, einen Nenner für die ERP-Kosten zu finden, denn die Einführungskosten differieren stark je nach Branche und Komplexität des Unternehmensmodells. So können beispielweise automatisierte Intercompany-Verrechnungen oder die Abbildung unterschiedlicher Rechnungslegungsstandards in einer Installation die Einführungsaufwände deutlich nach oben treiben.
In der ERP-Branche werden die Einführungsaufwände gerne im Verhältnis zu den Softwarekosten angegeben. Unserer Erfahrung nach bewegen sich die Dienstleistungsaufwände mittelständischer Einführungen heute eher im Verhältnis 1:2, wenn nicht sogar 1:3 zu den Softwarekosten.
Customizing als Faktor der ERP-Kosten
Sonderwünsche kosten nicht nur bei der PKW-Bestellung mehr. Aber manche Features sind ihr Geld durchaus wert. Wird ein ERP-System nahe am Standard bestrieben, schlägt sich das auch in niedrigeren Gesamtkosten wieder. Eine an zahlreichen Stellen modifizierte Lösung hingegen hat ihren Preis. Noch teurer allerdings wird eine Standardsoftware, die sich gar nicht an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpasst.
Interne Ressourcen
In diesem Punkt raten wir zur Großzügigkeit. Kalkulieren Sie pro externen Beratertag mindestens drei Tage internen Aufwand. Und wenn Sie Zweifel haben, nehmen Sie lieber gleich vier. Einmal tief Luft holen – und schon haben Sie die Wahrheit verdaut.
Begleitende Kosten in einem ERP-Projekt
Ja, die gibt es immer, denn oft kommt es anders als man denkt. Bereiten Sie sich als vorausschauender Projektleiter darauf vor – man hat schließlich schon viele rollende Köpfe für überschrittenes Budget gesehen.
Sammeln Sie lieber nach erfolgreicher Implementierung Komplimente für das eingesparte Geld und kalkulieren zwischen 10% und 15% Sicherheitspuffer in das gesamte Projektbudget. Muss der ERP-Lieferant ja nicht wissen.
Fazit
Sprechen wir Klartext: Die meisten unserer Neueinführungen bewegen sich zwischen 100.000 und 500.000 Euro. Ob das Projekt letztendlich jeden Euro wert ist, das kann nur der ERP-Entscheider sagen.
Wir liefern Ihnen ein Werkzeug, Sie wenden es an und bestimmen den Nutzen. Trotzdem hoffen wir, dass wir Ihnen mit diesem Beitrag eine erste Orientierung über die Kosten ermöglicht haben.
Nun ist es an Ihnen den ROI mit uns zu definieren. Denn das ist das Überraschende: Obwohl die Implementations- und Anpassungskosten – und damit auch die Projektkomplexität immer weiter steigen – signalisieren uns unsere Kunden, dass ein Bestehen im Markt ohne unsere Lösungen heute ungleich schwieriger wäre. Muss also doch was dran sein am “ERP für kundenorientierte Unternehmen”.
Wir haben uns mit diesem Thema sehr intensiv auseinandergesetzt. Sämtliche Informationen würden den Umfang dieses Blogbeitrags sprengen. Deshalb haben wir für Sie das kostenlose E-Book “Was kostet ein ERP?” zusammengestellt.
