Workplace Transformation und der digitale Wandel

Die digitale Transformation beginnt am Arbeitsplatz. Unternehmen müssen heute traditionelle Bürokonzepte überdenken und Arbeitsumgebungen schaffen, die auf die Anforderungen der Digitalisierung zugeschnitten sind. Dabei kommt es mehr denn je darauf an, dass die Verantwortlichen aus Bereichen wie etwa IT, HR und Real Estate gemeinsam an einem Strang ziehen. Insbesondere die folgenden Aspekte sind für eine erfolgreiche Workplace Transformation entscheidend:

Flexible Raumkonzepte statt starrer Bürostrukturen

Moderne Büroumgebungen müssen auf die vielfältigen Bedürfnisse ihrer Benutzer ausgerichtet sein. Es ist daher sinnvoll, bei der Gestaltung unterschiedliche Raumkonzepte zu kombinieren – von offenen Zonen für die gemeinsame Arbeit an Projekten über unterschiedlich große Räume für Kunden-Meetings und interne Besprechungen bis zu kompakten Einzelräumen, in denen Mitarbeiter sich ganz auf ihre Aufgaben konzentrieren oder in Ruhe telefonieren können.

Im Idealfall können Mitarbeiter im Tagesablauf schnell und unkompliziert zwischen den einzelnen Bereichen wechseln. Je nach anstehender Tätigkeit wählen sie die für sie perfekte Umgebung aus. Die Bindung der Mitarbeiter an bestimmte Arbeitsplätze wird dabei zunehmend aufgehoben. Immer mehr Unternehmen setzen stattdessen auf flexible Bürokonzepte mit Desk-Sharing – nicht zuletzt, um unter anderem die laufenden Gebäudekosten zu senken.

Wichtig bei der Planung eines flexiblen Bürokonzepts: Unternehmen müssen eine attraktive Umgebung schaffen, in der sich Mitarbeiter wohlfühlen – auch wenn sie keinen festen Schreibtisch und kein eigenes Büro mehr haben. Daher empfiehlt es sich beispielsweise, Bereiche für das entspannte Networking unter Kollegen einzurichten. Außerdem ist es wichtig, Mitarbeiter optimal zu integrieren, die nur an wenigen Tagen ins Büro kommen. Außendienst- oder Home-Office-Mitarbeiter sollten in der Lage sein, sich schnell zu orientieren und schnell einen freien Platz zum Arbeiten zu finden.

Sicherer Zugriff auf Anwendungen und Daten von jedem Ort  

Die Schlüsselvoraussetzung für einen digitalen Arbeitsplatz ist der ortsunabhängige Zugriff auf alle benötigten IT-Ressourcen. Ganz gleich, ob ein Mitarbeiter im Büro, im Home Office oder vor Ort beim Kunden tätig ist: Er muss jederzeit seine Geschäftsanwendungen, Dokumente und Daten nutzen können.

Die Herausforderung für die IT ist dabei, Benutzerkomfort und Sicherheit unter einen Hut zu bringen. Anwender erwarten heute, dass sie auf unterschiedlichsten Endgeräten mit ihren Geschäftsanwendungen arbeiten können – und dies möglichst performant über jede Netzwerkverbindung. Business-Tools für Kollaboration und Datenaustausch sollten sich genauso einfach und unkompliziert bedienen lassen wie die privat genutzten Apps und Cloud-Services. Zudem möchten viele Anwender ihre Mobilgeräte gleichzeitig für berufliche und persönliche Anwendungen verwenden.

Um den Spagat zwischen den Wünschen der Anwender und den steigenden Sicherheitsanforderungen zu bewältigen, müssen IT-Abteilungen die richtigen Technologien einsetzen. Anwendungs- und Desktop-Virtualisierung, Enterprise Mobility Management, Filesharing- und Kollaborationstools, Lösungen für die Netzwerk-Optimierung sowie kontextbasierte Sicherheitslösungen gehören dabei zu den wichtigsten Bausteinen. Erst das intelligente Zusammenspiel dieser Technologien schafft die Basis für den digitalen Arbeitsplatz.

Der Mensch steht im Mittelpunkt des digitalen Arbeitsplatzes

Der digitale Wandel am Arbeitsplatz kann schließlich nur gelingen, wenn Unternehmen ihre Mitarbeiter im Veränderungsprozess begleiten und aktiv unterstützen. Diese sollen genügend Zeit und Ressourcen einplanen, um die gesamte Belegschaft mit neuen Prozessen und Tools vertraut zu machen. Zudem spielen Multiplikatoren aus unterschiedlichen Abteilungen eine wichtige Rolle, die ihr Wissen und ihre Erfahrungen an die Kollegen weitergeben. Die neue Workplace-Strategie soll außerdem aktiv über unterschiedliche Kanäle intern kommuniziert werden.

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Aus Mitarbeitersicht bietet ein digitaler Arbeitsplatz große Vorteile. Ortsunabhängiges Arbeiten hilft Menschen dabei, Beruf und Privatleben besser miteinander zu vereinbaren – äußerst wichtig zum Beispiel für Berufstätige mit Kindern oder pflegebedürftigen Angehörigen. Die höhere Flexibilität kann zudem gerade für junge Talente ein wichtiger Grund sein, sich für einen bestimmten Arbeitgeber zu entscheiden. Gleichzeitig gewinnen Unternehmen die Möglichkeit, an unterschiedlichen Orten Fachkräfte zu rekrutieren. Durch virtuelle Zusammenarbeit lassen sich geografische Grenzen überwinden.

Unternehmen sollten die Auswirkungen der Workplace Transformation auf die Mitarbeiter jedoch nicht unterschätzen. Die Digitalisierung ist für viele Beschäftigte mit großen Veränderungen verbunden – praktische Hilfestellungen können ihnen den Übergang in die neue Arbeitswelt erheblich erleichtern. Etwa bei der Einrichtung des Home-Office-Arbeitsplatzes, um den Mitarbeitern die Gelegenheit zu geben auch von zu Hause ergonomisch und produktiv arbeiten zu können.

Weitere wichtige Bausteine sind zum Beispiel ein kompetenter Benutzer-Support, der für die Mitarbeiter jederzeit erreichbar ist und die Möglichkeit für Mitarbeiter sich regelmäßig zu gemeinsamen Aktivitäten im Büro zu treffen. Damit stellen Unternehmen sicher, dass ihre Mitarbeiter nicht die Bindung zum Unternehmen verlieren, sondern auch in der digitalen Arbeitswelt als echtes Team funktionieren.