Ein weltweites SAP-System

Seit der Jahrtausendwende sind viele deutsche Mittelständler gemeinsam mit ihren Kunden – etwa den großen Automobilherstellern – in die neuen Märkte in Südamerika, Asien und Osteuropa expandiert. Viele wurden bei dieser Expansion heftig von der Krise getroffen und durchgeschüttelt. Häufig war das Management blind für das, was in den Werken in Asien oder Amerika passierte. Etwa weil die Daten und Berichte aus den Landesgesellschaften unvollständig oder in sich wenig vergleichbar waren.

So lernten die Geschäftsführungen schmerzhaft, dass ein IT-System nicht gleichbedeutend mit reibungsloser Produktion oder lückenlosem Reporting ist. Und für viele war eine wichtige Lehre aus der Krise, die Software und Prozesse zu vereinheitlichen, um so die Werke bei Produktivität oder Umsatz vergleichbar zu machen. Die Konzepte der Berater sahen in diesem Fall vor, die Anwendungen zu zentralisieren und Landesgesellschaften die Verantwortung über die Systeme zu entziehen.

Für die IT-Abteilungen kam dies allerdings einer Vervielfachung der Aufgaben gleich. So war die nächste logische Entscheidung die zentralisierten Systeme an einen Dienstleister zu übergeben und in dessen Rechenzentren betreiben zu lassen. Eine Konsequenz – über ganz Deutschland verteilt stehen Server, die die Produktion in China oder Brasilien steuern, die Logistik in Osteuropa managen oder die Qualität in den USA überwachen.

Neues ERP-System erfordert neue Arbeitsprozesse

Für Gerhard Denk, CIO der Bühler Motor GmbH, erfolgte die Entscheidung für SAP, als die Zentralisierung der alten ERP-Systeme abgeschlossen war. Damals stand sein Unternehmen vor der Entscheidung das neue Release des bisherigen Herstellers zu installieren oder den Hersteller zu wechseln. “Wir haben dann eine Analyse mit acht oder zehn verschiedenen Software-Herstellern gemacht und hatten zum Ende drei Systeme zur Auswahl”, erinnert sich Denk. Nach Rücksprache mit den Fachbereichen fiel die Entscheidung “deutlich für SAP”.

Eine Entscheidung mit großer Tragweite – denn die alten, eingespielten Prozesse mit der neuen Software abzubilden war nicht möglich. “Stattdessen haben wir Software und Arbeitsabläufe analysiert und uns darüber abgestimmt, neue Prozesse zu implementieren, die wir weitestgehend an den System-Standard anpassen.” Dazu hat seine IT-Abteilung mit den Fachbereichen das generelle Setup, die grundlegenden Templates und auch das Customizing der Programme nach den neuen Modellen der Organisation gestaltet.

“Egal in welchem Land wir arbeiten, egal welcher Mitarbeiter am Computer sitzt – alle Installationen sind identisch”, sagt Denk. Ausnahmen seien nur bei verschiedenen rechtlichen Bestimmungen der unterschiedlichen Länder erlaubt. “Ansonsten sind die Prozess- und Software-Vorgaben aus Nürnberg verbindlich.”

Alle Desktops auf allen Kontinenten sind identisch

“Zur Zentralisierung zählt, dass beispielsweise die mexikanischen Kollegen mit einer spanischsprachigen Software auf dem Desktop arbeiten. Die Programme sind – abgesehen von der Sprache – identisch mit denen aller anderen Mitarbeiter rund um den Globus”, so Denk weiter.

Entsprechend der jeweiligen Rollen greifen die Mitarbeiter in den Landesgesellschaften an ihren Client-Systemen mit jeweils den zugewiesenen Programmen auf die für sie freigegebenen Daten zu. Jeder neue Mitarbeiter werde so ausgebildet und geschult, dass er genau in die Rolle innerhalb des Prozesses passe. Hierzu sind die Anforderungsprofile aller Mitarbeiter ebenfalls weltweit gleich. “Mit dieser Strategie konnten wir das gesamte Unternehmen deutlich vereinfachen und beschleunigen”, berichtet Denk.

Heute sind alle Landesgesellschaften und alle Werke rund um den Erdball nahezu identisch mit Informationstechnologie ausgerüstet, Produktivität der Werke und Qualifikation der Mitarbeiter sind vergleichbar. “Für die Messung der Performance nutzen wir in den Cockpits des Managements die Indikatoren ‘Deckungsbeitrag’, ‘Produktivität’, ‘Delivery Performance’ und andere”, erläutert Denk. “Die Geschäftsführung kann anhand dieser Werte von Tag zu Tag per Mausklick sehen, wie die Auslandgesellschaften innerhalb dieser Parameter stehen.”

IT-Dienstleister stellt 24 Stundenbetrieb sicher

Umdenken war nötig – denn seitdem das neue Systeme läuft, gibt es keinen Stillstand der IT-Systeme mehr. Die Installation läuft 24 Stunden am Tag und sieben Tage in der Woche. “Die Ausfallsicherheit ist entscheidend, wir versorgen alle unsere Mitarbeiter zentral mit Applikationen und Daten.”

Ein Rechenzentrum des Dienstleisters Itelligence im sächsischen Bautzen ist der Mittelpunkt der IT-Welt von Bühler Motor. Hier sind alle Werke, Vertriebsbüros, Außenstellen sternförmig angebunden. “Die Mitarbeiter der Itelligence nehmen unserer IT-Abteilung den gesamten Betrieb, die Wartung und das Management des Rechenzentrums ab. Wir können uns so auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren – wie den Support, die Ausbildung unserer Mitarbeiter oder die stetige Verbesserung unserer Prozesse.”

Gemeinsam mit seinem Dienstleister weist Denk im regelmäßigen ERP-Audit seiner Geschäftsführung und den Wirtschaftsprüfern Sicherheit und Compliance der Systeme nach. “Hierfür übergeben mir die Mitarbeiter der Itelligence sämtliche Informationen, Protokolle und Listen aus dem Betrieb unserer SAP-Anwendungen. Und ich kann nachweisen, dass Produktion, Qualitätsmanagement oder Reporting aus IT-Sicht einwandfrei laufen.”